経理合理化ブログ

経理情報をサーバーで共有する！

＜経理情報をサーバーで共有する！＞

経理は、請求書や領収書、契約書などの書類を見ながら仕事をします。
経理の仕事は、取引結果の後処理だからです。

売った、買った、という金額が確定し、取引が成立した後、
その結果が書類になって経理に回ってきます。

その書類を見ながら、経理はお金を支払ったり、入金を確認します。
そして簿記のルールにしたがって、その結果を記録します。

そのため、取引結果は最後に経理に集まってきます。
だから書類が経理にたまるのです。

●先月支払った請求書は、どこにありますか？

こうして、会社の取引関係の書類は、経理で保管されます。

探しモノがあると、みんな経理に聞きます。
「あの契約書、どこにある？」

その都度、経理はファイルを引っ張り出してきて、探してあげて、
コピーをとって渡してあげます。

経理に聞かないと、どこに何があるのかまったくわからない、
という人は少なくありません。

●契約書が保存されている場所を、何人が知っていますか？

本来であれば、必要な資料を、必要な人が、必要なときに、
取り出せるのが便利です。

そこで最近では、情報をサーバーに入れてネットワークで共有するように
なってきました。

経理にある書類も、サーバーに入れておくと、社内の人が自分のパソコンから
簡単に情報にアクセスでき、仕事の効率がよくなります。

情報をオープンにしておくと、経理社員も安心して休めるようになります。

ただし、情報をオープンにするときは、セキュリティにも注意します。
すべての情報を誰でも見れるのはまずいので、情報にはカギをかけておきます。

情報ごとに、参照権限や更新権限を設定してから公開します。
便利なものは、ガードしながら使いましょう。

さらにインターネットで、自宅や出張先からも情報にアクセスできると
もっと便利です。

会計事務所とも情報が共有できるようになると、専門的な情報なども
一緒に整理しておけるので、会社に専門スキルが蓄積されていきます。

★経理情報をしまいこまずに、ネットワークで共有しましょう！

ウチでは、グループウェアを使って経理情報を管理しています。
保険やリースの契約書はスキャナで読み込んで、グループウェアにアップします。
請求書や支払、経費関係は『経理がよくなるワークフロー』に全部入っています。
だから、いつでも、どこでも、最新の状態が見れて、仕事ができます。

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インターネットが経理を変える！

＜インターネットが経理を変える！＞

今では、インターネットを仕事に使うのはあたりまえになりました。
経理でも、情報検索やメールのやり取りは毎日行なわれています。

経理の日常業務では、Ｗｅｂバンキングのおかげで
銀行へ行かなくてもよくなりました。

事務所にいながら預金取引が参照でき、
経理のパソコンから、支払ができるようになりました。

銀行への往復時間と、窓口でのムダな待ち時間が解消されました。
インターネットのおかげで、貴重な時間を有効に使えるようになりました。

●あなたは、仕事のどんな場面でインターネットを活用していますか？

インターネットを使うようになると、次のような変化があります。

まず、仕事をする場所が変わります。

ほとんどの仕事が、場所を移動せずにできます。
移動時間と、それにともなうコストが要らなくなります。

次に、情報の管理の仕方が変わります。

情報のやり取りが、紙から、電子化します。
電子化すると、情報をいつでも、どこからでも取り出せるようになります。

そうなると、どこでも仕事ができます。
そして、仕事ができる人が広がります。

経理から場所の制約がなくなると、仕事のやり方が変わります。

●今の場所でしか絶対にできない仕事は、何ですか？

経理の仕事に、インターネットを活用すると仕事が楽になります。

１つのスタイルがアウトソーシングです。
日本中、世界中に経理事務を依頼できます。

地方在住、在宅勤務など仕事のスタイルも変わります。
処理する人が増えると、コストは確実に下がります。

インターネットでつながっていれば、請求書の発行から、支払事務、
会計処理、入金管理などさまざまな仕事がアウトソーシングできます。

経理事務でアウトソーシングできない仕事はないかもしれません。

また、情報がデジタル化すると、業務のＩＴ化が進みます。
経理社員が作業しなくても、自動的に処理ができるようになっていきます。

経理の仕事は、チェックと判断だけになるかもしれません。

★インターネットで、経理を新しく変えていきましょう！

インターネットを活用した経理として『経理がよくなるワークフロー』が好評です。

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ニューヨーク経理事情！

＜ニューヨーク経理事情！＞

６月４日（月）から一週間、ニューヨークへ行ってきました。

目的は、アメリカの企業経理と会計事務所サービスの視察です。
短期間で１０社を回って話を聞いてきました。

ここ２，３年の大きな変化は、大企業はやはりＳＯＸ法対応です。
注）SOX法：米国のサーベンス・オクスリー法、会計監査制度の充実と企業
の内部統制強化のための制度。日本でも2008年3月から制度化される予定。

上場企業は、ＳＯＸ法の対応のために売上高の約２％の費用負担を
強いられるようです。

そのおかげで、アメリカの監査法人はＳＯＸ法関係の収入増が著しく、
どこも「会計士が足りないほど忙しい」とのことでした。

●あなたの会社の内部統制は、大丈夫ですか？

ＳＯＸ法の影響を受けないアメリカの中小企業については、
ますます合理化が進んでいるようでした。

アメリカの中小企業では、請求書の支払から、給与計算、会計処理まで
経理事務をアウトソーシングするのが普通のようでした。

実際の処理は、インドの記帳代行会社が安く請け負っていました。

また、会計処理については、クイックブックスなどの会計ソフトも
かなり普及しているとのことでした。

経理のＩＴ化とアウトソーシング化については、会計事務所が主導で
支援をしていました。

●あなたの会社は、何の作業をＩＴ化し、アウトソーシングしますか？

アメリカの企業のオフィスの中も見せてもらいました。

書類の電子化がかなり進んでいるようで、資料室のスペースは年々
小さくなっているとのことでした。

会計基準や法規集をはじめ、出力帳票類などが電子化されていて、
必要な資料は必要なときにサーバーから取り出すとのことでした。

ただし、個人の机の上は、みんな紙の資料が山積みされていて、
紙を見ながら仕事をするのは変わっていないようです。

情報を共有し、情報へのアクセスを速くするのが目的のようです。

★生産性を上げるために、オフィス環境と仕事のやり方を変えてみましょう！

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