経理情報を紙で渡しても使えない！

＜経理情報を紙で渡しても使えない！＞

前回、会社の取引結果は最終的に経理に集まってくるから、
すべての資料が経理で保管されるということを書きました。

そこで取引結果資料を、ファイルサーバーで共有することをおすすめしました。

文書を画像イメージでデジタル化すれば、書類の保管スペースが減って、
誰でも簡単に取り出すことができるからです。

しかし、契約書や請求書、領収書などをスキャナで読み込んでＰＤＦなどの
形式で保存しても、紙に書いてある情報はすぐには活用できません。

ほとんどの事務処理は、パソコン上で行われるので、数値データや文字データ
になっていないと、再度入力作業が必要になるからです。

●あなたは、１日に何文字インプットしていますか？

データを事務処理で活用する上で大切なのは、
文書を画像イメージで保管することではありません。

データをデジタル的な数値データ、文字データとして活用することです。
特に経理では、このデータのデジタル化がポイントになります。

各部門で発生した取引が、何人もの承認ルートを経由して、
最終的に経理に回ってきます。

ですから、取引が発生した時点でデータをデジタル化しておけば、
みんながそのデータを入力作業なしで使えるので、効率がよくなります。

紙や文書画像イメージのままだと、どうしても作業効率上で限界があります。

取引は発生した時点でデジタル化するのが、
業務をコンピュータ化する上での鉄則です。

●あなたの会社では、取引の何％がデジタルデータとして流れていますか？

経理は、いままで閉じた環境で仕事をしていました。
他部門の人からは、紙の伝票や書類を回してもらっていました。

経理が紙の書類をチェックした後、経理が紙を見ながら、
会計システムにデータを入力することしか許されませんでした。

経理のパソコンもネットワーク化されて、他部門とつながりました。
ネットワークでつながった後は、社内全体の効率を考えます。

経理だけの閉じた仕事のやり方から、会社全体の１つの機能である
経理の仕事のやり方を考え直しましょう。

経理も他部門の人と一緒に、社内のデータの流れを改善しましょう！

★取引をその場でデジタル化して、社内ネットワークで活用しましょう！

社内データを共有するには、全員が共通のプラットフォームを使います。
最近では、グループウェアを使うのが一般的です。
グループウェアの中で、請求書を作ったり、支払や経費の精算をすれば、
データがその場でデジタル化されて、そのまま経理でも使えます。

『経理がよくなるワークフロー』なら、デジタル化が簡単に実現します！
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