経理合理化ブログ

経理を人に依存させない！

＜経理を人に依存させない！＞

毎月何件も、経理業務の合理化のお手伝いをしています。

すぐに合理化できて効率が上がる会社が多いのですが、
その中に何件かは、合理化がうまく進まない会社があります。

合理化ができない会社は、新しいやり方を受け入れられない会社です。
いままでのやり方を捨てられないからです。

やはりベテランの経理社員ほど、抵抗があります。
頭では理解できても、行動を変えるのはむずかしいようです。

●あなたは、今の仕事を何年続けていますか？

経理業務の合理化の提案をするときに、いつも言うことがあります。
「経理社員の人事異動が必要になることがあります」

ベテラン経理社員が、新しいやり方を受け入れなかったときに、
会社として、経理部として、どう対応するかが問われるからです。

経営者や管理職は、経理事務がよくわからないので、
ベテラン経理社員を外すと、仕事がまわらなくなることを心配します。

ベテラン経理社員も、仕事を引き継ごうとせずに、
自分にしかできないようにしていきます。

これでは、ベテラン経理社員が辞めるまで、やり方は変わりません。

●あなたが休んでも、仕事は回りますか？

同じ仕事を、何年も続けていると、仕事が人に依存していきます。

個人の都合で会社が機能しなくなるのは、危険です。
仕事は、会社として仕組みにしていきます。

もし、ベテラン経理社員に依存しているのであれば、
一日も早く、経理を仕組みに変えていきます。

そのとき、ベテラン経理社員を責めるのではなく、
「いままでよくやってくれた」と評価してあげましょう。

そうすれば、新しいやり方に変えて、もっと会社に貢献してくれます。
合理化をうまくやっている会社では、そうやっています。

★経理社員を事務にしばりつけずに、自由にしましょう！

毎月同じような事務作業をしていると感じたら、手順化すると効率的です。
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質問でわかる経理のレベル！

＜質問でわかる経理のレベル！＞

企業の経理部門から、毎日いろいろな質問が寄せられます。
日常の経理処理から、税務や会計の判断などさまざまです。

質問から、その経理担当者が取り組んでいる仕事の内容がわかります。
質問の内容で、その人の仕事の意識がどこを向いているかがわかります

事務作業が中心の人からは、次のような質問が多いです。
・経費精算のやり方
・会計仕訳や勘定科目の区分
・交際費や消費税などの取り扱い
・会計ソフトの操作方法

●あなたは、最近仕事で、どんな質問をしましたか？

同じ経理担当者でも、毎年同じような質問をする人もいれば、
いつも違う質問をしてくる人もいます。

ある会社の経理担当者は、毎年質問の内容が変わっていきます。
質問を聞くだけで、仕事の範囲が広くなっているのがわかります。

質問の内容で、会社における立場や役割が上がったのを感じます。
仕事の意識が、作業レベルから、管理レベルに変わっているのです。

●あなたは、どのような立場で質問をしていますか？

経理担当者で、一番恐いのが質問をしなくなることです。
仕事に慣れてくると、疑問がなくなり、質問が出なくなるからです。

仕事がこなせるようになったら、次に新しい仕事に挑戦していきます。
新しい仕事をすると、必ず疑問がわいてきます。

ですから、質問が出なくなったら、成長が止まったと感じるべきです。

経理で慣れた事務作業ばかりしていると、
成長が止まってしまう危険があるのです。

★新しい仕事にチャレンジして、ドンドン質問しましょう！

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勘定科目のこだわりを捨てる！

＜勘定科目のこだわりを捨てる！＞

私は仕事柄、いろんな会社の決算書を見ます。
２，３年分を並べて変化を確認します。

そのとき困るのは、経理処理が継続していない場合です。
勘定科目が年によって変わっていることが少なくありません。

経理担当者が替わると、
経費科目の分類が変更されていることがよくあります。

経理担当者に、科目を変更した理由を聞いてみると、
「そのほうが慣れているから」「いつもそうしていたから」
という個人的なもので、判断基準はあいまいです。

●あなたは、勘定科目をどうやって決めていますか？

営業で車をよく使う会社では、「車両費」という勘定科目を使います。
車関係の諸費用は、すべてこの「車両費」勘定で処理します。

１年分の「車両費」を集計して、車の台数で割ると、
１台あたりの年間費用がわかります。

予算を組むときも、来期、車を１台増やすと、
費用がいくらかかるかがすぐに計算できます。

しかし、経理には細かいとろを気にする人が多いので、
勘定科目もやたらと細かく分類したがります。

自動車税は「租税公課」、自動車保険は「保険料」と、
経理的な判断基準で科目を分類してしまいます。

どちらが正しいということではありません。
何のために分類して集計するかが大事なのです。

●あなたの会社は、どういう目的で経費を分類していますか？

アウトプットを見る人のことを忘れてしまうと、
作業を細かくやることで自己満足してしまうので危険です。

何のために、どうやって分類して集計するのかは、
個人の判断ではなく、会社のルールです。

小さいことほど、ルールを決めておくと、
作業する人がムダな時間を使わずにすみます。

★勘定科目を個人で判断するのをやめて、ルール化しておきましょう！

毎月使う経費は同じなので、経費精算のときに選ぶだけにしておくと便利です。
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小口の売掛金は管理しない！

＜小口の売掛金は管理しない！＞

最近、小口の売掛金の管理が問題になっている会社が増えています。
どこの会社もインターネットで販売をするようになったからです。

小売業はもちろんのこと、サービス業や製造業、卸売業までが、
自社のホームページで買い物サイトを作りました。

インターネットで検索してきた全国の人が、クリックして注文します。
会社側は、商品と請求書と振込用紙を一緒に発送します。

商品を発送した時点で、売掛金という売上債権が発生します。
経理担当者は、売掛金元帳をつけて、入金があったら消しこんでいきます。

売上が増えるのはいいのですが、売掛金の回収管理が大変になります。
期限までに振込んでくれない人が、必ずいるからです。

こうして、新規の小口の売掛金がどんどん増えていきます。
回収管理と督促事務が、経理担当者の仕事になっていきます。

●あなたの会社は、回収管理をどうやっていますか？

小口の売上については、利益が少ないので、
手間を掛けると儲けが無くなってしまいます。

経理担当者が回収事務に時間を掛けていては、コストが合いません。
そこで、売掛金を管理しなくてすむようにしてしまいます。

思い切って掛け販売をやめてしまうのです。
入金方法を代金引換とクレジットカードに限定します。

代金引換なら、宅配業者が商品と交換で回収してくれます。
クレジットカードなら、カード会社が責任を持って払ってくれます。

回収管理をアウトソーシングしてしまうのです。

●なぜ顔も知らない人に、掛けで商品を売るのですか？

小口の売掛金の管理がなくなると、経理処理も楽になります。

特に慣れていない人が回収管理事務をやると、
無駄な時間と未回収残高だけが増え続けます。

結局、手数料を払ってアウトソーシングしたほうが、
時間もコストも有効に使えます。

★アウトソーシングを活用して、管理するものを減らしていきましょう！

請求書発行後の回収状態や支払精算の状態がＷｅｂ上で見れると便利です。
『経理がよくなるワークフロー』なら、取引の状態がいつでもＷｅｂ上で
見れるので、管理職も担当者も安心です。
さらに、会計仕訳と連動するので、経理が事務作業から解放されます。

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Ｗｅｂバンキングを使わない理由！

＜Ｗｅｂバンキングを使わない理由！＞

この１、２年で、Ｗｅｂバンキングを使う企業がかなり増えてきました。
銀行側がキャンペーンをやって、力を入れていることも影響しています。

先日、経理合理化セミナーで話をした後、受講していた
同じ会社の経理部長と経理担当者が２人で相談に来ました。

「以前からインターネットバンキングを検討しているのですが、
なかなか導入できないのです」

導入が遅れている理由は、操作ミスによる振込み間違いが発生するのを
経理担当者が恐れているようでした。

そこで、他社の事例を紹介しながら、次のようにアドバイスしました。

振込入力者と決済承認者の権限を分けて、ダブルチェックを徹底する。
振込限度額を、個別振込単位と１日の合計単位でそれぞれ設定する。

経理部長は納得しましたが、経理担当者が乗り気になりません。
「でもパソコンでやらなくても、銀行へ行くついでがありますから」

よく聞いてみると、どうやら、外出する機会がなくなってしまうのと、
慣れているやり方を変えたくないというのが、ホンネのようでした。

●あえて便利なものを使わない本当の理由は、何ですか？

こんなに便利になっても、Ｗｅｂバンキングを使わない会社があります。
インターネットはセキュリティが心配だから、という理由からです。

確かに、Ｗｅｂバンキングを悪用した事件が起きたこともありました。
どんなにセキュリティを強化しても、絶対に安全ということは不可能です。

便利だけれど、信用できないから使わないというのも、
確かに１つの選択です。

ただし、便利なものを使わないのは、不便を選択するということです。
時間とお金をムダにすることを選択するということです。

便利なものの裏側には、必ずリスクが存在します。
リスクを必要以上に恐がっていたら、何もできません。

これからは、便利なものをガードしながら使う時代です。
リスクをケアして、新しいものを取り入れていきましょう。

●あなたは、リスクと効率のどちらを優先しますか？

Ｗｅｂバンキングを使うようになると、銀行へ行くことが苦痛になります。
銀行へ通っていた時間が、本当にムダに感じます。

人間の体は、楽なほうにすぐ慣れてしまいます。
もっと楽に仕事をしたくなります。

支払いがＷｅｂで処理できるようになったら、
ほとんどの経理処理がパソコンでできるようになります。

Ｗｅｂバンキングは、経理が次のステップへ向かう準備です。
経理を取り巻く環境は、Ｗｅｂで大きく変わろうとしています。

★こだわりを捨てて、経理をステップアップしていきましょう！

Ｗｅｂバンキングの預金データを会計仕訳に変換できれば、
毎月の会計処理は大幅に改善できます。

【早業ＢＡＮＫ】なら、Ｗｅｂバンキングからダウンロードした
預金取引が弥生会計に仕訳変換できます。

詳しくはこちら＝＞ http://tinyurl.com/yrldp7

『経理がよくなるワークフロー』と組み合わせて使うとさらに効率的です。
経理が本当に仕訳入力作業から解放されます。

経費精算もインターネットで簡単にできます！

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