領収書は電子保存すべきか？

＜領収書は電子保存すべきか？＞

今回は、書類の整理保管についてです。

領収書や請求書の保管の仕方について、よく質問されます。
紙は、どんどんたまっていきますから、みなさん苦労しているようです。

税務上、領収書や請求書は、原則７年間の保存が義務付けられています。
保存しなければならない企業側にとっては、場所をとるのでいい迷惑です。

書類の量が多い企業では、決算が終わったら、領収書や請求書など
経理関係の資料はダンボールに詰めて倉庫にしまっています。

ダンボールの上に事業年度を書いておき、７年経ったら捨てています。
最近は情報漏えいが恐いので、焼却したり、溶解したりしています。

●あなたの会社は、過去の領収書や請求書をどうやって保管していますか？

電子帳簿保存法ができてから、紙の書類を電子メディアで保管する
ことも認められるようになりました。

書類をスキャナーで読み込んで、ハードディスクやＤＶＤ、ＣＤ－Ｒ
などで保管している会社もあります。

ただし、電子化を徹底しようとすると、大変です。

サイズが不ぞろいの領収書や請求書、納品書などを１枚ずつスキャナー
に読み込ませなければならないからです。

サイズが異なる書類でもセットすれば読み込んでくれる便利なスキャナー
も市販されていますが、それでも100％やるのは面倒なようです。

●あなたの会社は、どこまで電子化しますか？

『経理合理化プロジェクト』としては、後処理に時間をかけない
ことを推奨しています。

領収書を貼って保存するより、スキャナーで読み込んだほうが
手間がかからないのであれば、電子化したほうがいいでしょう。

後から見ることがほとんどない少額の領収書を、１枚ずつスキャナーで
読み込むほうが面倒くさいのであれば、紙のまま保存します。

これから電子化は進んでいくと思います。
しかし、紙の領収書が当分無くならないのも事実です。

重要でないことに、時間を費やすことだけは避けたいものです。

★これ以上、書類を丁寧に保存するのは止めましょう！

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