経理合理化ブログ

なぜ棚卸しに時間をかけるのか？

＜なぜ棚卸しに時間をかけるのか？＞

今回は、棚卸しについてです。

決算で最も大変な作業の一つが、期末の実地棚卸しです。

棚卸しの目的は、２つです。
・期末の財産を確定させること
・当期の売上原価を算出すること

在庫が多い会社は、棚卸しの額が決算の数値に大きく影響しますから、
実地棚卸し作業は、とても重要な作業です。

特に卸売業、小売業、製造業においては、種類も数量も多く大変です。
社員全員総出で、休日や閉店後に夜遅くまでかかる会社もあります。

●あなたの会社は、棚卸し作業にどのくらい時間をかけていますか？

棚卸し作業は、準備とカウントと集計に時間がかかります。

棚卸しを行う前に、帳簿上の商品について数や単価をリストアップしておき、
店や倉庫などを数えやすいように整理しておきます。

棚卸し当日は、棚ごとに担当者を分け、一斉に数えます。
数えた結果を、パソコンで集計して在庫金額を確定させます。

24時間営業の店や決算日に棚卸しができない会社は、決算の前に棚卸しを行い、
その後の売上分や仕入分の調整を行って期末の在庫を確定させます。

●あなたの会社は、何人で棚卸しをやりますか？

最近は、棚卸しの代行業者が増えてきました。
社内でやるよりも、アウトソーシングを利用するほうが効率がいいからです。

アウトソーシングすれば、棚卸しのために、休業したり、早く店を閉める
必要もありません。

１年に１回、慣れない社員がやるよりも、時間も費用もかかりません。
専門の業者が、専用の道具を使って、必要なときにやってくれます。

集計も早いので、決算の数字がすぐに確定できます。
一番のメリットは、社員が本業に集中することができることです。

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なぜ手書き伝票をなくせないのか？

＜なぜ手書き伝票をなくせないのか？＞

『経理合理化プロジェクト』では、伝票レス化を提案しています。
伝票を書いて入力するという二度手間をやめて、効率を上げるためです。

しかし、伝票レスによる効率化は納得できても、
なかなか手書き伝票をやめられない会社もあります。

手書き伝票をやめられないのは、２つの不安があるからです。
習慣を変更する不安と、入力の根拠資料がなくなる不安です。

仕事の習慣を変えるのは、同じやり方を長く続けてきた人ほど大変です。
これは、仕事の道具が変わったときに必ず起こることです。

取引を伝票に書くことにより、会計を体で覚えてきた人もいます。
手で書くことにより、記憶に強く残るという人もいます。

しかし、ＩＴを利用するということは、このような人間のスキルや記憶に
頼らなくてもよくなったということなのです。

●あなたは、何の仕事で自分のスキルや記憶を活かしていますか？

伝票レス化によって、入力根拠資料がなくなるのは困るという人もいます。
しかし、元データが手書きである必要はありません。

必要であれば、コンピュータに入力したデータを伝票形式で印刷し、
根拠となった請求書や領収書などと一緒に保管しておきます。

また、どうしても振替伝票の形式で見たいのであれば、
伝票を印刷して今までどおり綴じておいてもかまいません。

慣れてくれば、紙の伝票は見なくなります。
取引の検索や集計などは、コンピュータのほうが便利で簡単だからです。

●あなたは、半年前の取引を紙で探しますか？

伝票レス化の目的は、手書きをやめることと入力作業をやめることです。
データをデジタル化しない限り、自動化が進まないからです。

取引が発生したときに、紙の伝票を回すのをやめて、
取引データをデジタル化しておくと、後の処理が自動化できます。

いままでの仕事のやり方にこだわっていると、
次のステップへ進むのが遅れてしまいます。

★紙の伝票をやめて、デジタル化して経理の生産性を上げましょう！

経理業務をアウトソーシングするという話を最近よく聞きます。
アウトソーシングの仕方は、ここ数年で、本当に変わってきました。
最低限、アウトソーシングの実態と対応法について知っておきたいところです。
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