経理合理化ブログ

なぜ手書き伝票をなくせないのか？

＜なぜ手書き伝票をなくせないのか？＞

『経理合理化プロジェクト』では、伝票レス化を提案しています。
伝票を書いて入力するという二度手間をやめて、効率を上げるためです。

しかし、伝票レスによる効率化は納得できても、
なかなか手書き伝票をやめられない会社もあります。

手書き伝票をやめられないのは、２つの不安があるからです。
習慣を変更する不安と、入力の根拠資料がなくなる不安です。

仕事の習慣を変えるのは、同じやり方を長く続けてきた人ほど大変です。
これは、仕事の道具が変わったときに必ず起こることです。

取引を伝票に書くことにより、会計を体で覚えてきた人もいます。
手で書くことにより、記憶に強く残るという人もいます。

しかし、ＩＴを利用するということは、このような人間のスキルや記憶に
頼らなくてもよくなったということなのです。

●あなたは、何の仕事で自分のスキルや記憶を活かしていますか？

伝票レス化によって、入力根拠資料がなくなるのは困るという人もいます。
しかし、元データが手書きである必要はありません。

必要であれば、コンピュータに入力したデータを伝票形式で印刷し、
根拠となった請求書や領収書などと一緒に保管しておきます。

また、どうしても振替伝票の形式で見たいのであれば、
伝票を印刷して今までどおり綴じておいてもかまいません。

慣れてくれば、紙の伝票は見なくなります。
取引の検索や集計などは、コンピュータのほうが便利で簡単だからです。

●あなたは、半年前の取引を紙で探しますか？

伝票レス化の目的は、手書きをやめることと入力作業をやめることです。
データをデジタル化しない限り、自動化が進まないからです。

取引が発生したときに、紙の伝票を回すのをやめて、
取引データをデジタル化しておくと、後の処理が自動化できます。

いままでの仕事のやり方にこだわっていると、
次のステップへ進むのが遅れてしまいます。

★紙の伝票をやめて、デジタル化して経理の生産性を上げましょう！

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取引前から仕訳は決まっている！

＜取引前から仕訳は決まっている！＞

経理担当者の中に、たまに次のような勘違いをしている人がいます。

「取引結果を見て、自分が判断して会計仕訳をしている」

その人は、簿記の知識がないと、会計仕訳はできないと思っています。

●あなたの会社では、だれが会計仕訳をしていますか？

会計は、取引結果の後処理に過ぎません。

そして、すでにルールが明確に決められています。

商品を売って請求書を出したら、
（借方）売掛金　／　（貸方）売上高
と、会計仕訳は決まっています。

タクシーに乗ったら、「旅費交通費」の勘定科目で処理することは、
タクシーに乗る前から、決まっています。

取引結果をどのように会計処理するかは、ルールが決まっているのです。

それを、経理社員が自分で判断して会計仕訳を決めているとしたら、
大きなカンチガイです。

●あなたの会社の会計処理のルールは、どこに定義されていますか？

どこの会社でも、取引の９割以上は、定期的に発生するものです。
毎月、毎年、周期的に発生します。

同じ取引が、また来月も、来年も繰り返されます。
そこに判断が入る余地は、ほとんどありません。

取引が発生したら、どういう会計仕訳を起こすかを定義しておけば、
誰にでも作業ができます。

コンピュータに登録しておけば、コンピュータが処理してくれます。

●繰り返し作業は、機械化したほうがいいと思いませんか？

取引が成立したことをコンピュータが認識したら、
自動的に会計処理が行なわれるようにセットしておけばいいのです。

請求書を出したら、「売掛金／売上高」を計上し、回収を確認できたら、
「預金／売掛金」の仕訳が起きるようにセットしておきます。

同様に、支払や経費の承認が降りたら、費用計上し、支払が済んだら、
支払の会計仕訳が起きるように登録しておきます。

そうすれば毎回、会計仕訳伝票を書いたり、仕訳データを入力したり
する作業がいらなくなります。

このように手続きを電子化したものを、ワークフローといいます。
経理事務をワークフロー化すると、会計処理が自動化できるのです。

★仕訳を登録して、会計処理を自動化しましょう！

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時間がかかっていた会計仕訳の入力作業がなくなります。

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伝票レスの本当の目的は．．．

＜伝票レスの本当の目的は．．．＞

伝票レスの目的は、ペーパーレスではありません。

紙を節約しても、コスト削減効果はあまり期待できません。
逆に、コンピュータ化して、紙の使用量は増えています。

●あなたは、今日、何枚プリンタから印刷しましたか？

伝票レスの本当の目的は、データの入力作業をなくすことにあります。

事務処理をパソコンでやるようになった今、
紙の伝票を受け取った人は、その伝票をパソコンに入力します。

コンピュータで処理できるように、人間が伝票を見てインプットします。
インプット作業は、紙のデータをデジタル化する作業なのです。

データがデジタル化されれば、その後のデータの集計、検索、加工は、
パソコンで簡単にできます。

しかし、紙に印刷して渡すと、次の人がそのデータを利用する場合は、
また、インプット作業が必要になってしまいます。

●紙ではなく、データで欲しいと思ったことはありませんか？

伝票レス化は、データの受け渡しをデジタル化するために行ないます。

データをデジタル化して、社内のインプット作業を減らしていきます。

取引が発生した時点で、一度デジタル化してしまえば、
その後の仕事は、パソコンで処理できます。

ここで大切なのは、社内で同じ形式でデータを共有することです。

個人のパソコンの中にデータがあっても、他の人はその存在を知りません。
データの形式がバラバラでは、データをすぐに活用できません。

●あなたのデータは、どのくらい他の人に活用されていますか？

『経理合理化プロジェクト』では、社内のデータをデジタル化するために、
『経理がよくなるワークフロー』というサービスを開始しました。

請求書の作成、支払承認手続き、経費精算といった経理事務が、
すべてインターネットで処理できます。

取引が発生した段階でデータがデジタル化されるので、
後の処理は、パソコンで簡単に処理できます。

一番うれしいのは、ムダな二重入力がなくなることです。

クリックすると会計仕訳データが出力されます。
経理で仕訳伝票を書いたり、仕訳をインプットしなくてよくなります。

★データをデジタル化して、社員をインプット作業から解放しましょう！

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