経理合理化ブログ

仕事の棚卸し！

＜仕事の棚卸し！＞

会社の決算が終わったら、経理の仕事自体も棚卸ししてみます。

経理社員一人ひとりがやっている仕事を、作業単位で書き出してみます。
誰が、何の作業を、どんなやり方で、やっているかを洗い出します。

各作業に１ヶ月間で何時間かけているかを、実際に測ってみます。
思っているより、事務作業に時間がかかっているのに驚かされます。

●あなたは事務作業に、一日何時間使っていますか？

毎年、定期的に仕事の棚卸しをします。
データを取ると、比較できるからです。

定期的にデータを取らないと、生産性が落ちていることにも気づきません。

去年と同じ人が、同じ仕事を、同じ時間をかけてやっていたりします。
その場合、生産性が上がっていないということを意味します。

生産性を上げるためには、コストダウンするか、時間を短縮します。
単価の安い人に仕事を任せるか、仕事の効率を改善します。

●あなたの仕事は、去年と比較して何％生産性が向上しましたか？

経理の仕事は、毎年、毎月同じ仕事の繰り返しなので、放っておくと、
生産性が上がりません。

だから、定期的に仕事を見直すキッカケが必要です。

決算が終わったときが、チャンスです。
このタイミングを逃すと、来期も同じ人が、同じ仕事をしてしまいます。

仕事と人が長期間固定してしまうと、効率が悪くなります。
環境が変わらないと、なかなか生産性は上がりません。

★経理の仕事と経理社員を回転させて、効率を上げましょう！

経理作業の生産性をアップさせるには、『経理がよくなるワークフロー』が便利です！

作業を引き継いで成長する！

＜作業を引き継いで成長する！＞

４月は、人事異動の時期です。
新しい人が入ってきます。

入ってきた人に仕事を教えて、徐々に仕事をマスターしてもらいます。
自分も仕事を新しい人に引き継いで、新しい仕事にチャレンジしていきます。

引き継ぎは、今まで自分がやっていた仕事を整理するチャンスです。
他人に教える機会がないと、頭の中にある知識がなかなか整理されません。

●あなたは、新しい人に、何を、どうやって引き継ぎますか？

引き継ぎの上手い人ほど、早く成長します。
引き継ぐコツは、パターン分けと手順化です。

どんな作業でも、いくつかのパターンに分類されます。
各パターンごとに、処理することはだいたい決まっています。

経理の仕事は、専門的な仕事だから簡単には引き継げない、
と信じている人は少なくありません。

でも、経理の事務作業は、毎月同じ仕事の繰り返しです。
パターンも決まっていれば、作業手順も明確に決まっています。

業務マニュアルを作るのもいいですが、作業手順をパターン化して、
コンピュータを使うともっと簡単です。

毎月の取引は、会計ソフトに仕訳パターンとして登録しておきます。
販売管理システムや給与計算システムから、会計仕訳を連動させます。

●あなたの仕事は、手作業が何％ですか？

作業手順がコンピュータ化されれば、誰がやっても同じ結果になります。
人間が判断したり、人手で作業する部分が減るとミスも減ります。

コンピュータを使って引き継ぎすると、引き継ぐ人も、
引き継がれる人も、作業の負担が減ります。

会社全体の作業時間も減って、人件費コストもダウンします。
上の人も、下の人も、生産性がアップして、会社も成長します。

★事務作業をコンピュータに引き継いで、みんなで成長しましょう！

『経理がよくなるワークフロー』なら、引継も簡単です。
グループウェアの機能だけでなく、インターネットで、経費精算、
支払申請、請求書発行が、誰にでも簡単にできます。
そして、取引結果が会計ソフトに連動するので、会計処理が要りません。
経理事務の引継もとても楽になります。

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中小企業のＥＲＰシステム！

＜中小企業のＥＲＰシステム！＞

最近、セミナー受講者からＥＲＰシステムの相談が増えてきました。

ＥＲＰ（Enterprise Resource Planning）システム（統合業務システム）
と呼ばれる情報システムパッケージ製品のことです。
ひとことで言うと、企業の購買、生産、販売、会計、人事などのプロセスを
パッケージ化して、データベースで一元管理するシステムです。

導入のメリットとしては、大きく２つあります。
１．パッケージシステムを少し手直しして使うので、開発期間が短くてすむ
２．開発コストがあまりかからないので、導入コストが安く抑えられる

大企業のＥＲＰシステム導入は、だいたい一巡しました。
次は、中堅・中小企業だと言われています。

しかし現実は、中堅・中小企業のニーズよりも、
システムベンダーの販売戦略が先行しているようです。

●あなたの会社は、ＥＲＰシステムの提案を受けましたか？

中小企業の場合、大企業と違ってシステム専門の部署もないし、
最新のシステムに詳しい人材もいない、というのが普通です。

ですから、中小企業が新しいシステムの導入を検討し始めるきっかけは、
システムの老朽化（ハードやソフトが使えなくなる）が主な要因です。

ハードやソフトの買換えのタイミングで、システム屋さんから、
新システムの提案を受けます。

新しい提案を受けても、中小企業では、情報と経験が不足しているので、
自分で判断ができません。
そのため、次のようストレートな質問をいただきます。

「どこのシステムがいいですか？」

「相場はいくらぐらいですか？」

「いつ頃から検討すればいいですか？」

●あなたの会社は、システムを導入して、何を実現したいですか？

知識と経験のない人が、セールストークを鵜呑みにすると、
高い買い物になってしまいます。

先日、中小企業のＥＲＰシステムの選定のお手伝いをさせてもらいました。

システムベンダーから出された最初の見積金額は、7,000万円でした。

その会社に本当に必要な機能に限定して、再度提案してもらいました。
１社からではなく、４社から提案してもらいました。

いろいろ検討しなおして、最終的には約3,000万円に落ち着きました。

高い買い物をするときには、みなさん必ずやっていることです。

目に見えないシステムという製品、自分の知らない分野だと、
限られた情報の中で、安易に決めてしまおうとしてしまうのです。

★本当に必要な機能に限定して、システムを活用していきましょう！

（ＥＲＰシステムの導入で失敗したくない方）

＜ＥＲＰ導入支援＞

会計ソフトの普及率75％！

＜会計ソフトの普及率75％！＞

業務システムの中で、もっとも導入率が高いのが財務会計システムです。

導入率第１位が、財務会計システム74.5％、
第２位が、給与計算システム70.3％
第３位が、販売管理システム58.2％
だそうです（2006年ノークリサーチ社調査）。

財務会計システムの85％以上がパッケージソフトです。
自社で独自開発するケースは、ほとんどないということです。

会計ソフトは、どれもやることが同じだからです。

簡単に言えば、仕訳を入力して、決算書を印刷するだけです。
インプットとアウトプットの形式が決められています。

会計基準が変わったり、消費税率が改正されたら、修正が必要です。
パッケージソフトなら、バージョンアップで対応してくれます。

●あなたの会社の会計システムは、100点満点で何点ですか？

会計ソフトは、バージョンアップを繰り返して、
どんどん使いやすくなっています。

しかし、便利な機能を使わずに、昔と同じ使い方の企業が少なくありません。

会計ソフトの使い方は、大きく次の３つに分類できます。

1.仕訳伝票入力型
会計仕訳伝票を書いて、会計ソフトに入力する昔ながらの方式
ベテランの経理社員が必須

2.仕訳パターン型
取引をパターン化して、仕訳パターンを呼び出して金額だけを入力する方式
簿記を知らない人でも会計仕訳の入力が可能

3.仕訳自動連動型
他の業務システムから会計仕訳データを連動させる方式
会計仕訳の入力作業が不要

●あなたの会社では、どんな使い方をしていますか？

会計システムによって、経理の仕事はどんどん楽になっていきました。

伝票を書いて集計する作業がなくなりました。
仕訳がパターン化され、簿記を知らなくてもできるようになりました。
ネットワーク化が進み、会計仕訳を入力する必要もなくなりました。

作業はシステム化され、自動化されていきます。

自動化されると、経理の仕事は、結果の検証からはじまります。

業績や財務状態をチェックして、経営にフィードバックするという
経理本来の仕事にパワーを集中させることができます。

★作業を自動化して、経理本来の仕事にパワーを集中しましょう！

取引を会計ソフトへ仕訳連動させるには、ワークフローを使うと便利です。

『経理がよくなるワークフロー』なら、グループウェアの機能だけでなく、
インターネットで、経費精算、支払申請、請求書発行ができます。
そして、取引結果が会計ソフトに連動するので、会計処理が要りません。
時間がかかっていた会計仕訳の入力作業がなくなります。

『経理がよくなるワークフロー』