経理合理化ブログ

なぜ会計ソフトを使っても生産性は上がらないのか？

＜なぜ会計ソフトを使っても生産性は上がらないのか？＞

今回は、会計ソフトの使い方についてです。

会計ソフトを使っているのに、あまり効果が出ていない会社がほとんどです。
原因は、仕事のやり方を変えていないからです。

９割以上の会社が、今も会計ソフトを導入したときと同じ使い方をしています。
経理社員が会計仕訳を入力して、元帳と決算書を出力するというやり方です。

会計処理で時間がかかっているのは、仕訳伝票の起票と入力作業です。
取引が増えるほど、仕訳伝票の数が増えて、伝票処理に時間がかかります。

会計伝票の作成と入力作業を人間がやる限り、
これ以上会計処理の生産性は上がりません。

●あなたの会社では、経理の生産性は去年より上がっていますか？

会計処理の生産性を上げるために、会計システムも進化しています。

会計伝票の作成と入力作業を人間がやらなくても、
会計システムが自動的に処理してくれるようになってきています。

会計システムが、取引データを受け入れるようになってきているのです。
他の業務システムも、会計システムへデータを渡すようになっています。

売上・回収、仕入・支払、経費精算、給与支払などと会計がつながります。
銀行の入出金明細が、会計へつながります。

●あなたの会社の会計システムは、取引結果とつながっていますか？

会計システムが、取引データとつながるのをまだ知らない人もいます。
知っているのに、利用していない人もいます。

知っていても、実際に活用しないと効果は出ません。
システムの進化に合わせて、仕事のやり方も変えていきます。

道具をうまく使うと、時間が有効に活用できるようになり、
経理が入力作業から解放されて、新しい仕事ができるようになります。

決算が終わったら、会計システムの利用法を変えてみてください。

★取引データを活用して、経理の生産性を上げましょう！

経理業務をアウトソーシングするという話を最近よく聞きます。
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仕訳を入力しない！

＜仕訳を入力しない！＞

今回は、業務システムの連動についてです。

最近、会計システムと販売システムを連動させる相談が増えています。

相談が多いのは、販売系システムの切替を検討している会社や、
社内ネットワークを活用して業務効率を上げたい会社です。

共通しているのは、新しいシステムに費用と時間はかけたくない、
ということです。

したがって、業務パッケージソフトを少しカスタマイズして利用する
というスタイルが主流になっています。

カスタマイズするのは販売システムで、会計システムはそのまま使います。
会計はルールが決まっているからです。

●あなたの会計システムは、業務システムとつながっていますか？

販売システムと会計システムとの連動は、販売システム側で行ないます。
会計は、取引結果の後処理だからです。

売上と回収、仕入と支払の４つの取引結果が
販売系システムから会計システムへ渡されます。

会計システムで受け入れるのは、会計仕訳形式です。
売上と回収、仕入と支払それぞれの仕訳パターンを登録します。

取引形態がたくさんある会社でも、パターン化してみると、
仕訳の種類はそれほど多くないことがわかります。

仕訳パターンをセットして、実際に連動させてみると、
あっけないくらいに処理が終わってしまいます。

処理結果を見た経理担当者が、よく口にする言葉がこれです。
「いままでやっていた仕事はなんだったの？」

●前月、会計処理に何時間かかっていましたか？

取引件数が多い会社ほど、会計処理を自動化すると効果があります。

経理の仕事内容が変わります。
人の作業をパターン化すると、その人が単純作業から解放されます。

会計システムを経理部門が単独で使う時代ではありません。

★入力作業をやめて、時間を有効に使いましょう！

業務のシステム化が進んで、アウトソーシングの形態も変わってきました。
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ＩＴ投資にお金をかけない！

＜ＩＴ投資にお金をかけない！＞

会計システムを中心とした業務システムの改善のお手伝いをしていますが、
最近、企業のＩＴ投資の金額が少なくなってきているように感じます。

ＩＴ化するのに、お金がかからなくなったからです。

パソコンとネットワークが、中小企業でもインフラとして整備されました。
仕事のスタイルが、パソコンを中心になっています。

仕事は、パソコン上で業務パッケージソフトを使ってする
というスタイルが定着しています。

ハードもソフトも技術のインフラが普及したため、
価格が急速に下がっていきました。

企業のＩＴ投資の金額は、確実に１桁減っています。

●あなたの会社の今年のＩＴ予算は、いくらですか？

特に中堅中小企業においては、システム構築の仕方が
数年前と大きく変わりました。

独自に業務システムを開発する会社は減っていて、
汎用的に作られた業務パッケージを連動して使うようになりました。

企業が独自のシステムを開発するメリットがなくなったからです。

時間と費用をかけてシステムを開発して業務の生産性を上げるより、
安くてすぐ使えるパッケージソフトの費用対効果が勝っているのです。

以前は、たくさんある業務システムを比較検討すると、
システム開発会社ごとに操作性や機能面で、それぞれ特徴がありました。

今では、基本的な機能の差はほとんどなくなりました。

バージョンアップのたびに、使いやすい機能がコピーされていくので、
どのシステムも違いがほとんどありません。

●あなたの会社のシステムの特徴は何ですか？

ＩＴは、しょせん道具です。
最先端の道具を買っても、競争力に大きな差がでるわけではありません。

少し待てば、いい道具が安く手に入ります。
中小企業にとっても、お金をかけずに生産性を上げるチャンスです。

システムを購入して利用するという形態も変わりつつあります。
インターネット上に存在するいろいろなサービスを活用することが可能です。

ＩＴにお金をかけずに、便利な道具を賢く利用する時代です。

★ＩＴ投資はホドホドにして、活用方法を工夫しましょう！

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ＸＢＲＬを活用する！

＜ＸＢＲＬを活用する！＞

今年から、上場企業は財務諸表をＸＢＲＬで作成し公表するようになります。
ＸＢＲＬは、「eXtensible Business Reporting Language」の略です。

財務報告用の情報を作成、利用、流通できるように
標準化されたＸＭＬベースの言語です。

ホームページを作成するときにＨＴＭＬという言語を使うのと同様に、
ＸＢＲＬは、財務報告書類を作るときのルールというわけです。

世界的な標準であり、誰もが自由に使えるオープンな規格です。
みんなが同じルールで使うことにより、使い勝手をよくするのが目的です。

●決算書を誰にどうやって渡していますか？

今まで、紙やＰＤＦなどで見ていた財務関係の書類がＸＢＲＬ化すると、
活用範囲が広がります。

経理関係の人は、経営分析などをするときに、書類を見ながらデータを
入力していましたが、データが簡単に加工できるようになります。

インターネットから取り出した他社の財務データと比較したり、
社内の統計データなどと組み合わせて利用できるようになります。

規格が統一されると、ソフトウェアがそれに合わせて対応されるので、
ユーザーにとっては、これからますます使いやすくなっていきます。

●あなたの会社では、ＸＢＲＬをどのように活用しますか？

経理が会計処理したデータもＸＢＲＬ形式になっていれば、１つのデータを
銀行提出用、税務署提出用、社内管理用と目的に応じて使い分けられます。

社内で使う業務システムも、会計へ連動するデータがＸＢＲＬに
対応していれば、データの連動がスムーズになっていきます。

今後、会計ソフトをはじめ、関連する業務ソフトやＥＲＰパッケージが
ＸＢＲＬ化に対応していきます。

データがデジタル化され、標準化され、自動化が進みます。
経理の仕事は、ますます情報を利用する仕事になっていきます。

★もっと情報を活用できるように、仕事のやり方を変えていきましょう！

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カスタマイズのデメリット！

＜カスタマイズのデメリット！＞

経理業務の効率改善のお手伝いをしている中で、最近多いのが、
販売管理システムと会計システムとの連動に関するご相談です。

中堅中小企業に導入されている業務システムをいくつも見てきました。
その会社の仕事のやり方に合わせて独自に作っているものが少なくありません。

システム開発コストはかかりますが、
担当者は慣れているやり方で仕事ができます。

●あなたの会社のシステムは、使いやすいですか？

担当者の仕事のやり方に合わせて作業しやすいようにシステムを
カスタマイズ（独自仕様に修正）するのは、そのときはいいのです。

問題が出てくるのは、その後です。
カスタマイズすると変化への対応ができなくなるからです。

たとえば、会社が新しい仕事をはじめたりすると、取引形態が違うので、
既存のシステムでは対応できないことがあります。

もっと恐いのが、カスタマイズしてしまうと、
バージョンアップできなくなることです。

カスタマイズしたために、何年か前の状態のままで変われないシステムを
いくつも見てきました。

●あなたの会社のシステムは、いつから使っていますか？

ハードウェアやソフトウェア、ネットワークの進化は本当に速いです。
毎日のように新しいものが登場します。

担当者の都合で、カスタマイズして固めてしまうと、
その時点から、世の中の進化から遅れてしまう危険があります。

今までの仕事のやり方、担当者のやり方が、
これからもベストだとは限りません。

★今までの仕事に固執せずに、変化に柔軟に対応していきましょう！

インターネット上に、経理が使える便利なサービスがあります。
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会計システムの選択！

＜会計システムの選択！＞

「会計ソフトは何がいいですか？」
と、セミナー受講者などから、よく質問されます。

会社の取引規模によって、導入するシステムも異なってきます。
しかし、会計システムが処理することは、基本的に同じです。

何千万円もする会計システムも、数万円のパソコン会計ソフトも、
仕訳をインプットして、決算書をアウトプットしているだけです。

会計はルールが決まっているので、差がつけられないのです。

●あなたの会社は、いくらの会計システムを使っていますか？

いままでは、経理部門が会計システムを選んでいました。
自分が使いやすいものを選択して導入していました。

でも実際は、選定基準はあいまいです。
どのシステムもできることは変わらないし、操作性も大差ないからです。

最近は、販売管理システムや仕入在庫システム、給与計算システム
などとの連携のしやすさで選定する会社が多くなってきました。

業務システムが決まれば、会計システムが決まるという順番です。
経理がやることは変わりませんから、業務が優先されるのは当然です。

そこで、ＥＲＰ（Enterprise Resource Planning）システムという
基幹業務の統合パッケージを検討する中小企業も増えてきました。

ネックなのは、ＥＲＰという名前が付くだけで、
金額の桁が変わってくるところです。

●あなたの会社では、次のシステムをどうしますか？

高額なシステムを急いで導入するのは危険です。
一度導入すると、長期間に渡りランニングコストも発生します。

ソフトウェアも、ハードウェアも、待っていれば安くていいものが
次々に発表されます。

１つの流れが、Ｗｅｂサービスです。
インターネットで業務システムが提供されるようになりました。

高額なシステム投資ができない中小企業にとっては、
必要なサービスを、リーズナブルな価格で利用できます。

規模に応じて、利用するサービスを変えることも簡単です。
もっといい新しいサービスがあれば、乗り換えていきます。

★会社全体の生産性が上がるシステムを選択しましょう！

毎月同じような事務作業をしていると感じたら、手順化すると効率的です。
『経理がよくなるワークフロー』なら、インターネットで経費精算ができて、
その結果が、会計仕訳と連動するので、経理が仕訳処理する必要がありません。

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中小企業のＩＴ化！

＜中小企業のＩＴ化！＞

中小企業は、ＩＴ化が遅れているとよく言われます。

ＩＴ化を進めるには、ある程度の投資が必要です。
資金的な余裕がない中小企業は、どうしても大企業と差がついてしまいます。

ＩＴ化する目的は、生産性の向上です。
作業時間を短縮して、コストを減らすことです。

投資したコンピュータ費用を上回るコスト削減ができないと
意味がありません。

全社的に業務システムを導入するとなると、
コンピュータ費用はスゴイ金額になってしまいます。

システムの規模が大きくなるにつれて、コンピュータはカネを食います。

障害対応、バックアップ、バージョンアップ、メンテナンスなどなど、
全部対応していたら、お金がいくらあっても足りません。

●あなたの会社の年間のコンピュータ費用はいくらですか？

中小企業のＩＴ化が遅れているもう１つの理由は、
情報システムの専門家がいないことです。

他の会社がどうやっているのかも知りません。
どれがいいのか、悪いのかもわかりません。

いくらなら安いのか、高いのかもわかりません。
これでは、システム屋さんの言いなりになるしかありません。

業務システムの導入を検討しているのであれば、
もう一度、費用対効果を検討してみましょう。

業務システムの導入がいったん決まってしまうと、
導入することが目的になってしまうことがよくあります。

目的と手段が間違ってしまうと、効果は期待できません。

●業務システムに、そんなに投資して、モトがとれますか？

最近、システムの利用形態が変わってきました。

業務システムをインストールするのではなく、
サービスを利用する形態に変わりつつあります。

ワードやエクセルがパソコンにインストールされてなくても、
Google Docs & Spreadsheetsを使えば、文書作成や表計算ができます。

業務アプリケーションも、Ｗｅｂサービスの形態で提供されています。

ＡＳＰ（Application Service Providerインターネット上の
業務システム提供サービス）や、
ＳａａＳ（Software as a Serviceオンデマンド型のソフトウェアサービス）
と呼ばれているものです。

インターネット環境を経由して、Ｗｅｂサービスとして利用すれば、
インストール作業、バージョンやデータの管理が要りません。

ＩＴ投資ができない中小企業や、システム管理者がいない中小企業に
Ｗｅｂサービスは適しています。

経済産業省も、中小企業のＩＴ化政策として、今後Ｗｅｂサービスを
活用して、中小企業の生産性を上げていく方針のようです。

★Ｗｅｂサービスを活用して、ＩＴ化を進めましょう！

インターネットで、経費精算が簡単にできるのが、
『経理がよくなるワークフロー』です。
ソフトウェアのインストールなしで、経費精算の申請や承認が簡単に
どこにいてもできます。
経費精算の結果が、そのまま会計ソフトの仕訳データに変換できます。
だから、経理社員が仕訳データを入力する必要がありません。

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詳しくは ==>　『経理がよくなるワークフロー』

仕訳をパターン登録する！

＜仕訳をパターン登録する！＞

会計システムの普及率は、すでに７５％を超えています。
会計ソフトも年々進化して、どんどん使い勝手がよくなっています。

会計ソフトを導入する前は、会計伝票を手で書いて、
元帳に転記して、そろばんや電卓で集計していました。

この転記、集計作業をパソコンで処理するように替えました。

会計伝票を手で書いて、科目コード印を押して、それを見ながら
パソコンに仕訳データを入力するようになりました。

伝票を書いて、入力するのは二度手間だとわかった人は、伝票を書かずに、
領収書などを見ながら直接パソコンに入力しはじめました。

●あなたの会社では何を見ながら、仕訳データを入力していますか？

経理社員は、仕訳入力のスピードを上げるために、いろいろと努力しました。

ブラインドタッチをマスターして、キーパンチャーのようになりました。
勘定科目コードをすべて暗記して、コード入力の達人になりました。

人間の能力はスゴイもので、会計ソフトを何年か使っているうちに、
ほとんどすべての会社の経理社員が、この能力をマスターしてしまいました。

でも、このやり方で、仕訳データを入力する時間を短縮するのは、
すでに限界にきています。

そこで、道具である会計ソフトの機能をもっとうまく利用することを
おすすめします。

仕訳データを入力するのではなく、仕訳データをパターン化して、
会計ソフトに登録しておきます。
会計仕訳は、登録された仕訳パターンを呼び出して、金額だけ入力します。

会社で発生する取引の９割以上は毎月発生する定型的なものばかりです。
これをすべてパターン化して登録してしまいます。

会計ソフトによって機能が多少違いますが、「自動仕訳」、「仕訳辞書」、
「仕訳パターン」などの名称で、仕訳が登録できるようになっています。

●会計ソフトの便利な機能を何％ぐらい活用していますか？

仕訳をパターン化することの一番のメリットは、
簿記の知識がなくても入力処理ができるようになることです。

経理社員が「仕訳パターン」を会計ソフトに設定してあげれば、
仕訳データの入力作業はパート社員や派遣社員へ移行できます。

仕訳がパターン化されているので、誰がやっても結果が同じになります。
パート社員や派遣社員が短期間で交替しても、問題ありません。

経理社員に、仕訳データの入力作業をやらせるのは能力のムダづかいです。
会計ソフトを活用して、経理社員を入力作業から解放しましょう！

★仕訳パターンを会計ソフトに引き継いで、経理の生産性を上げましょう！

会社の取引のほとんどは、売上、支払、経費の精算です。
『経理がよくなるワークフロー』を使えば、インターネットを使って、
請求書を作ったり、支払や経費の精算をすると、そのデータが、
そのまま会計ソフトの仕訳データに変換できます。
だから、経理社員が仕訳データを入力する必要がありません。

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【推薦】
ベストセラー『「決定」で儲かる会社をつくりなさい』の著者
（株）武蔵野　小山昇社長
「中小企業こそグループウェアやワークフローを活用して、
社内の事務作業を減らしていかなければなりません。
こうすれば、インターネットで全員が情報を共有でき、
同じことをいちいち社員が入力しなくてもすみます。
人間がやることを減らして、コンピュータにさせることです。
これが合理化のポイントです。」

■【経理を仕訳入力から解放する『経理がよくなるワークフロー』】ＤＶＤ
詳しくは==> http://tinyurl.com/yqezlc

銀行データを活用する！

＜銀行データを活用する！＞

経理合理化プロジェクトでは、以前から経費精算作業のキャッシュレス化を
提案しています。

小銭を銀行からおろしてきて、コインを数えて袋詰めしたり、
現金出納帳に出し入れを記録して、集計して、金庫の残高と照合したりする
わずらわしい仕事から経理社員を解放するためです。

会社から現金がなくなると、お金の出し入れがすべて銀行決済となります。
入出金の取引は、預金取引を見ればすべてわかるようになります。

発生主義で計上された売上、仕入、経費などの取引の結果は、
手形を除いて、すべて預金取引データで検証できるようになります。

●あなたは、取引の結果検証を何でしていますか？

いままで預金取引の明細は、預金通帳や当座照合表で確認していました。
今では、預金取引データはデジタル化されて、パソコンで見れます。

パソコンで見れるだけではなく、データとして活用できるようになります。

銀行の入金データをパソコンに取り込んで、販売管理システム上で
売掛金の消しこみ処理が可能です。

仕入や費用の支払いを承認するときに、一緒に支払データを作成するように
システム化しておけば、ファームバンキングで振り込みができます。

同様に、給与計算システムで毎月の給与計算が終わったら、
社員の給与振込データも作成できます。

銀行の入金データや支払データをダウンロードして、会計システムに取り込み、
会計仕訳データに変換することも可能になります。

●あなたは、銀行データをデジタル的に活用していますか？

預金取引データがデジタル化されると、通帳を見ながらパソコンに入力する
作業がなくなります。

入力作業がなくなると、経理などの事務作業が自動化されて、
仕事の効率が大幅に改善されます。

経理事務が自動化できると、経理社員が事務作業から解放されます。
そして、経理社員が業績管理や財務管理の仕事に集中できるようなります。

経理部の仕事の生産性が上がって、会社に貢献する人材が育ちます。

★預金取引データをデジタル化して、経理の生産性を上げましょう！

銀行取引だけではなく、会社の取引結果をデジタル化すると、
もっと生産性が向上します。
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事務処理をデジタル化して、パソコンで簡単に処理できるようになります。

インターネットを使って、請求書を作ったり、支払や経費の精算をすると、
そのデータが、そのまま会計ソフトの仕訳データに変換できます。

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中小企業のＥＲＰシステム！

＜中小企業のＥＲＰシステム！＞

最近、セミナー受講者からＥＲＰシステムの相談が増えてきました。

ＥＲＰ（Enterprise Resource Planning）システム（統合業務システム）
と呼ばれる情報システムパッケージ製品のことです。
ひとことで言うと、企業の購買、生産、販売、会計、人事などのプロセスを
パッケージ化して、データベースで一元管理するシステムです。

導入のメリットとしては、大きく２つあります。
１．パッケージシステムを少し手直しして使うので、開発期間が短くてすむ
２．開発コストがあまりかからないので、導入コストが安く抑えられる

大企業のＥＲＰシステム導入は、だいたい一巡しました。
次は、中堅・中小企業だと言われています。

しかし現実は、中堅・中小企業のニーズよりも、
システムベンダーの販売戦略が先行しているようです。

●あなたの会社は、ＥＲＰシステムの提案を受けましたか？

中小企業の場合、大企業と違ってシステム専門の部署もないし、
最新のシステムに詳しい人材もいない、というのが普通です。

ですから、中小企業が新しいシステムの導入を検討し始めるきっかけは、
システムの老朽化（ハードやソフトが使えなくなる）が主な要因です。

ハードやソフトの買換えのタイミングで、システム屋さんから、
新システムの提案を受けます。

新しい提案を受けても、中小企業では、情報と経験が不足しているので、
自分で判断ができません。
そのため、次のようストレートな質問をいただきます。

「どこのシステムがいいですか？」

「相場はいくらぐらいですか？」

「いつ頃から検討すればいいですか？」

●あなたの会社は、システムを導入して、何を実現したいですか？

知識と経験のない人が、セールストークを鵜呑みにすると、
高い買い物になってしまいます。

先日、中小企業のＥＲＰシステムの選定のお手伝いをさせてもらいました。

システムベンダーから出された最初の見積金額は、7,000万円でした。

その会社に本当に必要な機能に限定して、再度提案してもらいました。
１社からではなく、４社から提案してもらいました。

いろいろ検討しなおして、最終的には約3,000万円に落ち着きました。

高い買い物をするときには、みなさん必ずやっていることです。

目に見えないシステムという製品、自分の知らない分野だと、
限られた情報の中で、安易に決めてしまおうとしてしまうのです。

★本当に必要な機能に限定して、システムを活用していきましょう！

（ＥＲＰシステムの導入で失敗したくない方）

＜ＥＲＰ導入支援＞