経費精算が経理の生産性を落とす！

＜経費精算が経理の生産性を落とす！＞

仕事の生産性を悪くする最大の要因は、割り込みです。
経理の仕事の効率を落としている「割り込み」作業が、経費精算なのです。

経理社員が、集中して資金繰り表を作っているときに、
営業マンが交通費の精算を依頼してきます。

経理社員は、資金繰り表の作成作業をいったん止めて、
営業マンのために交通費の精算をしてあげます。

経理社員の手と頭が、資金繰り表の作成業務から離れることにより、
仕事の効率がダウンします。

交通費の精算作業を終えて、再度資金繰り表の作成に取り掛かりますが、
仕事のペースを取り戻すまでには時間がかかります。

こうして、経費精算という割り込み作業に対応するたびに、
経理社員は仕事の効率を落としているのです。

●あなたの会社は、月に何回経費精算していますか？

以前、『経理合理化プロジェクト』で経費精算のアンケート調査をしました。

６割以上の会社が、週１回以上、経費精算をしていました。
毎日経費精算している会社も少なくありませんでした。

なぜ、頻繁に経費精算をするかというと、
仕事の優先順位が決まっていないからです。

仕事の優先順位を決める要素は大きく２つです。
仕事の「重要性」と「緊急度合い」です。

資金繰りや業績管理は、会社経営にとって重要な仕事です。
また、トラブルやクレーム対応は、すぐに対応しなければなりません。

では、社員の経費精算は、会社にとって重要性の高い仕事でしょうか？
すぐに対応しなければならない緊急な仕事でしょうか？

●あなたは、仕事の優先順位をどうやって決めていますか？

なぜ、経理社員は重要性も緊急性も高くない経費精算の仕事を
最優先で対応してしまうのでしょうか？

経理社員が、経費精算を「社員サービス」だと認識しているからです。
「経理は対応が悪い」と言われたくないからです。

経理は、雑用を増やして、忙しく仕事をしている気になっていますが、
実際には成果が上がっていないことがよくあります。

仕事は細切れにやるよりも、まとめてやったほうが効率がよくなります。

雑用を効率よく処理して、重要性の高い仕事に集中したほうが、
会社にとっての貢献度は上がります。

そのためにも、経費精算は月に１回、まとめて処理するのが効率的です。
経理社員の仕事の生産性は必ず向上します。

仕事の優先順位を会社のルールとして決めることにより、
会社にとって重要な仕事が優先されるようになります。

★経費精算を月に１回にして、重要な仕事を優先させましょう！

経理から、経費精算作業を解放するには、ツールを使うと便利です。
『経理がよくなるワークフロー』を使えば、インターネットを使って、
経費精算の申請や承認が簡単にどこにいてもできます。
経費精算の結果が、そのまま会計ソフトの仕訳データに変換できます。
だから、経理社員が仕訳データを入力する必要がありません。

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