経理合理化ブログ

15万件の出張精算を１人で処理する人事担当者

＜15万件の出張精算を１人で処理する人事担当者＞

今回は、経理の処理効率についてです。

先日、政府のＩＴ戦略本部の会合で、民間事例として、精密大手のキャノンが
社内で行なっている出張旅費精算システムが紹介されました。

システム導入前は、紙ベースの書類を各職場の庶務がとりまとめて、人事部へ
送付し、人事担当者が申請書をチェックしていました。

社員7,000人、年間15万件の出張精算業務は、何人もの手を介していましたが、
今では１人の人事担当者がシステムで処理しているそうです。

システム導入後は、社員がパソコンで申請し、精算から振込みまで、
２日（以前は７日）で処理されています。

手続きの結果は、出張者へ電子メールで自動送信されます。

以前は、担当者が申請書を１つずつ目視でチェックしていましたが、現在は、
過去データと合わせて異常値がパソコンで表示されるので不正も減っています。

●あなたの会社では、経費精算をどうやって処理していますか？

システムを導入するだけではなく、社内の複雑な諸規定や運用ルールを統一
したり、簡素化することも重要です。

社内の事務処理を、シンプルにして、ＩＴ化すると、
大幅なコスト削減ができます。

事務処理の手間が減ると、その時間を本業に有効に使えます。

ムダを省くと、会社の貴重な資源である「お金」と「時間」と「能力」が
活用できて、生産性がグッと上がります。

事務処理の生産性向上には、ＩＴの活用が有効です。

●あなたの会社は、事務処理をどの程度ＩＴ化していますか？

政府のＩＴ化がなかなか進まないのには、理由があります。
ＩＴ化して処理が効率化すると、人を減らさなければならないからです。

一般企業は、そんな非合理的な心配をする必要はありません。
人材には、もっと本業に貢献する仕事をしてもらわなければなりません。

事務処理に、貴重な人材を使うようなことはしていられないからです。

★事務処理をＩＴ化して、人材を有効活用しましょう！

経理の生産性を上げるには、ワークフローを活用すると簡単です。
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キャッシュレスでの仮払精算！

＜キャッシュレスでの仮払精算！＞

経費精算をキャッシュレスにした会社からよく質問されるのが、
仮払いについてです。

そこで今回は、『経理合理化プロジェクト』がおすすめしている
とても簡単な仮払いの仕方について紹介します。

出張や接待が多い営業社員や管理職が、立て替えが必要なときに
経理に仮払いの申請している会社は少なくありません。

経費の仮払いをした場合、本来であれば、その都度精算すべきです。
しかし、そうすると経理側で「仮払金」勘定の残高管理が必要となります。

各人の仮払金の残高を毎月合わせる面倒な仕事が発生してしまいます。

●あなたの会社では、毎月何人分の仮払いを管理していますか？

なぜ、仮払いが必要かというと、社員に金銭的な負担がかかるからです。

最近は、クレジットカードを利用する人が増えたので、
どこの会社でも、仮払いの申請をする人が減る傾向にあります。

それでも業務上、仮払いが必要な社員に対しては、
最初に一定金額を社員の預金口座に振り込みます。

ただし、この仮払いしたお金は、毎月精算しません。
本人が仮払いが必要でない状態になるまで、そのままにしておきます。

たとえ仮払いしたとしても、毎月使った経費の合計を申請してもらい、
経理は使った分だけ振り込んで精算します。

仮払の精算は行なわないので、たとえば１０万円を仮払いしたのであれば、
その１０万円は常に仮払の状態のままです。

決算で問題になる会社は、決算のときだけ仮払いを精算します。

●仮払いをする目的は何ですか？

こうすれば経理では、仮払いした人としない人を区分する必要がありません。
毎月、全員同じように経費精算をすることができます。

細かくきっちり管理しようとすると、面倒な仕事が増えます。
管理しないやり方にすれば、時間が節約できるのです。

余談ですが、
「仮払いをしたら、その日に飲みに行って全部使ってしまった
ヤツがいるので、仮払い制度を廃止しました」
という会社がありました。

いずれにしても仮払いしなければ、管理する仕事が１つ減ります。

★儲からない仕事を減らして、経理本来の仕事に時間を使いましょう！

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経費精算だけが取り残されている！

＜経費精算だけが取り残されている！＞

先週、ＮＴＴデータシステムズ様のイベントに講師として呼ばれました。
テーマは「経理を事務作業から解放するワークフローの構築」でした。

ワークフローとは、企業内の申請承認手続きを電子化する仕組みです。
このワークフローを使うと、経理の効率が上がるというのが話の趣旨でした。

同じ会場でたくさんの分科会が開かれていましたが、私のテーマは、
内部統制の次に人気があり、200人ほど受講者がいました。

ワークフローについて、管理部門の関心が高いのを感じました。
これからワークフローを導入する企業は、ますます増えていくことでしょう。

●あなたの会社の経理で、次に取り組むテーマは何ですか？

ワークフローは、人事や総務系の手続きで利用している会社が多いです。
休暇取得申請や、住所変更届、福利厚生関係の各種申請などです。

人事・総務で利用するのもいいのですが、申請承認を電子化して、
本当に効果があるのは経理です。

文字データよりも、数値（金額）データのほうが、
電子化するメリットが多いからです。

経理に回ってきたデータは、その後、必ず２つのステップを踏みます。
決済（入金または支払）と、会計処理です。

金額データを電子化すると、後処理の経理は、振込処理や仕訳計上、
集計処理などに、そのデータを利用できるからです。

●あなたの会社では、金額データはいつ電子化されますか？

販売管理システムなどを導入して、売上や仕入について、
システム化している会社はたくさんあります。

しかし、経費精算については、取り残されています。

売上と仕入の計上は、システム化しているのに、
経費精算は相変わらず、経理社員が手作業で対応しています。

日常の経理処理で一番手間がかかっているのが経費精算です。
細かいチェックや集計、支払、仕訳計上に時間がかかっています。

どこの会社もかかえている経理の改善課題が、経費精算なのです。

★経費精算を電子化して、時間を有効に使いましょう！

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キャッシュレスで不正防止！

＜キャッシュレスで不正防止！＞

現金出納係の人が一番困るのが、現金が合わないときです。
人間がやる仕事なので、必ずミスが起きます。

１０円、１００円合わなくても、その原因を突き止めるのに、
１時間や２時間すぐにかかってしまいます。

時給１５００円の人が、１時間かけて、１００円の間違い探しをする
というのは、経済的に合理的ではありません。

また、現金が足りないと、不正や盗難の疑いが発生します。
経理社員も疑われることがあります。

現金を扱うということは、効率が悪く、また神経を使うのです。

●あなたの会社では、現金が合わないとき、どうしていますか？

本社の経理はどこの会社も、しっかりしています。
しかし、支店や営業所、店舗などの経理は、そうとも限りません。

支店の現金勘定が、金庫の残高と合っていないこともあります。
営業所の現金出納帳の残高が、マイナスというのも見たことがあります。

これでは、たとえ不正や盗難があっても、いくら無くなったのか
わかりません。

●あなたの会社で、不正が起きる確率は何％ですか？

現金は、不正の温床だとよく言われます。
お金を出し入れする人が、帳簿をつけるので、操作が簡単だからです。

不正を減らす最も効果的な方法は、現金を扱わないことです。
現金がなければ、現金がなくなることはありません。

現金がなければ、お金の出し入れはすべて銀行に記録されます。
残高が合わないこともなくなります。

ユダヤの格言に「鍵は正直者のためだけにある」というのがあります。
家に鍵をかけるのは、ドロボーに物を盗まれないためではないそうです。

正直者が誘惑されて、間違いを起こさないようにするために、
鍵はかけるのだそうです。

不正のほとんどは、「現金があったので、つい出来心で」というものです。
社員を犯罪者にしないために、現金を置くのをやめた会社もあります。

★不正を防止するために、キャッシュレスにしましょう！

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インターネットで簡単にできるので、ソフトのインストールは不要です。
キャッシュレスで経費精算するのにも最適です。
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少額経費はまとめて会計処理！

＜少額経費はまとめて会計処理！＞

経理の仕事は、会計処理が中心です。
会社の取引結果は、すべて会計処理を通して集計されていきます。

会計処理で、最も時間がかかっているのが、”経費”です。
全体の会計仕訳の件数の半分以上を占めています。

実際の取引は、売上や仕入のほうが多いのですが、
売上と仕入は集計されて、合算で計上されています。

それに対して、経費については、取引ごとに領収書の単位で、
細かく会計処理が行なわれています。

バス代２１０円、文房具代３１５円、と少額な経費について、
個別に伝票が作成され、現金出納帳に記入されて、仕訳入力されます。

こうして、会計処理作業の半分以上の時間が、
少額な経費の計上に費やされているのです。

●あなたの会社の経費の仕訳件数は、何件ですか？

『経理合理化プロジェクト』では、社員の立替経費の精算を月に１回にする
ことを推奨しています。

社員が１ヶ月間でつかった経費を集計して、
経費精算書にまとめて申請してもらいます。

経理は、１ヶ月分を個人の銀行口座に振込んで精算します。

そして、経費の会計処理については、細かく領収書ごとに仕訳をせずに、
１ヶ月分を勘定科目ごとにまとめて計上してしまいます。

仕入れた商品をその都度細かく会計処理せずに、
月の合計で計上するのと同じです。

●あなたは、どのような単位で会計処理をしていますか？

会計処理の役割は、取引結果の集計です。
業績の集計結果を早く出すことが求められます。

まずは結果を出すことを優先します。
細かい分析は、その次です。

経費の細かい内訳が知りたいのであれば、会計とは別に分析します。
商品別の売上高や、顧客別の単価を、会計で分析しないのと同じです。

できれば、経費精算は紙ではなく、デジタル化していくと便利です。
デジタル化すれば、エクセルなどで分類や集計が簡単だからです。

経費を申請する人も、毎回紙を書くのではなく、
前月のデータをコピーしてくれば、手間がかかりません。

経理もそのデータをもらえれば、１ヶ月分を簡単に集計して、
合算で経費計上できるとともに、振込精算の準備も楽です。

★経費をまとめて計上して、会計処理時間を短縮しましょう！

経費精算が簡単にデジタル化できるのが、
『経理がよくなるワークフロー』です。
社員は前月分のデータをコピーしてきて、簡単に経費精算の申請が可能です。
上司の人もインターネットで、どこにいても承認ができます。
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経費精算が経理の生産性を落とす！

＜経費精算が経理の生産性を落とす！＞

仕事の生産性を悪くする最大の要因は、割り込みです。
経理の仕事の効率を落としている「割り込み」作業が、経費精算なのです。

経理社員が、集中して資金繰り表を作っているときに、
営業マンが交通費の精算を依頼してきます。

経理社員は、資金繰り表の作成作業をいったん止めて、
営業マンのために交通費の精算をしてあげます。

経理社員の手と頭が、資金繰り表の作成業務から離れることにより、
仕事の効率がダウンします。

交通費の精算作業を終えて、再度資金繰り表の作成に取り掛かりますが、
仕事のペースを取り戻すまでには時間がかかります。

こうして、経費精算という割り込み作業に対応するたびに、
経理社員は仕事の効率を落としているのです。

●あなたの会社は、月に何回経費精算していますか？

以前、『経理合理化プロジェクト』で経費精算のアンケート調査をしました。

６割以上の会社が、週１回以上、経費精算をしていました。
毎日経費精算している会社も少なくありませんでした。

なぜ、頻繁に経費精算をするかというと、
仕事の優先順位が決まっていないからです。

仕事の優先順位を決める要素は大きく２つです。
仕事の「重要性」と「緊急度合い」です。

資金繰りや業績管理は、会社経営にとって重要な仕事です。
また、トラブルやクレーム対応は、すぐに対応しなければなりません。

では、社員の経費精算は、会社にとって重要性の高い仕事でしょうか？
すぐに対応しなければならない緊急な仕事でしょうか？

●あなたは、仕事の優先順位をどうやって決めていますか？

なぜ、経理社員は重要性も緊急性も高くない経費精算の仕事を
最優先で対応してしまうのでしょうか？

経理社員が、経費精算を「社員サービス」だと認識しているからです。
「経理は対応が悪い」と言われたくないからです。

経理は、雑用を増やして、忙しく仕事をしている気になっていますが、
実際には成果が上がっていないことがよくあります。

仕事は細切れにやるよりも、まとめてやったほうが効率がよくなります。

雑用を効率よく処理して、重要性の高い仕事に集中したほうが、
会社にとっての貢献度は上がります。

そのためにも、経費精算は月に１回、まとめて処理するのが効率的です。
経理社員の仕事の生産性は必ず向上します。

仕事の優先順位を会社のルールとして決めることにより、
会社にとって重要な仕事が優先されるようになります。

★経費精算を月に１回にして、重要な仕事を優先させましょう！

経理から、経費精算作業を解放するには、ツールを使うと便利です。
『経理がよくなるワークフロー』を使えば、インターネットを使って、
経費精算の申請や承認が簡単にどこにいてもできます。
経費精算の結果が、そのまま会計ソフトの仕訳データに変換できます。
だから、経理社員が仕訳データを入力する必要がありません。

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電子化すると効率がアップする！

＜電子化すると効率がアップする！＞

首都圏の電車とバスが、１枚のＩＣカードで乗り降りできるようになりました。

それまでは、ＪＲはＳｕｉｃａ、私鉄とバスは別のプリペイドカードでした。
１つになると、便利で楽々です。

電子化されると、人間がわずらわしいことに時間を取られなくなります。

乗る前に、キップやプリペイドカードを買う手間がなくなります。
乗り換えの精算をしなくてよくなります。

駅の売店やコンビニや、自動販売機でも使えます。
現金を使わないので、銀行へ行ってお金を引き出す回数も減ります。

キャッシュレスになると、時間が短縮できます。

●あなたは、今日、現金を使いましたか？

キャッシュレス化すると、交通費の精算も楽になります。

現金がＩＣカードになると、ＩＣカードの中に取引が記録されます。
だから、自分で取引の明細を書かなくてよくなります。

交通費の精算も、１ヶ月分まとめて利用明細を印刷するだけです。
どこから乗って、どこで降りて、いくらかかったかが印刷されます。

精算し忘れる心配もありません。
料金を調べて、交通費の明細を紙に書く必要もありません。

●あなたは、一週間分の交通費の明細を覚えていられますか？

同じように社内の事務処理も電子化すると、効率がアップします。

取引が電子的に記録されていくと、社員の事務作業が減るからです。

でも、一人だけ電子化しても、会社全体の生産性はほとんど上がりません。

社内全員で事務処理を電子化すると、生産性がぐんとよくなります。

そのためには、皆が同じやり方でできる仕組みが必要です。
皆が毎日使うグループウェアを活用すると効果的です。

グループウェアをスケジュール管理だけに使うのはモッタイナイことです。
グループウェアは、仕事に使ってはじめて効果があります。

皆が同じやり方にすると、相乗効果が生まれます。
情報が共有されて、仕事の流れがスムーズになります。

★事務処理を電子化して、会社全体の効率をアップしましょう！

『経理がよくなるワークフロー』なら、グループウェアの機能だけでなく、
インターネットで、経費精算、支払申請、請求書発行ができます。
そして、取引結果が会計ソフトに連動するので、会計処理が要りません。
時間がかかっていた会計仕訳の入力作業がなくなります。

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インターネットで経費精算！

「インターネットで経費精算！」

（同じ作業の繰り返し）
社員の立替経費の精算業務は、一般社員にとっても、経理社員にとっても、
面倒くさい仕事です。

毎回、領収書を見ながら、経費精算の書類に書き込み、集計します。
経理側でも、内容をチェックしたり、検算した上で、会計伝票を起票して、
会計システムへ仕訳データを入力しています。

毎回毎回、同じ作業の繰り返しです。

●あなたは、どういう手続きで立替経費を精算していますか？

（ネットで経費精算）
繰り返し作業は、コンピュータ化すると一気に楽になります。
そこで、『経理がよくなるワークフロー』という仕組みを作りました。
インターネットで経費精算ができる仕組みです。

インターネットに接続できれば、いつでも、どこでも仕事ができます。
会社だけでなく、自宅や出張先からでも処理できます。

ネットワーク化すると、情報が共有できます。
経費精算の申請を誰がして、誰がまだなのか、
どこで手続きが止まっているのか、などがすぐにわかります。

●インターネットを利用するようになって、仕事はどう変わりましたか？

（情報を共有して効率アップ）
もう１つ、紙ではなくパソコンで処理するので、データが活用できます。

社員が使う経費は毎月ほとんど同じです。
一回処理すれば、次からは以前のデータをコピーして金額を変えるだけです。
なので２、３ヶ月使えば、それ以降はデータをコピーして簡単に片付きます。

経費精算事務のために、わざわざ会社に戻る必要もありません。
インターネットでササッと片付けることができます。
上司も承認ボタンをクリックするだけなので、自宅でも出張先でもＯＫです。

●仕事の状態が見えなくて、イライラしたことはありませんか？

（経理作業が自動化する）
経理の仕事もまったく変わります！

今まで紙で回ってきた経費精算資料が、デジタルデータとして扱えます。
そのまま、集計作業や支払の準備に使えます。

もう、紙を見ながら会計仕訳伝票を書く必要はありません。
会計システムへの仕訳データの入力作業もしなくていいのです。

経費精算の結果が、会計仕訳データとして会計ソフトへ連動します。
これであなたの会社も、経費精算の事務作業から解放されます！

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キャッシュレス経理のすすめ

『経理合理化プロジェクト』では、経理業務の効率改善のお手伝いをしています。
そのとき、最初に手を付けるのが、社員の立替経費の精算業務です。

まずは、どこの会社にもある小口現金をなくします。
簡単にできて、すぐに効果が出るからです。

キャッシュレス化のメリット
キャッシュレスにすると何がいいかというと、「現金出納」という仕事がなくなります。
現金出納業務を、誰がしているかというと、正社員です。
給料の高い正社員に、現金の出し入れをさせるのはモッタイナイ話です。

小口現金を廃止する
経費精算の依頼があると、経理担当者が小口現金の出し入れを行ないます。
つり銭がなかったりすると、銀行へ両替に行ったり、コンビニへ小銭を崩しに行きます。
入出金の取引内容を出金伝票に書き、それを現金出納帳に転記し、電卓で集計します。

金庫の現金を数えて現金出納帳の残高と照合します。
人間がやる仕事ですから、現金が合わないということがあります。
合わない場合、その原因究明に30分ぐらい要することも少なくありません。
そして１日の業務終了後、上司が立会いのもとに、金庫の中の現金を数えます。
1万円が何枚、100円玉が何個と金種別集計票に記録します。
小口現金があるだけで、これだけの仕事をやらなければなりません。

★あなたの会社では、小口経費の精算に毎月いくらコストをかけていますか？

古い習慣を捨てる
小口現金制度は、昔からどこの会社でもやっていることなので、あってあたりまえ、
ないと不便とおもいがちです。
しかし、実際に小口現金制度を廃止してみると、意外と簡単です。
キャッシュレスにした後、困ったという話は今まで聞いたことがありません。

現金を数えて、袋詰めするわずらわしい仕事がなくなります。
現金の残高があわなかったときのあの悲惨な状況からも解放されます。
現金の残高があわない場合、疑われるのは当然経理担当者です。
このようなストレスから、経理社員を早く開放してあげましょう。

★いままでの前提を捨てて、「現金がない」やり方を選択してみましょう！

◆具体的なやり方を知りたい方は、
『キャッシュレス、伝票レス、社員レス！ココまでできる経理の合理化』