経理合理化ブログ

経理処理の選択肢を増やす！

＜経理処理の選択肢を増やす！＞

経営者から依頼を受けて、経理部門へ効率改善の提案をします。

改善の話をすると、経理社員から次のように言われます。
「もう何年もこのやり方でやっていて、問題ありません」

経理社員には、「私は正しい処理をしている」という自負があります。
私も、経理の仕方が間違っているというつもりはありません。

「正しい」とか「間違っている」という話をしているのではないのです。
「うまくいっているか」それとも「うまくいっていないか」の問題です。

経営者は、効率を問題にしているのに対して、経理側は、やり方が
間違っていると指摘されていると勘違いしています。

●あなたの会社の経理は、うまくいっていますか？

正しいやり方は、他にもたくさんあります。
正解は、１つではありません。

立替経費を、小口現金で精算する方法もあれば、
キャッシュレスで精算するやり方もあります。

どちらが正しくて、どちらが間違っているという問題ではありません。
どちらが時間がかからないか、どちらがコストがかからないかです。

正しいと信じてしまうと、疑うことをしなくなります。
疑問を持たなくなると、考えずに作業をするようになります。

他にもっといいやり方はないかと考えると、選択肢は広がります。
疑問を持つと、他のやり方が見つかります。

●あなたの仕事を、他の会社ではどうやっているか知っていますか？

経営者が、経理に改善を期待しているのは、時間の使い方です。

事務作業の時間は減らして、その時間を
もっと経営に貢献する仕事に使ってほしいのです。

経営者の期待にこたえると、評価が高まります。
評価が上がると、上の仕事へステップアップできます。

問題意識を持たなくなると、成長が止まります。
時間の使い方で、成長のスピードが速くなります。

★合理的な経理処理の仕方に変えて、成長していきましょう！

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ＩＴ投資にお金をかけない！

＜ＩＴ投資にお金をかけない！＞

会計システムを中心とした業務システムの改善のお手伝いをしていますが、
最近、企業のＩＴ投資の金額が少なくなってきているように感じます。

ＩＴ化するのに、お金がかからなくなったからです。

パソコンとネットワークが、中小企業でもインフラとして整備されました。
仕事のスタイルが、パソコンを中心になっています。

仕事は、パソコン上で業務パッケージソフトを使ってする
というスタイルが定着しています。

ハードもソフトも技術のインフラが普及したため、
価格が急速に下がっていきました。

企業のＩＴ投資の金額は、確実に１桁減っています。

●あなたの会社の今年のＩＴ予算は、いくらですか？

特に中堅中小企業においては、システム構築の仕方が
数年前と大きく変わりました。

独自に業務システムを開発する会社は減っていて、
汎用的に作られた業務パッケージを連動して使うようになりました。

企業が独自のシステムを開発するメリットがなくなったからです。

時間と費用をかけてシステムを開発して業務の生産性を上げるより、
安くてすぐ使えるパッケージソフトの費用対効果が勝っているのです。

以前は、たくさんある業務システムを比較検討すると、
システム開発会社ごとに操作性や機能面で、それぞれ特徴がありました。

今では、基本的な機能の差はほとんどなくなりました。

バージョンアップのたびに、使いやすい機能がコピーされていくので、
どのシステムも違いがほとんどありません。

●あなたの会社のシステムの特徴は何ですか？

ＩＴは、しょせん道具です。
最先端の道具を買っても、競争力に大きな差がでるわけではありません。

少し待てば、いい道具が安く手に入ります。
中小企業にとっても、お金をかけずに生産性を上げるチャンスです。

システムを購入して利用するという形態も変わりつつあります。
インターネット上に存在するいろいろなサービスを活用することが可能です。

ＩＴにお金をかけずに、便利な道具を賢く利用する時代です。

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税務調査と経理の合理化！

＜税務調査と経理の合理化！＞

先日、ウチの会社に税務調査がありました。

会社の概要を説明したあと、調査官から経理資料を要求されます。
「それでは、帳簿を見せてもらえますか？
　とりあえず、元帳と、請求書綴りと、支払い関係の書類、
　あと現金出納簿をお願いします」

「すいません。現金置いてないので、出納帳はありません」
と、私が答えると、

「現金ないんですか、ではどうやって経費精算しているんですか？」
と、調査官。

「立替経費は、月末に１ヶ月分をまとめて申請して、
　翌月の給料と一緒に振り込んで精算しています」
領収書やＳｕｉｃａの交通費明細などが貼られた経費申請書を
見せながら説明すると、調査官も納得していました。

●あなたの会社は、税務調査のときに何を見せていますか？

支払い関係の請求書などは、支払ったときにＷｅｂバンキングの
振込結果と一緒に、まとめて支払ファイルに綴じこんでいます。

支払いはすべて２５日に一括してＷｅｂバンキングで振り込みますので、
支払いが完了したら、古い順に綴じこんでいるだけです。

口座振替などの書類も、１ヶ月分をクリアポケットに入れて、
支払ファイルに入れています。

調査官は、経費や支払関係の書類を１年分見た後、
「誰が、何を使って、いつ精算されたのかがわかって助かります」
と言っていました。

おかげで、調査中、追加の資料の提示を求められることも、
ほとんどありませんでした。

●調査官は、あなたの会社の何を見ていますか？

調査の資料説明に時間がかからなかったのには、
もう１つわけがあります。

売上や支払、経費精算の書類を、すべてワークフローで
処理していたからです。

請求書番号、支払申請番号、経費精算番号が、ワークフローで発番され、
会計ソフトへ連動されるようになっています。

したがって元帳には、証憑書類の番号、取引先名などが印刷されています。
資料と会計帳簿とが、１対１に対応しているので、わかりやすいのです。

時間をかけない合理的な経理処理や、資料のファイリングの仕方は、
税務調査でも好評でした。

★税務調査のために、後処理に時間をかけるのはやめましょう！

経理を合理化したい人のために、
『経理合理化プロジェクト』第７回全国大会が開催されます。
今回のテーマは”経理のアウトソーシング”です。
４月１７日（木）午後、東京国際フォーラムで開催されます。
詳しくはこちら、↓　↓　↓　
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