経理合理化ブログ

伝票レスの本当の目的は．．．

＜伝票レスの本当の目的は．．．＞

伝票レスの目的は、ペーパーレスではありません。

紙を節約しても、コスト削減効果はあまり期待できません。
逆に、コンピュータ化して、紙の使用量は増えています。

●あなたは、今日、何枚プリンタから印刷しましたか？

伝票レスの本当の目的は、データの入力作業をなくすことにあります。

事務処理をパソコンでやるようになった今、
紙の伝票を受け取った人は、その伝票をパソコンに入力します。

コンピュータで処理できるように、人間が伝票を見てインプットします。
インプット作業は、紙のデータをデジタル化する作業なのです。

データがデジタル化されれば、その後のデータの集計、検索、加工は、
パソコンで簡単にできます。

しかし、紙に印刷して渡すと、次の人がそのデータを利用する場合は、
また、インプット作業が必要になってしまいます。

●紙ではなく、データで欲しいと思ったことはありませんか？

伝票レス化は、データの受け渡しをデジタル化するために行ないます。

データをデジタル化して、社内のインプット作業を減らしていきます。

取引が発生した時点で、一度デジタル化してしまえば、
その後の仕事は、パソコンで処理できます。

ここで大切なのは、社内で同じ形式でデータを共有することです。

個人のパソコンの中にデータがあっても、他の人はその存在を知りません。
データの形式がバラバラでは、データをすぐに活用できません。

●あなたのデータは、どのくらい他の人に活用されていますか？

『経理合理化プロジェクト』では、社内のデータをデジタル化するために、
『経理がよくなるワークフロー』というサービスを開始しました。

請求書の作成、支払承認手続き、経費精算といった経理事務が、
すべてインターネットで処理できます。

取引が発生した段階でデータがデジタル化されるので、
後の処理は、パソコンで簡単に処理できます。

一番うれしいのは、ムダな二重入力がなくなることです。

クリックすると会計仕訳データが出力されます。
経理で仕訳伝票を書いたり、仕訳をインプットしなくてよくなります。

★データをデジタル化して、社員をインプット作業から解放しましょう！

■実際のデータを使ってテストしてみたい人
＜『経理がよくなるワークフロー』無料体験申込み＞

インターネットで経費精算！

「インターネットで経費精算！」

（同じ作業の繰り返し）
社員の立替経費の精算業務は、一般社員にとっても、経理社員にとっても、
面倒くさい仕事です。

毎回、領収書を見ながら、経費精算の書類に書き込み、集計します。
経理側でも、内容をチェックしたり、検算した上で、会計伝票を起票して、
会計システムへ仕訳データを入力しています。

毎回毎回、同じ作業の繰り返しです。

●あなたは、どういう手続きで立替経費を精算していますか？

（ネットで経費精算）
繰り返し作業は、コンピュータ化すると一気に楽になります。
そこで、『経理がよくなるワークフロー』という仕組みを作りました。
インターネットで経費精算ができる仕組みです。

インターネットに接続できれば、いつでも、どこでも仕事ができます。
会社だけでなく、自宅や出張先からでも処理できます。

ネットワーク化すると、情報が共有できます。
経費精算の申請を誰がして、誰がまだなのか、
どこで手続きが止まっているのか、などがすぐにわかります。

●インターネットを利用するようになって、仕事はどう変わりましたか？

（情報を共有して効率アップ）
もう１つ、紙ではなくパソコンで処理するので、データが活用できます。

社員が使う経費は毎月ほとんど同じです。
一回処理すれば、次からは以前のデータをコピーして金額を変えるだけです。
なので２、３ヶ月使えば、それ以降はデータをコピーして簡単に片付きます。

経費精算事務のために、わざわざ会社に戻る必要もありません。
インターネットでササッと片付けることができます。
上司も承認ボタンをクリックするだけなので、自宅でも出張先でもＯＫです。

●仕事の状態が見えなくて、イライラしたことはありませんか？

（経理作業が自動化する）
経理の仕事もまったく変わります！

今まで紙で回ってきた経費精算資料が、デジタルデータとして扱えます。
そのまま、集計作業や支払の準備に使えます。

もう、紙を見ながら会計仕訳伝票を書く必要はありません。
会計システムへの仕訳データの入力作業もしなくていいのです。

経費精算の結果が、会計仕訳データとして会計ソフトへ連動します。
これであなたの会社も、経費精算の事務作業から解放されます！

★経費精算はインターネットで処理して、社員を事務作業から解放しましょう！

■インターネットで、売上・支払・経費からスケジュールまで一括管理する
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キャッシュレス経理のすすめ

『経理合理化プロジェクト』では、経理業務の効率改善のお手伝いをしています。
そのとき、最初に手を付けるのが、社員の立替経費の精算業務です。

まずは、どこの会社にもある小口現金をなくします。
簡単にできて、すぐに効果が出るからです。

キャッシュレス化のメリット
キャッシュレスにすると何がいいかというと、「現金出納」という仕事がなくなります。
現金出納業務を、誰がしているかというと、正社員です。
給料の高い正社員に、現金の出し入れをさせるのはモッタイナイ話です。

小口現金を廃止する
経費精算の依頼があると、経理担当者が小口現金の出し入れを行ないます。
つり銭がなかったりすると、銀行へ両替に行ったり、コンビニへ小銭を崩しに行きます。
入出金の取引内容を出金伝票に書き、それを現金出納帳に転記し、電卓で集計します。

金庫の現金を数えて現金出納帳の残高と照合します。
人間がやる仕事ですから、現金が合わないということがあります。
合わない場合、その原因究明に30分ぐらい要することも少なくありません。
そして１日の業務終了後、上司が立会いのもとに、金庫の中の現金を数えます。
1万円が何枚、100円玉が何個と金種別集計票に記録します。
小口現金があるだけで、これだけの仕事をやらなければなりません。

★あなたの会社では、小口経費の精算に毎月いくらコストをかけていますか？

古い習慣を捨てる
小口現金制度は、昔からどこの会社でもやっていることなので、あってあたりまえ、
ないと不便とおもいがちです。
しかし、実際に小口現金制度を廃止してみると、意外と簡単です。
キャッシュレスにした後、困ったという話は今まで聞いたことがありません。

現金を数えて、袋詰めするわずらわしい仕事がなくなります。
現金の残高があわなかったときのあの悲惨な状況からも解放されます。
現金の残高があわない場合、疑われるのは当然経理担当者です。
このようなストレスから、経理社員を早く開放してあげましょう。

★いままでの前提を捨てて、「現金がない」やり方を選択してみましょう！

◆具体的なやり方を知りたい方は、
『キャッシュレス、伝票レス、社員レス！ココまでできる経理の合理化』