経理合理化ブログ

中小企業のＩＴ化！

＜中小企業のＩＴ化！＞

中小企業は、ＩＴ化が遅れているとよく言われます。

ＩＴ化を進めるには、ある程度の投資が必要です。
資金的な余裕がない中小企業は、どうしても大企業と差がついてしまいます。

ＩＴ化する目的は、生産性の向上です。
作業時間を短縮して、コストを減らすことです。

投資したコンピュータ費用を上回るコスト削減ができないと
意味がありません。

全社的に業務システムを導入するとなると、
コンピュータ費用はスゴイ金額になってしまいます。

システムの規模が大きくなるにつれて、コンピュータはカネを食います。

障害対応、バックアップ、バージョンアップ、メンテナンスなどなど、
全部対応していたら、お金がいくらあっても足りません。

●あなたの会社の年間のコンピュータ費用はいくらですか？

中小企業のＩＴ化が遅れているもう１つの理由は、
情報システムの専門家がいないことです。

他の会社がどうやっているのかも知りません。
どれがいいのか、悪いのかもわかりません。

いくらなら安いのか、高いのかもわかりません。
これでは、システム屋さんの言いなりになるしかありません。

業務システムの導入を検討しているのであれば、
もう一度、費用対効果を検討してみましょう。

業務システムの導入がいったん決まってしまうと、
導入することが目的になってしまうことがよくあります。

目的と手段が間違ってしまうと、効果は期待できません。

●業務システムに、そんなに投資して、モトがとれますか？

最近、システムの利用形態が変わってきました。

業務システムをインストールするのではなく、
サービスを利用する形態に変わりつつあります。

ワードやエクセルがパソコンにインストールされてなくても、
Google Docs & Spreadsheetsを使えば、文書作成や表計算ができます。

業務アプリケーションも、Ｗｅｂサービスの形態で提供されています。

ＡＳＰ（Application Service Providerインターネット上の
業務システム提供サービス）や、
ＳａａＳ（Software as a Serviceオンデマンド型のソフトウェアサービス）
と呼ばれているものです。

インターネット環境を経由して、Ｗｅｂサービスとして利用すれば、
インストール作業、バージョンやデータの管理が要りません。

ＩＴ投資ができない中小企業や、システム管理者がいない中小企業に
Ｗｅｂサービスは適しています。

経済産業省も、中小企業のＩＴ化政策として、今後Ｗｅｂサービスを
活用して、中小企業の生産性を上げていく方針のようです。

★Ｗｅｂサービスを活用して、ＩＴ化を進めましょう！

インターネットで、経費精算が簡単にできるのが、
『経理がよくなるワークフロー』です。
ソフトウェアのインストールなしで、経費精算の申請や承認が簡単に
どこにいてもできます。
経費精算の結果が、そのまま会計ソフトの仕訳データに変換できます。
だから、経理社員が仕訳データを入力する必要がありません。

まずは、どんなに簡単なのか、無料で体験してみてください！
詳しくは ==>　『経理がよくなるワークフロー』

経費精算が経理の生産性を落とす！

＜経費精算が経理の生産性を落とす！＞

仕事の生産性を悪くする最大の要因は、割り込みです。
経理の仕事の効率を落としている「割り込み」作業が、経費精算なのです。

経理社員が、集中して資金繰り表を作っているときに、
営業マンが交通費の精算を依頼してきます。

経理社員は、資金繰り表の作成作業をいったん止めて、
営業マンのために交通費の精算をしてあげます。

経理社員の手と頭が、資金繰り表の作成業務から離れることにより、
仕事の効率がダウンします。

交通費の精算作業を終えて、再度資金繰り表の作成に取り掛かりますが、
仕事のペースを取り戻すまでには時間がかかります。

こうして、経費精算という割り込み作業に対応するたびに、
経理社員は仕事の効率を落としているのです。

●あなたの会社は、月に何回経費精算していますか？

以前、『経理合理化プロジェクト』で経費精算のアンケート調査をしました。

６割以上の会社が、週１回以上、経費精算をしていました。
毎日経費精算している会社も少なくありませんでした。

なぜ、頻繁に経費精算をするかというと、
仕事の優先順位が決まっていないからです。

仕事の優先順位を決める要素は大きく２つです。
仕事の「重要性」と「緊急度合い」です。

資金繰りや業績管理は、会社経営にとって重要な仕事です。
また、トラブルやクレーム対応は、すぐに対応しなければなりません。

では、社員の経費精算は、会社にとって重要性の高い仕事でしょうか？
すぐに対応しなければならない緊急な仕事でしょうか？

●あなたは、仕事の優先順位をどうやって決めていますか？

なぜ、経理社員は重要性も緊急性も高くない経費精算の仕事を
最優先で対応してしまうのでしょうか？

経理社員が、経費精算を「社員サービス」だと認識しているからです。
「経理は対応が悪い」と言われたくないからです。

経理は、雑用を増やして、忙しく仕事をしている気になっていますが、
実際には成果が上がっていないことがよくあります。

仕事は細切れにやるよりも、まとめてやったほうが効率がよくなります。

雑用を効率よく処理して、重要性の高い仕事に集中したほうが、
会社にとっての貢献度は上がります。

そのためにも、経費精算は月に１回、まとめて処理するのが効率的です。
経理社員の仕事の生産性は必ず向上します。

仕事の優先順位を会社のルールとして決めることにより、
会社にとって重要な仕事が優先されるようになります。

★経費精算を月に１回にして、重要な仕事を優先させましょう！

経理から、経費精算作業を解放するには、ツールを使うと便利です。
『経理がよくなるワークフロー』を使えば、インターネットを使って、
経費精算の申請や承認が簡単にどこにいてもできます。
経費精算の結果が、そのまま会計ソフトの仕訳データに変換できます。
だから、経理社員が仕訳データを入力する必要がありません。

まずは、どんなに簡単なのか、無料で体験してみてください！
詳しくは ==>　http://www.keiri4970.com/wf_index.html

仕訳をパターン登録する！

＜仕訳をパターン登録する！＞

会計システムの普及率は、すでに７５％を超えています。
会計ソフトも年々進化して、どんどん使い勝手がよくなっています。

会計ソフトを導入する前は、会計伝票を手で書いて、
元帳に転記して、そろばんや電卓で集計していました。

この転記、集計作業をパソコンで処理するように替えました。

会計伝票を手で書いて、科目コード印を押して、それを見ながら
パソコンに仕訳データを入力するようになりました。

伝票を書いて、入力するのは二度手間だとわかった人は、伝票を書かずに、
領収書などを見ながら直接パソコンに入力しはじめました。

●あなたの会社では何を見ながら、仕訳データを入力していますか？

経理社員は、仕訳入力のスピードを上げるために、いろいろと努力しました。

ブラインドタッチをマスターして、キーパンチャーのようになりました。
勘定科目コードをすべて暗記して、コード入力の達人になりました。

人間の能力はスゴイもので、会計ソフトを何年か使っているうちに、
ほとんどすべての会社の経理社員が、この能力をマスターしてしまいました。

でも、このやり方で、仕訳データを入力する時間を短縮するのは、
すでに限界にきています。

そこで、道具である会計ソフトの機能をもっとうまく利用することを
おすすめします。

仕訳データを入力するのではなく、仕訳データをパターン化して、
会計ソフトに登録しておきます。
会計仕訳は、登録された仕訳パターンを呼び出して、金額だけ入力します。

会社で発生する取引の９割以上は毎月発生する定型的なものばかりです。
これをすべてパターン化して登録してしまいます。

会計ソフトによって機能が多少違いますが、「自動仕訳」、「仕訳辞書」、
「仕訳パターン」などの名称で、仕訳が登録できるようになっています。

●会計ソフトの便利な機能を何％ぐらい活用していますか？

仕訳をパターン化することの一番のメリットは、
簿記の知識がなくても入力処理ができるようになることです。

経理社員が「仕訳パターン」を会計ソフトに設定してあげれば、
仕訳データの入力作業はパート社員や派遣社員へ移行できます。

仕訳がパターン化されているので、誰がやっても結果が同じになります。
パート社員や派遣社員が短期間で交替しても、問題ありません。

経理社員に、仕訳データの入力作業をやらせるのは能力のムダづかいです。
会計ソフトを活用して、経理社員を入力作業から解放しましょう！

★仕訳パターンを会計ソフトに引き継いで、経理の生産性を上げましょう！

会社の取引のほとんどは、売上、支払、経費の精算です。
『経理がよくなるワークフロー』を使えば、インターネットを使って、
請求書を作ったり、支払や経費の精算をすると、そのデータが、
そのまま会計ソフトの仕訳データに変換できます。
だから、経理社員が仕訳データを入力する必要がありません。

まずは、どんなに簡単なのか、無料で体験してみてください！
詳しくは ==>　http://www.keiri4970.com/wf_index.html

【推薦】
ベストセラー『「決定」で儲かる会社をつくりなさい』の著者
（株）武蔵野　小山昇社長
「中小企業こそグループウェアやワークフローを活用して、
社内の事務作業を減らしていかなければなりません。
こうすれば、インターネットで全員が情報を共有でき、
同じことをいちいち社員が入力しなくてもすみます。
人間がやることを減らして、コンピュータにさせることです。
これが合理化のポイントです。」

■【経理を仕訳入力から解放する『経理がよくなるワークフロー』】ＤＶＤ
詳しくは==> http://tinyurl.com/yqezlc