経理合理化ブログ

ＸＢＲＬを活用する！

＜ＸＢＲＬを活用する！＞

今年から、上場企業は財務諸表をＸＢＲＬで作成し公表するようになります。
ＸＢＲＬは、「eXtensible Business Reporting Language」の略です。

財務報告用の情報を作成、利用、流通できるように
標準化されたＸＭＬベースの言語です。

ホームページを作成するときにＨＴＭＬという言語を使うのと同様に、
ＸＢＲＬは、財務報告書類を作るときのルールというわけです。

世界的な標準であり、誰もが自由に使えるオープンな規格です。
みんなが同じルールで使うことにより、使い勝手をよくするのが目的です。

●決算書を誰にどうやって渡していますか？

今まで、紙やＰＤＦなどで見ていた財務関係の書類がＸＢＲＬ化すると、
活用範囲が広がります。

経理関係の人は、経営分析などをするときに、書類を見ながらデータを
入力していましたが、データが簡単に加工できるようになります。

インターネットから取り出した他社の財務データと比較したり、
社内の統計データなどと組み合わせて利用できるようになります。

規格が統一されると、ソフトウェアがそれに合わせて対応されるので、
ユーザーにとっては、これからますます使いやすくなっていきます。

●あなたの会社では、ＸＢＲＬをどのように活用しますか？

経理が会計処理したデータもＸＢＲＬ形式になっていれば、１つのデータを
銀行提出用、税務署提出用、社内管理用と目的に応じて使い分けられます。

社内で使う業務システムも、会計へ連動するデータがＸＢＲＬに
対応していれば、データの連動がスムーズになっていきます。

今後、会計ソフトをはじめ、関連する業務ソフトやＥＲＰパッケージが
ＸＢＲＬ化に対応していきます。

データがデジタル化され、標準化され、自動化が進みます。
経理の仕事は、ますます情報を利用する仕事になっていきます。

★もっと情報を活用できるように、仕事のやり方を変えていきましょう！

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電子納税を使ってみる！

＜電子納税を使ってみる！＞

こんにちは、『経理合理化プロジェクト』児玉尚彦です。

今回は、電子納税についてです。

経理から小口現金をなくして、Ｗｅｂバンキングを利用するようになると、
日常業務で銀行へ行くことはなくなります。

手形や小切手を扱う企業では、銀行への取立て依頼業務が残りますが、
手形・小切手の取引高は減少傾向にあります。

いろんな会社の経理の人に話を聞くと、
毎月銀行へ行くのは税金の支払いがあるから、
という人が少なくありません。

インターネットで税金の支払ができるようになったのは知っているけど、
実際には使っていない人が多いようです。

電子納税（ｅ－Ｔａｘ）をやろうとしたけど、手続きが面倒くさいので、
やめてしまった人もかなりいました。

●電子納税をしようとして、何回くじけましたか？

電子納税をしようとして、あきらめてしまうことが多いのは、
税金を払おうと思ったときに、その場ですぐにできないからです。

以前は、まず申請手続きを郵送でして、税務署から書類が送られてきて、
それからやっと税金の支払いができるという状態でした。

今は改善されて、インターネットで申請ができるようになりました。
源泉税などを支払うだけなら、電子署名やカードリーダも要りません。

電子納税について調べているより、税務署や会計事務所に電話して
やり方を聞いてしまったほうが早いです。

法人税や消費税の納税は、Ｗｅｂバンキングのペイジー（pay-easy）
だけでできます。

１回やってしまえば、次からは簡単です。
これで、もう銀行へは行かなくてすみます。

★税金の支払いは５分ですませて、考える仕事に集中しましょう！

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合理化と内部統制！

＜合理化と内部統制！＞

企業の内部統制の話題が、いろいろと出ています。

中小企業は直接規制を受けるわけではありませんが、
まったく考えなくてもいいというわけでありません。

人数が少ない中小企業の場合、内部統制よりも効率が優先されます。
そのため、経理がいろいろな仕事を兼務している会社が少なくありません。

経理が請求書を発行して、入金管理もしています。
業者からの請求書も、経理がチェックして支払っています。

お金の出し入れも経理がやって、同じ人が会計帳簿も付けています。

●あなたの会社では、経理社員が休むと何の業務が困りますか？

周りの人たちも、面倒くさい事務処理はなんでも経理に回します。
しだいに仕事のやり方は、経理がやりやすいように組まれていきます。

慣れている人が、一人でやったほうが早いので、同じ人が長く担当します。
仕事の手順や作業方法などは、経理担当者の頭の中にしかありません。

こうして中小企業では、経理がやった仕事を社内でチェックしなくなります。
経理は書類だけで処理するので、取引の内容に関してはよく理解していません。

●あなたの会社では、取引の結果を誰がチェックしていますか？

中小企業の場合、内部統制のルールをすべて適用するのは大変です。
しかし、会社として最低限の内部牽制のルールは決めておきたいものです。

たとえ事務処理は経理が担当したとしても、取引の結果については、
営業や業務担当者や管理職が責任を持ってチェックするようにします。

事務処理については、ミスや不正を起こりづらくするために、
コンピュータ化したり、アウトソーシングする会社もあります。

経理も自分の仕事をしまいこまずに、もっとオープンにして、
チェックしてもらう姿勢が大切です。

一人では気がつかない部分を、社内で検証する仕組みが必要です。

★事務処理を合理化して、早く結果をフィードバックしましょう！

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キャッシュレスでの仮払精算！

＜キャッシュレスでの仮払精算！＞

経費精算をキャッシュレスにした会社からよく質問されるのが、
仮払いについてです。

そこで今回は、『経理合理化プロジェクト』がおすすめしている
とても簡単な仮払いの仕方について紹介します。

出張や接待が多い営業社員や管理職が、立て替えが必要なときに
経理に仮払いの申請している会社は少なくありません。

経費の仮払いをした場合、本来であれば、その都度精算すべきです。
しかし、そうすると経理側で「仮払金」勘定の残高管理が必要となります。

各人の仮払金の残高を毎月合わせる面倒な仕事が発生してしまいます。

●あなたの会社では、毎月何人分の仮払いを管理していますか？

なぜ、仮払いが必要かというと、社員に金銭的な負担がかかるからです。

最近は、クレジットカードを利用する人が増えたので、
どこの会社でも、仮払いの申請をする人が減る傾向にあります。

それでも業務上、仮払いが必要な社員に対しては、
最初に一定金額を社員の預金口座に振り込みます。

ただし、この仮払いしたお金は、毎月精算しません。
本人が仮払いが必要でない状態になるまで、そのままにしておきます。

たとえ仮払いしたとしても、毎月使った経費の合計を申請してもらい、
経理は使った分だけ振り込んで精算します。

仮払の精算は行なわないので、たとえば１０万円を仮払いしたのであれば、
その１０万円は常に仮払の状態のままです。

決算で問題になる会社は、決算のときだけ仮払いを精算します。

●仮払いをする目的は何ですか？

こうすれば経理では、仮払いした人としない人を区分する必要がありません。
毎月、全員同じように経費精算をすることができます。

細かくきっちり管理しようとすると、面倒な仕事が増えます。
管理しないやり方にすれば、時間が節約できるのです。

余談ですが、
「仮払いをしたら、その日に飲みに行って全部使ってしまった
ヤツがいるので、仮払い制度を廃止しました」
という会社がありました。

いずれにしても仮払いしなければ、管理する仕事が１つ減ります。

★儲からない仕事を減らして、経理本来の仕事に時間を使いましょう！

経費精算も、インターネットですると便利です。
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