経理合理化ブログ

経理のＩＴ化とアウトソーシング！

＜経理のＩＴ化とアウトソーシング！＞

経理を含めた会社内の事務処理は、どんどんＩＴ化が進んでいます。

今、あなたがパソコンで処理している事務作業は、ほんの数年前まで
手で書いて、書類を渡して処理していました。

経理の人も、計算はパソコンがしてくれるので、
最近では電卓すら使うことが減りました。

経理社員が作業していた仕事が、コンピュータの中へ吸収されていきます。

書類を見て、取引を判断して、分類して、集計して、結果を検証するという
作業行程の中の、中間部分が年々ＩＴ化されていきます。

残るのは、インプット作業とアウトプットの検証だけになっていきます。

●あなたの仕事は、インプット作業ですか、アウトプットの検証ですか？

判断して処理する仕事がＩＴ化されると、インプット作業には専門的な知識は、
それほど要求されなくなります。

データが正しくインプットされれば、結果がアウトプットされます。
だれが入力しても、結果は同じです。

そうなると、経理の専門的な知識がそれほどない人でも、
経理事務の入力作業ができるようになっていきます。

さらに、インターネットでネットワークが広がると、
世界中のどこでも、インプット作業ができるようになります。

経理の仕事がＩＴ化された今、経理事務の多くはインプット作業になり、
インターネットに接続できれば、世界中で処理できるようになりました。

●あなたの仕事で、あなたにしかできない仕事は何ですか？

実際に、日本企業の経理や総務、人事関係の仕事が中国で行なわれています。
仕事はすべて、インターネットを経由してパソコンで行なわれます。

まさに、ＩＴ化が進むと分業化が加速することを表しています。
アウトソーシングされる業務範囲が拡大しています。

経理も、道具が変わると、仕事をする人が変わるのです。

環境が変わったら、何が重要な仕事になるかを考えて、
経理のスキルを活かせる仕事にステップアップしていきます。

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売掛金管理のスピードアップ！

＜売掛金管理のスピードアップ！＞

こんにちは、『経理合理化プロジェクト』児玉尚彦です。

経理事務を簡単にスピーディーにする情報をお届けしています。
今回は、売掛金の回収管理についてです。

経理の業務改善のお手伝いをしていますが、いろいろな業務の中でも
問題が多いのが売掛金の回収管理です。

得意先件数に比例して、作業時間が増え、人員も増やさなければなりません。
入金日が月末などに集中することもあり、人の配分もむずかしいようです。

回収もれは、会社のキャッシュフローに影響してきますから、
迅速な対応が要求されます。

●あなたの会社は、入金結果がいつ得意先担当者に知らされますか？

得意先件数が、50件、100件、500件、1000件を超えたら、
請求回収管理のやり方を変えてみることをおすすめします。

特に、回収管理については、件数が増える前にシステム化を検討すべきです。
やり方を変えないと、人を増やして対応するしかないからです。

もちろん、金額が誤って入金されたり、合算して入金されている場合など、
すべてシステムで自動化できるわけではありません

しかし、８０％以上の入金は請求額どおりに入金されます。

銀行の入金データを、販売管理システムや会計システムに取り込んで
売掛金の消し込みや会計仕訳を自動化することも可能です。

銀行の消し込みサービスを利用している会社もあります。

得意先件数が増えてきたと感じたら、そろそろやり方を変える時期だと
思ってください。

●売掛金の回収管理を早めるには、他にどんな方法が考えられますか？

まずは、人間の判断がいらない入金処理についてシステム化します。
そして空いた時間を、得意先との確認作業や入金もれのチェックにあてます。

売掛金の回収管理の目的は、入金を正しく記録するだけではありません。
素早く入金を確認して、回収もれを解消することです。

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経理人材を有効活用する！

＜経理人材を有効活用する！＞

３月は卒業のシーズンです。
季節的にも、新しく何かを始めたくなります。

経理社員の人には、この時期に事務作業からの卒業を提案しています。
４月から、新しい仕事にチャレンジできるようにするためです。

そのために『経理合理化プロジェクト』では、いままで一貫して、
経理のルーチンワークの合理化手法を紹介しています。

経費精算のキャッシュレス化
預金口座の一本化、支払い日の統一
インターネットバンキングの活用
ファイリング方法の変更
仕訳入力のパターン化
業務システム連動による伝票レス化
などです。

やり方を変えない限り、作業時間は変わりません。
この時期を逃すと、また１年間同じことを繰り返してしまいます。

●あなたは今年、何を卒業しますか？

事務作業を引き継ぐためには、作業を仕組みにする必要があります。
必要のない作業を排除して、作業を単純化して、手順化します。

判断が入らなくても、処理できるようにしていきます。
そして、誰がやっても結果が同じになるようにします。

でも、ベテランの人の頭に入っているやり方をマニュアル化するのは大変です。
そこで、ＩＴという道具を使います。

ベテランの人の作業手順を、パターン化してパソコンで処理できるようにします。
そうすれば、経験のない人でも簡単に作業できるようになります。

●あなたの仕事は、誰に引き継ぎますか？

経理事務が仕組化されると、時間を効率的に活用できるようになります。
時間効率が上がると、会社の生産性が向上します。

会社にとって、人材と人件費コストのムダづかいが解消されます。
経理社員にとっては、時間とスキルのムダづかいが解消されます。

春は、ムダづかいをやめて、新しいやり方に変えていく絶好のタイミングです。

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電子申告のメリット！

＜電子申告のメリット！＞

今年から個人のお客様の確定申告は、すべて電子申告にしました。
電子申告にしたところ、３月上旬の事務所の状態が変わりました。

去年までは、３月に入ると申告書の提出準備に追われていました。
スタッフの机の上は、常に書類でいっぱいでした。

申告書を印刷して、源泉徴収票や保険のハガキを貼り付けて、
順番に並べ替えてセットして、お客様にハンコを押してもらって、
郵便局へ行って配達記録で税務署へ送っていました。

カラープリンターになる前は、税務署のＯＣＲ用紙に合わせて
印字調整するのにも時間がかかっていました。

税金の計算以外の部分でかなりの時間を使っていたわけです。

●誰のために、書類の整理に時間をかけていますか？

電子申告にしたところ、医療費の領収書や源泉徴収票などを
税務署へ紙で提出する必要がなくなりました。

特殊なケースを除いて、ほとんどの場合、インターネットで
申告手続きが完了します。

提出書類を印刷して、書類を貼って、ハンコを押して、郵便局へ行く
という税務署ための作業から解放されました。

電子申告したデータは、ＰＤＦファイルでサーバーに保管します。

申告後の紙の資料をバインダーにファイルして、表紙をつけて、
インデックスをつける作業もなくなります。

紙でデータを管理しなくなれば、時間もスペースも節約できます。
申告を電子化してみて、紙に時間を取られていることを実感しました。

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