経理合理化ブログ

集計してからが本当の仕事！

＜集計してからが本当の仕事！＞

経理の人の仕事を見ていると、毎月試算表を作ったら終わり、
という人が少なくありません。

試算表（Trial Balance）とは、もともと、借方と貸方の合計が
一致していることを検証するために作るものです。

手で集計していた頃は、右側と左側がなかなか合いませんでしたから、
貸借を合わせるのが、ひと仕事でした

今はコンピュータが集計するので、合わないことがありません。
経理の人は、仕訳データを入力するだけです。

ですから、試算表を作って、毎月の仕事が完成だと思っている人は、
入力作業が自分の仕事だと認識しているということです。

●あなたが、毎月試算表を作る目的は、何ですか？

本来は、月次試算表を作ってからが仕事の始まりです。

内容を確認して、経営者に報告します。
ポイントは、早く、わかりやすく説明することです。

経営者の視点に立たないと、要領を得ない説明になってしまいます。
経営者が気にしているのは、次の３つです。

１．儲かっているか
２．お金は足りているか
３．問題はないか

経営者が知りたいことを、早く、わかりやすく伝えるのが、
経理の大事な役割です。

●あなたは毎月、いつ、何を、どうやって経営者に伝えていますか？

経理は、経営者の視点で集計結果を分析します。

過去のデータや予算と比較して、売上、費用、利益
の金額や率をチェックします。

お金の動きを見ながら、運転資金の状況、設備投資の予定、
人材の採用予定などと照らし合わせます。

異常値が発生していたら、現場に行って、原因を確かめます。

そして、集計データの中身を検証した結果を、経営者に伝えます。
経営者は、タイムリーでわかりやすい報告を待っています。

経理は、集計してからが、本当の仕事の始まりなのです。

★素早く集計して、経理本来の仕事にパワーを集中しましょう！

月次試算表を早く集計するには、便利なツールを使うと効率的です。
インターネットバンキングの預金データを会計仕訳に変換できれば、
毎月の会計処理は大幅に改善できます。

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決算の納期は、いつ？

＜決算の納期は、いつ？＞

日本では、年度の関係があり、３月決算の会社が多いと言われています。

たくさんある３月決算の会社の決算の状況を見ていると
面白いことに気がつきます。

決算がまとまる時期は、大企業は早く、次に中堅企業、
そして中小企業、最後が零細企業の順番です。

会社の規模が大きいほど、取引が多いので、決算業務も大変なはずです。
取引の少ない中小企業なら、決算も簡単にまとまりそうです。

なのに決算がまとまる時期は、大企業が早く、中小企業は遅いのです。

●あなたの会社は、いつ頃、決算がまとまりますか？

なぜ、取引の多い大企業のほうが、決算が早くまとまるのでしょうか？

早くしろ、という人がいるからです。
結果が早くでるのを待っている人がいるからです。

決算の大きな目的の１つが、利害関係者に結果を報告することです。

大企業は、株主に早く結果を報告しなければなりません。
中堅中小企業は、銀行へ結果を報告します。

小さい会社は、株主＝社長、資金調達も社長自らするので、
結果を報告する人がいません。

外部へ結果を報告する必要がない小さい会社は、
税金の申告期限が、決算をまとめる期限になっているのです。

●あなたの会社は、誰のために決算をまとめていますか？

大切なのは、仕事の納期を決めることです。

納期を決めるということは、
「誰のために」仕事をするのか、
「何のために」仕事をするのか、
をハッキリさせることだからです。

納期は、仕事の目的を定義する大事な要素です。

★納期を決めて、仕事の目的をハッキリさせましょう！

決算業務を早めるには、経理事務のＩＴ化が有効です。

【推薦】
ベストセラー『「決定」で儲かる会社をつくりなさい』の著者
（株）武蔵野　小山昇社長
「中小企業こそグループウェアやワークフローを活用して、
社内の事務作業を減らしていかなければなりません。
こうすれば、インターネットで全員が情報を共有でき、
同じことをいちいち社員が入力しなくてもすみます。
人間がやることを減らして、コンピュータにさせることです。
これが合理化のポイントです。」

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月次決算を早めるコツ！

＜月次決算を早めるコツ！＞

いろんな経営者にインタビューしてみました。

「経理に何かリクエストはありますか？」

答えが一番多かったのが、
「月次決算をもっと早く出してほしい」
でした。

●あなたの会社は、前月の月次決算が、いつまとまりましたか？

社長は、みんな短気です（笑）。

前月の業績の結果を早く知りたいのです。
結果を見て、早く次の手を打ちたいのです。

月次決算を早めるコツは、２つあります。

１つ目が、納期を決めることです。
２つ目が、やり方を変えます。

●これ以上、月次決算を早くすることはできないと思い込んでいませんか？

まずは、月次決算をいつまでにやるかを決めます。
スケジュール帳を出して、次回の業績検討会をいつやるかを決めてしまいます。

毎月、月初に業績検討会をするように日程を先に決めてしまうのです。
業績検討会のときに、月次決算がまとまっていなかったら会議になりません。

納期を決めるということは、仕事の目的をハッキリさせることです。

だれのためにやるのか
なんのためにやるのか
ということが明確になっていないから、月次決算が遅いのです。

●あなたは、だれのために、何のために、仕事をしていますか？

納期が早くなったら、それに合わせて仕事のやり方を変えます。

経理が今までのように請求書や領収書を見ながら仕訳を入力していては、
どうしても入力作業に時間がかかります。

そこで仕訳を入力しないやり方に変えます。
ワークフローという便利な道具を使います。

取引に対する会計仕訳をあらかじめ設定しておくのです。
たとえば、「交通費精算」であれば、勘定科目は「旅費交通費」というように、
会計仕訳をワークフローに登録しておきます。

取引をワークフローに登録しておけば、取引の結果が、会計仕訳データとして、
簡単に取り出せます。
そうすれば、経理社員が会計仕訳を入力する作業がなくなるのです。

会計仕訳の入力作業がなくなれば、月次決算は早くまとまります。

★納期を決めて、仕訳入力作業をなくして、月次決算を早くしましょう！

月次決算を早めるには『経理がよくなるワークフロー』が効果的です！

インターネットで、経費精算、支払申請、請求書発行ができて、
結果が会計ソフトに連動します。
時間がかかっていた会計仕訳の入力作業がなくなります。

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