経理合理化ブログ

電子納税を使ってみる！

＜電子納税を使ってみる！＞

こんにちは、『経理合理化プロジェクト』児玉尚彦です。

今回は、電子納税についてです。

経理から小口現金をなくして、Ｗｅｂバンキングを利用するようになると、
日常業務で銀行へ行くことはなくなります。

手形や小切手を扱う企業では、銀行への取立て依頼業務が残りますが、
手形・小切手の取引高は減少傾向にあります。

いろんな会社の経理の人に話を聞くと、
毎月銀行へ行くのは税金の支払いがあるから、
という人が少なくありません。

インターネットで税金の支払ができるようになったのは知っているけど、
実際には使っていない人が多いようです。

電子納税（ｅ－Ｔａｘ）をやろうとしたけど、手続きが面倒くさいので、
やめてしまった人もかなりいました。

●電子納税をしようとして、何回くじけましたか？

電子納税をしようとして、あきらめてしまうことが多いのは、
税金を払おうと思ったときに、その場ですぐにできないからです。

以前は、まず申請手続きを郵送でして、税務署から書類が送られてきて、
それからやっと税金の支払いができるという状態でした。

今は改善されて、インターネットで申請ができるようになりました。
源泉税などを支払うだけなら、電子署名やカードリーダも要りません。

電子納税について調べているより、税務署や会計事務所に電話して
やり方を聞いてしまったほうが早いです。

法人税や消費税の納税は、Ｗｅｂバンキングのペイジー（pay-easy）
だけでできます。

１回やってしまえば、次からは簡単です。
これで、もう銀行へは行かなくてすみます。

★税金の支払いは５分ですませて、考える仕事に集中しましょう！

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合理化と内部統制！

＜合理化と内部統制！＞

企業の内部統制の話題が、いろいろと出ています。

中小企業は直接規制を受けるわけではありませんが、
まったく考えなくてもいいというわけでありません。

人数が少ない中小企業の場合、内部統制よりも効率が優先されます。
そのため、経理がいろいろな仕事を兼務している会社が少なくありません。

経理が請求書を発行して、入金管理もしています。
業者からの請求書も、経理がチェックして支払っています。

お金の出し入れも経理がやって、同じ人が会計帳簿も付けています。

●あなたの会社では、経理社員が休むと何の業務が困りますか？

周りの人たちも、面倒くさい事務処理はなんでも経理に回します。
しだいに仕事のやり方は、経理がやりやすいように組まれていきます。

慣れている人が、一人でやったほうが早いので、同じ人が長く担当します。
仕事の手順や作業方法などは、経理担当者の頭の中にしかありません。

こうして中小企業では、経理がやった仕事を社内でチェックしなくなります。
経理は書類だけで処理するので、取引の内容に関してはよく理解していません。

●あなたの会社では、取引の結果を誰がチェックしていますか？

中小企業の場合、内部統制のルールをすべて適用するのは大変です。
しかし、会社として最低限の内部牽制のルールは決めておきたいものです。

たとえ事務処理は経理が担当したとしても、取引の結果については、
営業や業務担当者や管理職が責任を持ってチェックするようにします。

事務処理については、ミスや不正を起こりづらくするために、
コンピュータ化したり、アウトソーシングする会社もあります。

経理も自分の仕事をしまいこまずに、もっとオープンにして、
チェックしてもらう姿勢が大切です。

一人では気がつかない部分を、社内で検証する仕組みが必要です。

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経理は中国へ！

＜経理は中国へ！＞

１月１７日から中国の大連へ行ってきました。

2007年秋にＮＨＫスペシャルで放送された『人事も経理も中国へ！』
の現地の状況を視察するのが目的です。

経理や総務、人事などのいわゆる企業のバックオフィス業務や
コールセンター業務などを外部委託することをＢＰＯと言います。

ＢＰＯとは、ビジネス・プロセス・アウトソーシングの略です。
欧米企業がインドなどでＢＰＯを活用しているのは有名です。

欧米と比較して日本企業のホワイトカラーの生産性が低いのは、
いまだに給料の高い人が単純作業をやっているためだと言われています。

●あなたは、１日何時間、単純作業をしていますか？

今回訪問した大連市のインフォデリバ―社では、日本語ができる社員が
約１５０人いて、日本企業の業務を忙しくこなしていました。

給料計算や、経費精算、支払準備、リース契約の更新、人事異動の登録など、
経理や総務、人事部門の日常業務を大連で行なっています。

作業手順は、すべて日本語でマニュアル化され、標準化された作業を
たんたんとこなしていました。

アウトソーシングのメリットは、コストダウンとコア業務への集中です。

誰でもできる仕事は、コストの安い人にやってもらい、
社員には、会社への貢献度が高い仕事に集中してもらうためです。

単純な日常業務がこなせる人は、社外に、世界中に、たくさんいます。
あなたが、社内でしかできない仕事で活躍することが求められています。

★単純作業をやめて、経理がもっと会社に貢献できる仕事をしましょう！

単純作業をやめるには、ＩＴツールを活用すると効果的です。
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経理の今年の目標！

＜経理の今年の目標！＞

あなたは、２００８年をどんな目標を持ってスタートしたのでしょうか？

経理の場合、日々の業務が忙しくて、新しい仕事になかなか挑戦できない
という人が少なくありません。

自分から変えようとしない限り、日常業務に流されて、
去年と同じような一年を過ごしてしまいます。

去年と同じように仕事をしているほうが楽ですが、
それでは成長がありません。

自分がキャリアアップするために、目標設定は大切です。

●あなたは３年後に、どういう状態になっていたいですか？

新しくチャレンジすることを決めたら、
新しいことをやる時間をどうやって作るかを考えます。

そのとき、参考になるのが、他の会社がどうやっているかです。
すでにいろいろな方法で効率を上げている会社がたくさんあります。

経理のやり方は、ここ数年で大きく変化しています。
アウトソーシングとＩＴ化が、大きな２つの流れです。

時間がかかっていた経理事務を、外部にまかせるか、
コンピュータ化して、社内の効率を上げています。

アウトソーシングやＩＴ化できる仕事の範囲は日々拡大し、
レベルも進化しています。

●新しいことにチャレンジするために、何を利用しますか？

経営者から会社の今年の目標や課題などが発表されたと思います。
それに対して、自分が経理として何ができるかを考えます。

会社の目標に個人の目標を合わせていくと、モチベーションが上がります。
仕事を通して、自分も成長できるからです。

成長するために、今年もさらに経理業務の生産性を上げていきます。

★新しいやり方を取り入れて、会社もあなたも成長していきましょう！

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会社で何をしていますか？

＜会社で何をしていますか？＞

今回は、経理の意識レベルについてです。

毎月、経理セミナーの講師をしています。
セミナーの中で、経理社員の人に次の質問をします。

「家族から『会社で何をしているの？』と聞かれたら何と答えますか？」

子供や、親、配偶者など、仕事や経理のことがわからない人に対して、
自分の仕事を説明するのは、とてもむずかしいことです。

●あなたは毎日、会社に何をしに行っていますか？

「何をしているの？」と聞かれて、
「帳簿を付けている」と答える経理社員は少なくありません。

会社の取引を正確に記録することは、経理の大切な仕事だからです。
具体的な作業内容を説明したほうがわかりやすいということもあります。

日常の作業に意識が向いていると、「帳簿付け」という作業レベルで
自分の仕事を説明しようとしてしまいます。

「業績を管理している」と答える経理社員もいます。
管理職の人に多い答えです。

会社の中での立場や役割を強く意識している人は、
経理が行なっている仕事の役割を説明しようとします。

●あなたの仕事に対する意識は、どこにありますか？

「会社で何をしていますか？」と質問して、
「会社の夢を実現させている」と答えた経理の人がいました。

経営者が聞いたら、泣いて喜ぶ答えです。

会社の目標に、自分の意識を合わせて仕事をしているのは、
すばらしいと感じました。

特に経理の仕事は、デスクワークが中心で事務処理に追われてしまい、
経営者の考え方や顧客の声から意識が離れがちです。

自分の仕事が、会社や社会にどのように貢献しているのかを
意識するように心掛けるのを忘れないようにしたいものです。

★仕事の意識を高めて、会社へ積極的に貢献しましょう！

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経理を合理化すると資金繰りがよくなる！

＜経理を合理化すると資金繰りがよくなる！＞

年末は、どこの会社もお金が忙しくなります。
この時期、資金繰りで頭を悩ませている経営者は少なくありません。

以前、経理の合理化でお手伝いした会社でこんなことがありました。

経理社員が、支払いや預金口座間の資金移動のために、
毎日のように銀行へ行っていました。

請求書が回ってくると、経理社員はすぐに支払い手続きをしていました。
自分のところに来た仕事をこなすのが、自分の仕事だと思っていました。

「忙しい」、「会社にお金がない」、と口癖のように言っていました。

●あなたは、周りの人に、どんなグチをこぼしていますか？

作業に追われると、仕事の本質を見失います。

そこで、銀行へ忙しく通っている経理社員の仕事を整理しました。

決済口座を一本化して、資金移動を減らしました。
その会社の支払い基準を見直し、支払い日を月１回にしました。

それだけで、いままでの作業量が大幅に減りました。
支払日を決めるということは、作業をしない日を決めるということです。

●あなたは作業をしない日が、月に何日ありますか？

支払い業務を合理化したら、もうひとつ効果がありました。
資金繰りがよくなったのです。

あたりまえですが、支払日を入金日の後にするだけで、
預金の残高が底をつくことがなくなりました。

入金はコントロールできませんが、支払いはコントロールできます。
作業に追われると、仕事の本質を忘れてしまうのが恐いところです。

支払いをコントロールすると、事務作業が減って、
会社のキャッシュフローも改善されます。

★仕事を自分でコントロールしていきましょう！

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今年の経理の成長率は？

＜今年の経理の成長率は？＞

早いもので、今年もあとわずかになりました。
１年間をふり返る時期です。

私は、よく経理の人に、決算のタイミングで仕事の棚卸しをしてください、
と言って、経理部門の作業を洗い出してもらっています。

決算が、仕事の節目だからです。
節目節目でチェックしておかないと、目的を見失ってしまうからです。

同様に、個人としての仕事のふり返りをするのは、年末です。
手帳を替えるときに、どんな１年だったかを評価してみます。

●あなたは去年と比べて、１年間で何％成長しましたか？

自分を評価するとき、成長が確認できた人はポイントが高く、
去年と変わらなかった人は評価が低いのではないでしょうか？

経理部門では、仕事の内容が去年とほとんど変わらなかった
という人が少なくありません。

経理はやることが決まっていて、人事異動が少ないので、
変えたくても、なかなか変えられないとよく聞きます。

しかし、周りから見ると、古いやり方に固執して、
何も変えようとしていないようにも見えます。

自分から今まで抱えている仕事を手放さないと、
新しいことはできません。

●あなたは今年、何を卒業して、何を始めましたか？

来年の目標を考えるときに、新しく挑戦することを決めます。
そのときセットで、何をやめるかを決めてください。

自分の時間は限られていますから、今までと同じ仕事のやり方では
新しい仕事をする時間ができません。

仕事の生産性を上げていくしかありません。

生産性を上げるには、手順の見直し、システム化、アウトソーシング、
派遣社員の活用、やり方はいろいろあります。

来年もっと成長するために、今から準備をしておきましょう。
そのために、あなたはまずからはじめますか？

★会社の成長に合わせて、経理も成長していきましょう！

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領収書は電子保存すべきか？

＜領収書は電子保存すべきか？＞

今回は、書類の整理保管についてです。

領収書や請求書の保管の仕方について、よく質問されます。
紙は、どんどんたまっていきますから、みなさん苦労しているようです。

税務上、領収書や請求書は、原則７年間の保存が義務付けられています。
保存しなければならない企業側にとっては、場所をとるのでいい迷惑です。

書類の量が多い企業では、決算が終わったら、領収書や請求書など
経理関係の資料はダンボールに詰めて倉庫にしまっています。

ダンボールの上に事業年度を書いておき、７年経ったら捨てています。
最近は情報漏えいが恐いので、焼却したり、溶解したりしています。

●あなたの会社は、過去の領収書や請求書をどうやって保管していますか？

電子帳簿保存法ができてから、紙の書類を電子メディアで保管する
ことも認められるようになりました。

書類をスキャナーで読み込んで、ハードディスクやＤＶＤ、ＣＤ－Ｒ
などで保管している会社もあります。

ただし、電子化を徹底しようとすると、大変です。

サイズが不ぞろいの領収書や請求書、納品書などを１枚ずつスキャナー
に読み込ませなければならないからです。

サイズが異なる書類でもセットすれば読み込んでくれる便利なスキャナー
も市販されていますが、それでも100％やるのは面倒なようです。

●あなたの会社は、どこまで電子化しますか？

『経理合理化プロジェクト』としては、後処理に時間をかけない
ことを推奨しています。

領収書を貼って保存するより、スキャナーで読み込んだほうが
手間がかからないのであれば、電子化したほうがいいでしょう。

後から見ることがほとんどない少額の領収書を、１枚ずつスキャナーで
読み込むほうが面倒くさいのであれば、紙のまま保存します。

これから電子化は進んでいくと思います。
しかし、紙の領収書が当分無くならないのも事実です。

重要でないことに、時間を費やすことだけは避けたいものです。

★これ以上、書類を丁寧に保存するのは止めましょう！

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経理を人に依存させない！

＜経理を人に依存させない！＞

毎月何件も、経理業務の合理化のお手伝いをしています。

すぐに合理化できて効率が上がる会社が多いのですが、
その中に何件かは、合理化がうまく進まない会社があります。

合理化ができない会社は、新しいやり方を受け入れられない会社です。
いままでのやり方を捨てられないからです。

やはりベテランの経理社員ほど、抵抗があります。
頭では理解できても、行動を変えるのはむずかしいようです。

●あなたは、今の仕事を何年続けていますか？

経理業務の合理化の提案をするときに、いつも言うことがあります。
「経理社員の人事異動が必要になることがあります」

ベテラン経理社員が、新しいやり方を受け入れなかったときに、
会社として、経理部として、どう対応するかが問われるからです。

経営者や管理職は、経理事務がよくわからないので、
ベテラン経理社員を外すと、仕事がまわらなくなることを心配します。

ベテラン経理社員も、仕事を引き継ごうとせずに、
自分にしかできないようにしていきます。

これでは、ベテラン経理社員が辞めるまで、やり方は変わりません。

●あなたが休んでも、仕事は回りますか？

同じ仕事を、何年も続けていると、仕事が人に依存していきます。

個人の都合で会社が機能しなくなるのは、危険です。
仕事は、会社として仕組みにしていきます。

もし、ベテラン経理社員に依存しているのであれば、
一日も早く、経理を仕組みに変えていきます。

そのとき、ベテラン経理社員を責めるのではなく、
「いままでよくやってくれた」と評価してあげましょう。

そうすれば、新しいやり方に変えて、もっと会社に貢献してくれます。
合理化をうまくやっている会社では、そうやっています。

★経理社員を事務にしばりつけずに、自由にしましょう！

毎月同じような事務作業をしていると感じたら、手順化すると効率的です。
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質問でわかる経理のレベル！

＜質問でわかる経理のレベル！＞

企業の経理部門から、毎日いろいろな質問が寄せられます。
日常の経理処理から、税務や会計の判断などさまざまです。

質問から、その経理担当者が取り組んでいる仕事の内容がわかります。
質問の内容で、その人の仕事の意識がどこを向いているかがわかります

事務作業が中心の人からは、次のような質問が多いです。
・経費精算のやり方
・会計仕訳や勘定科目の区分
・交際費や消費税などの取り扱い
・会計ソフトの操作方法

●あなたは、最近仕事で、どんな質問をしましたか？

同じ経理担当者でも、毎年同じような質問をする人もいれば、
いつも違う質問をしてくる人もいます。

ある会社の経理担当者は、毎年質問の内容が変わっていきます。
質問を聞くだけで、仕事の範囲が広くなっているのがわかります。

質問の内容で、会社における立場や役割が上がったのを感じます。
仕事の意識が、作業レベルから、管理レベルに変わっているのです。

●あなたは、どのような立場で質問をしていますか？

経理担当者で、一番恐いのが質問をしなくなることです。
仕事に慣れてくると、疑問がなくなり、質問が出なくなるからです。

仕事がこなせるようになったら、次に新しい仕事に挑戦していきます。
新しい仕事をすると、必ず疑問がわいてきます。

ですから、質問が出なくなったら、成長が止まったと感じるべきです。

経理で慣れた事務作業ばかりしていると、
成長が止まってしまう危険があるのです。

★新しい仕事にチャレンジして、ドンドン質問しましょう！

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