経理合理化ブログ

勘定科目のこだわりを捨てる！

＜勘定科目のこだわりを捨てる！＞

私は仕事柄、いろんな会社の決算書を見ます。
２，３年分を並べて変化を確認します。

そのとき困るのは、経理処理が継続していない場合です。
勘定科目が年によって変わっていることが少なくありません。

経理担当者が替わると、
経費科目の分類が変更されていることがよくあります。

経理担当者に、科目を変更した理由を聞いてみると、
「そのほうが慣れているから」「いつもそうしていたから」
という個人的なもので、判断基準はあいまいです。

●あなたは、勘定科目をどうやって決めていますか？

営業で車をよく使う会社では、「車両費」という勘定科目を使います。
車関係の諸費用は、すべてこの「車両費」勘定で処理します。

１年分の「車両費」を集計して、車の台数で割ると、
１台あたりの年間費用がわかります。

予算を組むときも、来期、車を１台増やすと、
費用がいくらかかるかがすぐに計算できます。

しかし、経理には細かいとろを気にする人が多いので、
勘定科目もやたらと細かく分類したがります。

自動車税は「租税公課」、自動車保険は「保険料」と、
経理的な判断基準で科目を分類してしまいます。

どちらが正しいということではありません。
何のために分類して集計するかが大事なのです。

●あなたの会社は、どういう目的で経費を分類していますか？

アウトプットを見る人のことを忘れてしまうと、
作業を細かくやることで自己満足してしまうので危険です。

何のために、どうやって分類して集計するのかは、
個人の判断ではなく、会社のルールです。

小さいことほど、ルールを決めておくと、
作業する人がムダな時間を使わずにすみます。

★勘定科目を個人で判断するのをやめて、ルール化しておきましょう！

毎月使う経費は同じなので、経費精算のときに選ぶだけにしておくと便利です。
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小口の売掛金は管理しない！

＜小口の売掛金は管理しない！＞

最近、小口の売掛金の管理が問題になっている会社が増えています。
どこの会社もインターネットで販売をするようになったからです。

小売業はもちろんのこと、サービス業や製造業、卸売業までが、
自社のホームページで買い物サイトを作りました。

インターネットで検索してきた全国の人が、クリックして注文します。
会社側は、商品と請求書と振込用紙を一緒に発送します。

商品を発送した時点で、売掛金という売上債権が発生します。
経理担当者は、売掛金元帳をつけて、入金があったら消しこんでいきます。

売上が増えるのはいいのですが、売掛金の回収管理が大変になります。
期限までに振込んでくれない人が、必ずいるからです。

こうして、新規の小口の売掛金がどんどん増えていきます。
回収管理と督促事務が、経理担当者の仕事になっていきます。

●あなたの会社は、回収管理をどうやっていますか？

小口の売上については、利益が少ないので、
手間を掛けると儲けが無くなってしまいます。

経理担当者が回収事務に時間を掛けていては、コストが合いません。
そこで、売掛金を管理しなくてすむようにしてしまいます。

思い切って掛け販売をやめてしまうのです。
入金方法を代金引換とクレジットカードに限定します。

代金引換なら、宅配業者が商品と交換で回収してくれます。
クレジットカードなら、カード会社が責任を持って払ってくれます。

回収管理をアウトソーシングしてしまうのです。

●なぜ顔も知らない人に、掛けで商品を売るのですか？

小口の売掛金の管理がなくなると、経理処理も楽になります。

特に慣れていない人が回収管理事務をやると、
無駄な時間と未回収残高だけが増え続けます。

結局、手数料を払ってアウトソーシングしたほうが、
時間もコストも有効に使えます。

★アウトソーシングを活用して、管理するものを減らしていきましょう！

請求書発行後の回収状態や支払精算の状態がＷｅｂ上で見れると便利です。
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見れるので、管理職も担当者も安心です。
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Ｗｅｂバンキングを使わない理由！

＜Ｗｅｂバンキングを使わない理由！＞

この１、２年で、Ｗｅｂバンキングを使う企業がかなり増えてきました。
銀行側がキャンペーンをやって、力を入れていることも影響しています。

先日、経理合理化セミナーで話をした後、受講していた
同じ会社の経理部長と経理担当者が２人で相談に来ました。

「以前からインターネットバンキングを検討しているのですが、
なかなか導入できないのです」

導入が遅れている理由は、操作ミスによる振込み間違いが発生するのを
経理担当者が恐れているようでした。

そこで、他社の事例を紹介しながら、次のようにアドバイスしました。

振込入力者と決済承認者の権限を分けて、ダブルチェックを徹底する。
振込限度額を、個別振込単位と１日の合計単位でそれぞれ設定する。

経理部長は納得しましたが、経理担当者が乗り気になりません。
「でもパソコンでやらなくても、銀行へ行くついでがありますから」

よく聞いてみると、どうやら、外出する機会がなくなってしまうのと、
慣れているやり方を変えたくないというのが、ホンネのようでした。

●あえて便利なものを使わない本当の理由は、何ですか？

こんなに便利になっても、Ｗｅｂバンキングを使わない会社があります。
インターネットはセキュリティが心配だから、という理由からです。

確かに、Ｗｅｂバンキングを悪用した事件が起きたこともありました。
どんなにセキュリティを強化しても、絶対に安全ということは不可能です。

便利だけれど、信用できないから使わないというのも、
確かに１つの選択です。

ただし、便利なものを使わないのは、不便を選択するということです。
時間とお金をムダにすることを選択するということです。

便利なものの裏側には、必ずリスクが存在します。
リスクを必要以上に恐がっていたら、何もできません。

これからは、便利なものをガードしながら使う時代です。
リスクをケアして、新しいものを取り入れていきましょう。

●あなたは、リスクと効率のどちらを優先しますか？

Ｗｅｂバンキングを使うようになると、銀行へ行くことが苦痛になります。
銀行へ通っていた時間が、本当にムダに感じます。

人間の体は、楽なほうにすぐ慣れてしまいます。
もっと楽に仕事をしたくなります。

支払いがＷｅｂで処理できるようになったら、
ほとんどの経理処理がパソコンでできるようになります。

Ｗｅｂバンキングは、経理が次のステップへ向かう準備です。
経理を取り巻く環境は、Ｗｅｂで大きく変わろうとしています。

★こだわりを捨てて、経理をステップアップしていきましょう！

Ｗｅｂバンキングの預金データを会計仕訳に変換できれば、
毎月の会計処理は大幅に改善できます。

【早業ＢＡＮＫ】なら、Ｗｅｂバンキングからダウンロードした
預金取引が弥生会計に仕訳変換できます。

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『経理がよくなるワークフロー』と組み合わせて使うとさらに効率的です。
経理が本当に仕訳入力作業から解放されます。

経費精算もインターネットで簡単にできます！

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管理しない経理！

＜管理しない経理！＞

あたり前ですが、経理は管理するのが仕事です。
管理対象物を金額で管理します。

経理では、モノを管理するときに、昔から帳簿をつけます。
出し入れと、現在の残高がわかるように帳簿に記録します。

ですから、経理では「管理する＝帳簿をつける」ことを意味します。

現金があれば、現金出納帳。
預金口座があれば、預金出納帳。
手形があれば、手形帳。
固定資産があれば、固定資産台帳。

管理するモノがあれば、必ず帳簿がセットになっています。

●あなたは、帳簿をいくつ付けていますか？

管理するモノが、増えれば増えるほど、帳簿が増えます。
しだいに、帳簿をつけることだけが仕事になっていきます。

出し入れを記録して、残高を合わせることしかしていない人もいます。
残高が合わずに、半日つぶして調べている人もいます。

そこで思いきって、管理するモノを減らしてみます。
管理しているモノをなくしてしまうのです。

現金をなくしてキャッシュレスにすれば、現金出納帳はなくなります。
帳簿をつける仕事がなくなれば、出納係の人が解放されます。

手形がなくなれば、手形帳をつける仕事がなくなります。
管理するものがなくなれば、仕事がなくなっていきます。

●あなたの仕事は、何ですか？

現金をなくして、預金口座を減らすだけで、仕事量は半減します。
作業時間が減って、はじめて本来の仕事ができるようになります。

管理業務は、記録して、残高合わせをするのが仕事ではありません。
傾向を見て異常がないか、目標とのズレがないかを検証するのが仕事です。

物理的に管理するモノをなくしていかないと、仕事は変わりません。
そろそろ帳簿屋を卒業しましょう！

★管理作業を減らして、仕事をレベルアップしましょう！

事務作業を減らすには、ツールを使うと便利です。
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キャッシュレスで経費精算するのにも最適です。
経費精算の結果が、そのまま会計ソフトの仕訳データに変換できるので、
経理社員が仕訳データを入力する必要がありません。

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経理事務を引き継ぐ勇気！

＜経理事務を引き継ぐ勇気！＞

「今度入った経理社員に、どの仕事から引き継げばいいでしょうか？」
先日、経理合理化セミナーの後、受講者から質問を受けました。

今、自分が担当している仕事を、どういうやり方で、いつ頃から任せるか
について、その人は悩んでいたようです。

話を聞いてみると、最初は、
「心配なので、大事な仕事は任せられない」
と言っていましたが、どうやらこれはタテマエのようでした。

よく聞いてみると、ホンネの部分は、
「自分の仕事を任せてしまったら、自分がやる仕事がなくなる」
ということが不安だったようです。

●あなたが、他人に仕事を任せるのに障害となっているものは何ですか？

同じ仕事を繰り返していると、その仕事から離れられなくなってしまいます。
新しい仕事にチャレンジするのは、リスクがあるからです。

次のステップに行く勇気がないと、そこで立ち止まってしまいます。
そうなると、次の人がステップを上がってこれません。

新しい社員が入ってきたということは、自分も次のステップに行くように
会社が期待しているのです。

引き継ぐことを考えないで仕事をすると、仕事が人に依存していきます。
その人に聞かないと、誰もわからない状態になります。

自分にしかできない仕事をつくることは、危険です。
その仕事から、抜け出せなくなるからです。

仕事が安定するように見えますが、実は自分の成長を犠牲にしています。

●あなたの仕事は、いつ、引き継ぐ予定ですか？

経理事務を長く続けることには、リスクがともないます。
事務作業中心の仕事では、あまり成長が期待できないからです。

成長している企業を見ていると、社員もドンドン成長しています。

社員が新しい仕事にチャレンジし、レベルの高い仕事を身につけていきます。
今までやっていた仕事は、下に任せていきます。

逆に、あまり成長していない企業は、社員の成長が見られません。
社員は毎日、ルーティン的な仕事ばかりをしています。

向上心をなくした社員は、成長が止まります。
社員が成長しない企業は、衰退していきます。

質問にきた人も、最後にアンケートに次のように書いていました。
「今日のセミナーを聞いて、今のままだと自分の将来はないと感じました。
私の仕事は新しい人に任せて、私は上の仕事に挑戦してみます。」

★今の仕事は卒業して、次のステップに行きましょう！

仕事を人に依存させないためには、手順化して機械化するのが得策です。
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ようにしたのが、『経理がよくなるワークフロー』です。

インターネットを使って、請求書を作ったり、支払や経費の精算をすると、
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経理事務コストを増やさない仕組み！

＜経理事務コストを増やさない仕組み！＞

こんにちは、『経理合理化プロジェクト』児玉尚彦です。

経理事務を簡単にスピーディーにする情報をお届けしています。
今回は、間接部門のコストを増やさないための仕組みについてです。

会社の売上が増えていくにつれて、事務量も増えていきます。
売上を獲得するために、仕入や経費がたくさん発生するからです。

売上に対して、入金や売掛金の管理事務が必要になります。
仕入や経費に対して、支払いや精算、未払いの管理事務が発生します。

ですから、単純に売上が２倍になった場合でも、
事務量は３倍、４倍にふくれあがっていきます。

●去年と比べて、事務量はどのくらい増えていますか？

売上が増えると、事務処理をする間接部門の仕事が増えていき、
間接部門の人が増えます。

会社にとって、この間接部門が大きくなるのは、危険な状態です。
間接部門の仕事はいくらやっても、儲からないからです。

一度、間接部門を大きくしてしまうと、売上がダウンしたときに、
間接部門を削るのは困難です。

業績が悪化したときに、この間接部門の固定コストが
会社を赤字に追い込みます。

●あなたの会社の間接部門の人数は、何人ですか？

売上を伸ばしながら、利益率を上げている会社は、
間接部門が増えない仕組みを作っています。

売上が増えても、事務処理に時間がかからない体制になっているのです。
事務処理が定型化されて、コンピュータ化されています。

できるだけ、仕事を人に依存させないようになっていて、
誰がやっても、同じ結果になるようになっています。

事務処理の自動化が進んでいて、取引量が増えても、
人を増やす必要がないので、人件費コストが増えません。

重要なのは、間接部門が増える前に、対策を実施することです。
取引量が増える前に、システム化の準備をしておきます。

事務処理を自動化するには、取引データがデジタル化されていることが、
前提となります。

取引結果がデジタルデータになっていれば、入力作業や集計作業に、
人件費コストをかける必要はなくなります。

★データのデジタル化を進めて、間接コストが増えない仕組みにしましょう！

売上や支払、経費精算などの事務処理を、すべてパソコンで簡単に処理できる
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現場がデータ管理すると経理は早くなる！

＜現場がデータ管理すると経理は早くなる！＞

業績管理をしっかりやっている会社は、現場部門でデータ管理をちゃんと
やっています。

営業部門で、売上高、粗利益、販売個数などのデータを管理しています。
商品別や得意先別、担当者別にデータを把握できるようになっています。

仕入部門では、仕入先別に各商品の単価や個数をデータ管理しています。
どこの店、どこの倉庫に、何が何個あるのかを把握しています。

逆に業績管理ができていない会社は、現場でデータが管理されていません。
現場の人は、電話で指示されたとおりに商品を動かして終わっています。

売上や仕入の伝票、納品書や請求書などの紙の書類が束ねてあるだけです。
この紙の書類を集計しないと、何もわからない状態です。

●あなたの会社の現場部門は、データを管理していますか？

業績管理とは、自分の仕事の結果を数値データで検証することです。

現場部門でデータ管理していないということは、仕事をやりっぱなしで、
成果があがったかどうかを検証していないということです。

データを活用している現場部門を見ていると、現場で発生したデータは
その場でデータベース化しています。

データベースとネットワークとパソコンを使って、データを管理しています。
書類を束ねておいても、データとしては活用できないからです。

データベース化してはじめて、傾向を把握することができ、
行動の結果を検証することができるのです。

●あなたは、自分の仕事の成果をどうやって検証していますか？

業績管理をするために、数値データをデータベース化してネットワークで
データ管理していきます。

現場部門で、現場単位の業績を確認します。
そして、経理で全社のデータを再度集計し、全社の業績を管理します。

したがって、現場のデータがデジタル化されて管理している会社では、
経理のデータ集計も非常にスムーズです。

経理は、すべての現場部門の後処理ですから、現場のデータベースから
現場データを集計して会計データへ変換すれば、全社の業績が集計できます。

ですから、現場で業績管理をしっかりやっている会社は、全社の業績管理を
経理が集計するのもとても早いのです。

月次決算を早くするには、まずは現場のデータ管理を見直すのが効果的です。

★現場部門のデータ管理を見直して、全社の業績管理を早くしましょう！

現場部門で業務システムを導入しようとすると、業務分析やマスター登録
などの面倒くさいことが多いので、二の足を踏んでしまいます。

そこで、インターネットを使って、請求書を作ったり、支払や経費の精算
をして、そのデータを会計データに変換できるようにしたのが、
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経理情報を紙で渡しても使えない！

＜経理情報を紙で渡しても使えない！＞

前回、会社の取引結果は最終的に経理に集まってくるから、
すべての資料が経理で保管されるということを書きました。

そこで取引結果資料を、ファイルサーバーで共有することをおすすめしました。

文書を画像イメージでデジタル化すれば、書類の保管スペースが減って、
誰でも簡単に取り出すことができるからです。

しかし、契約書や請求書、領収書などをスキャナで読み込んでＰＤＦなどの
形式で保存しても、紙に書いてある情報はすぐには活用できません。

ほとんどの事務処理は、パソコン上で行われるので、数値データや文字データ
になっていないと、再度入力作業が必要になるからです。

●あなたは、１日に何文字インプットしていますか？

データを事務処理で活用する上で大切なのは、
文書を画像イメージで保管することではありません。

データをデジタル的な数値データ、文字データとして活用することです。
特に経理では、このデータのデジタル化がポイントになります。

各部門で発生した取引が、何人もの承認ルートを経由して、
最終的に経理に回ってきます。

ですから、取引が発生した時点でデータをデジタル化しておけば、
みんながそのデータを入力作業なしで使えるので、効率がよくなります。

紙や文書画像イメージのままだと、どうしても作業効率上で限界があります。

取引は発生した時点でデジタル化するのが、
業務をコンピュータ化する上での鉄則です。

●あなたの会社では、取引の何％がデジタルデータとして流れていますか？

経理は、いままで閉じた環境で仕事をしていました。
他部門の人からは、紙の伝票や書類を回してもらっていました。

経理が紙の書類をチェックした後、経理が紙を見ながら、
会計システムにデータを入力することしか許されませんでした。

経理のパソコンもネットワーク化されて、他部門とつながりました。
ネットワークでつながった後は、社内全体の効率を考えます。

経理だけの閉じた仕事のやり方から、会社全体の１つの機能である
経理の仕事のやり方を考え直しましょう。

経理も他部門の人と一緒に、社内のデータの流れを改善しましょう！

★取引をその場でデジタル化して、社内ネットワークで活用しましょう！

社内データを共有するには、全員が共通のプラットフォームを使います。
最近では、グループウェアを使うのが一般的です。
グループウェアの中で、請求書を作ったり、支払や経費の精算をすれば、
データがその場でデジタル化されて、そのまま経理でも使えます。

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経理情報をサーバーで共有する！

＜経理情報をサーバーで共有する！＞

経理は、請求書や領収書、契約書などの書類を見ながら仕事をします。
経理の仕事は、取引結果の後処理だからです。

売った、買った、という金額が確定し、取引が成立した後、
その結果が書類になって経理に回ってきます。

その書類を見ながら、経理はお金を支払ったり、入金を確認します。
そして簿記のルールにしたがって、その結果を記録します。

そのため、取引結果は最後に経理に集まってきます。
だから書類が経理にたまるのです。

●先月支払った請求書は、どこにありますか？

こうして、会社の取引関係の書類は、経理で保管されます。

探しモノがあると、みんな経理に聞きます。
「あの契約書、どこにある？」

その都度、経理はファイルを引っ張り出してきて、探してあげて、
コピーをとって渡してあげます。

経理に聞かないと、どこに何があるのかまったくわからない、
という人は少なくありません。

●契約書が保存されている場所を、何人が知っていますか？

本来であれば、必要な資料を、必要な人が、必要なときに、
取り出せるのが便利です。

そこで最近では、情報をサーバーに入れてネットワークで共有するように
なってきました。

経理にある書類も、サーバーに入れておくと、社内の人が自分のパソコンから
簡単に情報にアクセスでき、仕事の効率がよくなります。

情報をオープンにしておくと、経理社員も安心して休めるようになります。

ただし、情報をオープンにするときは、セキュリティにも注意します。
すべての情報を誰でも見れるのはまずいので、情報にはカギをかけておきます。

情報ごとに、参照権限や更新権限を設定してから公開します。
便利なものは、ガードしながら使いましょう。

さらにインターネットで、自宅や出張先からも情報にアクセスできると
もっと便利です。

会計事務所とも情報が共有できるようになると、専門的な情報なども
一緒に整理しておけるので、会社に専門スキルが蓄積されていきます。

★経理情報をしまいこまずに、ネットワークで共有しましょう！

ウチでは、グループウェアを使って経理情報を管理しています。
保険やリースの契約書はスキャナで読み込んで、グループウェアにアップします。
請求書や支払、経費関係は『経理がよくなるワークフロー』に全部入っています。
だから、いつでも、どこでも、最新の状態が見れて、仕事ができます。

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インターネットが経理を変える！

＜インターネットが経理を変える！＞

今では、インターネットを仕事に使うのはあたりまえになりました。
経理でも、情報検索やメールのやり取りは毎日行なわれています。

経理の日常業務では、Ｗｅｂバンキングのおかげで
銀行へ行かなくてもよくなりました。

事務所にいながら預金取引が参照でき、
経理のパソコンから、支払ができるようになりました。

銀行への往復時間と、窓口でのムダな待ち時間が解消されました。
インターネットのおかげで、貴重な時間を有効に使えるようになりました。

●あなたは、仕事のどんな場面でインターネットを活用していますか？

インターネットを使うようになると、次のような変化があります。

まず、仕事をする場所が変わります。

ほとんどの仕事が、場所を移動せずにできます。
移動時間と、それにともなうコストが要らなくなります。

次に、情報の管理の仕方が変わります。

情報のやり取りが、紙から、電子化します。
電子化すると、情報をいつでも、どこからでも取り出せるようになります。

そうなると、どこでも仕事ができます。
そして、仕事ができる人が広がります。

経理から場所の制約がなくなると、仕事のやり方が変わります。

●今の場所でしか絶対にできない仕事は、何ですか？

経理の仕事に、インターネットを活用すると仕事が楽になります。

１つのスタイルがアウトソーシングです。
日本中、世界中に経理事務を依頼できます。

地方在住、在宅勤務など仕事のスタイルも変わります。
処理する人が増えると、コストは確実に下がります。

インターネットでつながっていれば、請求書の発行から、支払事務、
会計処理、入金管理などさまざまな仕事がアウトソーシングできます。

経理事務でアウトソーシングできない仕事はないかもしれません。

また、情報がデジタル化すると、業務のＩＴ化が進みます。
経理社員が作業しなくても、自動的に処理ができるようになっていきます。

経理の仕事は、チェックと判断だけになるかもしれません。

★インターネットで、経理を新しく変えていきましょう！

インターネットを活用した経理として『経理がよくなるワークフロー』が好評です。

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