経理合理化ブログ

ニューヨーク経理事情！

＜ニューヨーク経理事情！＞

６月４日（月）から一週間、ニューヨークへ行ってきました。

目的は、アメリカの企業経理と会計事務所サービスの視察です。
短期間で１０社を回って話を聞いてきました。

ここ２，３年の大きな変化は、大企業はやはりＳＯＸ法対応です。
注）SOX法：米国のサーベンス・オクスリー法、会計監査制度の充実と企業
の内部統制強化のための制度。日本でも2008年3月から制度化される予定。

上場企業は、ＳＯＸ法の対応のために売上高の約２％の費用負担を
強いられるようです。

そのおかげで、アメリカの監査法人はＳＯＸ法関係の収入増が著しく、
どこも「会計士が足りないほど忙しい」とのことでした。

●あなたの会社の内部統制は、大丈夫ですか？

ＳＯＸ法の影響を受けないアメリカの中小企業については、
ますます合理化が進んでいるようでした。

アメリカの中小企業では、請求書の支払から、給与計算、会計処理まで
経理事務をアウトソーシングするのが普通のようでした。

実際の処理は、インドの記帳代行会社が安く請け負っていました。

また、会計処理については、クイックブックスなどの会計ソフトも
かなり普及しているとのことでした。

経理のＩＴ化とアウトソーシング化については、会計事務所が主導で
支援をしていました。

●あなたの会社は、何の作業をＩＴ化し、アウトソーシングしますか？

アメリカの企業のオフィスの中も見せてもらいました。

書類の電子化がかなり進んでいるようで、資料室のスペースは年々
小さくなっているとのことでした。

会計基準や法規集をはじめ、出力帳票類などが電子化されていて、
必要な資料は必要なときにサーバーから取り出すとのことでした。

ただし、個人の机の上は、みんな紙の資料が山積みされていて、
紙を見ながら仕事をするのは変わっていないようです。

情報を共有し、情報へのアクセスを速くするのが目的のようです。

★生産性を上げるために、オフィス環境と仕事のやり方を変えてみましょう！

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手書き伝票で経理社員が辞めていく！

＜手書き伝票で経理社員が辞めていく！＞

経理に配属された社員がまずやらされるのは、基本的な事務作業です。
経費精算、支払、伝票作成、帳簿づけです。

基本的な事務作業をすることにより、取引や資金の流れを把握できるようになります。
伝票処理をすることにより、会社の動きを知ることができます。

新しい経理社員には、まず事務処理をすべて手作業でやらせる会社もあります。
手で書くことにより、頭と体で取引を覚えさせるのだそうです。

●あなたは新人時代にどうやって仕事を覚えましたか？

手で書くことにより、確かに事務作業を体でマスターできるかもしれません。
しかし、手書きをやらせるデメリットもあるのです。

新人経理社員に、すべて手書きで事務作業をやらせていた会社での実話です。

新人経理社員が入社数ヶ月で辞めてしまったのです。
経理課長は、「最近の若いヤツは．．．」とボヤいていました。

その後も２人、３人と、入社しては辞めていきました。

辞める前に言われました。
「いつまで手書きで作業をさせるんですか？」

さすがに、経理課長も時代が変わったことに気がつきました。
その次の社員からは、手書き作業は大幅に減りました。

●あなたの会社の仕事の仕方は、時代に合っていますか？

では、手書きで仕事をしないと、仕事が覚えられないのでしょうか？
手書きだと、本当に取引の流れや資金の流れがつかめるようになるのでしょうか？

もちろん、手書き作業によるメリットをまったく否定するつもりはありません。
しかし、伝票を手で書いてみなくても、取引を理解することは可能です。

手書きをするメリット（取引の習得）より、手書きをするデメリット
（経理社員の退職）のほうが大きくなったということです。

★時代に合わせて、効率的に仕事をマスターしていきましょう！

時代に合った経理のやり方と言えば、ＩＴ化とアウトソーシングです。
新しい経理のスタイルを知っておくと便利です。

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経理の顧客満足度をアップする！

＜経理の顧客満足度をアップする！＞

経理は、会社のお金を任されている大切な部署です。
お金を扱っているので、経理の仕事はミスが許されません。

お金を間違えると、会社の信用に影響します。
お金にだらしない会社とは、取引したくないからです。

経理には、正確さと慎重さが要求されます。
何度もチェックをして、ミスの発生を防ぎます。

ミスをしたら、怒られますが、
間違えずに、ちゃんとやっても、誰もほめてくれません。

仕事を正確にすることは、ビジネスの世界ではあたりまえだからです。

●あなたの会社の経理の信頼度は、百点満点で何点ですか？

確かに、正確に仕事をすることは大切です。

しかし、ミスを恐れているせいか、「間違えずに業務をこなす」
ことしかしていない経理社員が少なくありません。

正確にできるようになったら、次に求められるのはスピードです。
何の仕事でも、正確に、かつ、スピーディにできて一人前と評価されます。、

●あなたは、「正確さ」と「スピード」のどちらを優先していますか？

完璧な仕事を目指すと、どうしても仕事に時間がかかります。
結果がでるのが遅くなってしまっては、仕事の価値が下がります。

どのレベルの結果が要求されているかで、
仕事に投入できる時間が決まってきます。

完璧な月次決算をまとめていたら、報告が遅れてしまいます。
速報ベースでも、すぐに報告できると経営者に喜ばれます。

経営者は、経理にとっての顧客です。
顧客（＝経営者）満足度が上がると、サービスの評価が上がります。

仕事の価値を評価してくれるのは、いつも顧客です。

★自分の仕事の価値を上げるために、スピードアップしましょう！

正確に、早く仕事をこなせるようになるために練習するのが普通です。
でも、もっと簡単にスピードアップする方法があります。

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ネットワーク時代の経理の仕事！

＜ネットワーク時代の経理の仕事！＞

会社が成長して、取引の量が増えると、それに伴い事務作業の量も増えます。

取り扱う請求書や領収書の枚数も、どんどん増え続けます。
社外と取引する仕事も増えますが、社内の事務量も放っておけません。

事務作業を人がやり続けると、人を増員して対応しなければなりません。
取引が増えると、人件費の増加が先行します。

日本人の給料は、世界一高いと言われています。
どこの会社も最大のコストは、人件費です。

●あなたの会社は、売上の伸び率と人件費の伸び率とどちらが高いですか？

売上高が増えても、人件費が増えたら利益は残りません。

そこで取引量が増えても、コストを増やさないようにするために、
事務作業をコンピュータ化します。

銀行は、ＡＴＭやインターネット取引を増やしています。
窓口を減らして、人件費コストを抑えています。

保険会社は、インターネットで契約を受け付けています。
インターネットで申し込むと、保険料を割り引きしています。

事務作業員を増やさずにコストを抑えることにより、
利益を顧客へ還元でき、価格競争力も上げられます。

●売上規模が１．５倍になったら、人を何人採用しますか？

経理の仕事は、事務作業のカタマリです。
取引が増えたら、事務量は取引量に比例して増えていきます。

すべての事務処理を、経理社員が対応していたら、
人件費は膨れ上がっていきます。

ですから、会社の取引規模が大きくなる前に、
事務処理をコンピュータ化しておきます。

どこの会社も会計ソフトは導入しています。
しかし、それほど効率は改善されていません。

会計処理の部分だけをコンピュータ化しても限界があります。
経理部内の閉じた世界だけシステム化しているからです。

事務作業を減らすには、経理部の外と、ネットワークをつなげます。
ネットワークをつないで、データを受け入れるようにします。

データがネットワークから入ってくる仕組みがあると、人を増やさずに、
人件費コストを増やさずに、仕事が流れていくようになります。

★外部とのネットワークをつなげて、経理事務コストを抑制しましょう！

【推薦】
ベストセラー『「決定」で儲かる会社をつくりなさい』の著者
（株）武蔵野　小山昇社長
「中小企業こそグループウェアやワークフローを活用して、
社内の事務作業を減らしていかなければなりません。
こうすれば、インターネットで全員が情報を共有でき、
同じことをいちいち社員が入力しなくてもすみます。
人間がやることを減らして、コンピュータにさせることです。
これが合理化のポイントです。」

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仕事の棚卸し！

＜仕事の棚卸し！＞

会社の決算が終わったら、経理の仕事自体も棚卸ししてみます。

経理社員一人ひとりがやっている仕事を、作業単位で書き出してみます。
誰が、何の作業を、どんなやり方で、やっているかを洗い出します。

各作業に１ヶ月間で何時間かけているかを、実際に測ってみます。
思っているより、事務作業に時間がかかっているのに驚かされます。

●あなたは事務作業に、一日何時間使っていますか？

毎年、定期的に仕事の棚卸しをします。
データを取ると、比較できるからです。

定期的にデータを取らないと、生産性が落ちていることにも気づきません。

去年と同じ人が、同じ仕事を、同じ時間をかけてやっていたりします。
その場合、生産性が上がっていないということを意味します。

生産性を上げるためには、コストダウンするか、時間を短縮します。
単価の安い人に仕事を任せるか、仕事の効率を改善します。

●あなたの仕事は、去年と比較して何％生産性が向上しましたか？

経理の仕事は、毎年、毎月同じ仕事の繰り返しなので、放っておくと、
生産性が上がりません。

だから、定期的に仕事を見直すキッカケが必要です。

決算が終わったときが、チャンスです。
このタイミングを逃すと、来期も同じ人が、同じ仕事をしてしまいます。

仕事と人が長期間固定してしまうと、効率が悪くなります。
環境が変わらないと、なかなか生産性は上がりません。

★経理の仕事と経理社員を回転させて、効率を上げましょう！

経理作業の生産性をアップさせるには、『経理がよくなるワークフロー』が便利です！