経理合理化ブログ

決算の納期は、いつ？

＜決算の納期は、いつ？＞

日本では、年度の関係があり、３月決算の会社が多いと言われています。

たくさんある３月決算の会社の決算の状況を見ていると
面白いことに気がつきます。

決算がまとまる時期は、大企業は早く、次に中堅企業、
そして中小企業、最後が零細企業の順番です。

会社の規模が大きいほど、取引が多いので、決算業務も大変なはずです。
取引の少ない中小企業なら、決算も簡単にまとまりそうです。

なのに決算がまとまる時期は、大企業が早く、中小企業は遅いのです。

●あなたの会社は、いつ頃、決算がまとまりますか？

なぜ、取引の多い大企業のほうが、決算が早くまとまるのでしょうか？

早くしろ、という人がいるからです。
結果が早くでるのを待っている人がいるからです。

決算の大きな目的の１つが、利害関係者に結果を報告することです。

大企業は、株主に早く結果を報告しなければなりません。
中堅中小企業は、銀行へ結果を報告します。

小さい会社は、株主＝社長、資金調達も社長自らするので、
結果を報告する人がいません。

外部へ結果を報告する必要がない小さい会社は、
税金の申告期限が、決算をまとめる期限になっているのです。

●あなたの会社は、誰のために決算をまとめていますか？

大切なのは、仕事の納期を決めることです。

納期を決めるということは、
「誰のために」仕事をするのか、
「何のために」仕事をするのか、
をハッキリさせることだからです。

納期は、仕事の目的を定義する大事な要素です。

★納期を決めて、仕事の目的をハッキリさせましょう！

決算業務を早めるには、経理事務のＩＴ化が有効です。

【推薦】
ベストセラー『「決定」で儲かる会社をつくりなさい』の著者
（株）武蔵野　小山昇社長
「中小企業こそグループウェアやワークフローを活用して、
社内の事務作業を減らしていかなければなりません。
こうすれば、インターネットで全員が情報を共有でき、
同じことをいちいち社員が入力しなくてもすみます。
人間がやることを減らして、コンピュータにさせることです。
これが合理化のポイントです。」

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手書き伝票で経理社員が辞めていく！

＜手書き伝票で経理社員が辞めていく！＞

経理に配属された社員がまずやらされるのは、基本的な事務作業です。
経費精算、支払、伝票作成、帳簿づけです。

基本的な事務作業をすることにより、取引や資金の流れを把握できるようになります。
伝票処理をすることにより、会社の動きを知ることができます。

新しい経理社員には、まず事務処理をすべて手作業でやらせる会社もあります。
手で書くことにより、頭と体で取引を覚えさせるのだそうです。

●あなたは新人時代にどうやって仕事を覚えましたか？

手で書くことにより、確かに事務作業を体でマスターできるかもしれません。
しかし、手書きをやらせるデメリットもあるのです。

新人経理社員に、すべて手書きで事務作業をやらせていた会社での実話です。

新人経理社員が入社数ヶ月で辞めてしまったのです。
経理課長は、「最近の若いヤツは．．．」とボヤいていました。

その後も２人、３人と、入社しては辞めていきました。

辞める前に言われました。
「いつまで手書きで作業をさせるんですか？」

さすがに、経理課長も時代が変わったことに気がつきました。
その次の社員からは、手書き作業は大幅に減りました。

●あなたの会社の仕事の仕方は、時代に合っていますか？

では、手書きで仕事をしないと、仕事が覚えられないのでしょうか？
手書きだと、本当に取引の流れや資金の流れがつかめるようになるのでしょうか？

もちろん、手書き作業によるメリットをまったく否定するつもりはありません。
しかし、伝票を手で書いてみなくても、取引を理解することは可能です。

手書きをするメリット（取引の習得）より、手書きをするデメリット
（経理社員の退職）のほうが大きくなったということです。

★時代に合わせて、効率的に仕事をマスターしていきましょう！

時代に合った経理のやり方と言えば、ＩＴ化とアウトソーシングです。
新しい経理のスタイルを知っておくと便利です。

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経理の顧客満足度をアップする！

＜経理の顧客満足度をアップする！＞

経理は、会社のお金を任されている大切な部署です。
お金を扱っているので、経理の仕事はミスが許されません。

お金を間違えると、会社の信用に影響します。
お金にだらしない会社とは、取引したくないからです。

経理には、正確さと慎重さが要求されます。
何度もチェックをして、ミスの発生を防ぎます。

ミスをしたら、怒られますが、
間違えずに、ちゃんとやっても、誰もほめてくれません。

仕事を正確にすることは、ビジネスの世界ではあたりまえだからです。

●あなたの会社の経理の信頼度は、百点満点で何点ですか？

確かに、正確に仕事をすることは大切です。

しかし、ミスを恐れているせいか、「間違えずに業務をこなす」
ことしかしていない経理社員が少なくありません。

正確にできるようになったら、次に求められるのはスピードです。
何の仕事でも、正確に、かつ、スピーディにできて一人前と評価されます。、

●あなたは、「正確さ」と「スピード」のどちらを優先していますか？

完璧な仕事を目指すと、どうしても仕事に時間がかかります。
結果がでるのが遅くなってしまっては、仕事の価値が下がります。

どのレベルの結果が要求されているかで、
仕事に投入できる時間が決まってきます。

完璧な月次決算をまとめていたら、報告が遅れてしまいます。
速報ベースでも、すぐに報告できると経営者に喜ばれます。

経営者は、経理にとっての顧客です。
顧客（＝経営者）満足度が上がると、サービスの評価が上がります。

仕事の価値を評価してくれるのは、いつも顧客です。

★自分の仕事の価値を上げるために、スピードアップしましょう！

正確に、早く仕事をこなせるようになるために練習するのが普通です。
でも、もっと簡単にスピードアップする方法があります。

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アウトソーシングのメリット！

＜アウトソーシングのメリット！＞

最近、本業以外の仕事をアウトソーシングする会社が増えてきました。
限りある社内の資源を、本業に集中するのが目的です。

貴重な社員のスキル、時間、パワーを本業に集中させて、
成果をあげるためです。

アウトソーシングを利用するメリットは、いくつかあります。

採用や研修教育がいらない。
社員を採用するより低コストである。
ある程度のサービスレベルと品質を保証してくれる。

ひと言でいうと、必要なときに、必要なスキルを、必要な分だけ
提供してもらえるということです。

●あなたの会社では、どのくらいアウトソーシングを利用していますか？

インターネットの影響で、アウトソーシングの形態も変わりつつあります。

ほとんどの仕事が、同じオフィスにいなくてもできるようになりました。
ネットワークがつながっていれば、情報が共有できるようになったからです。

営業から、受注、物流、請求、回収、支払まで、
何でもアウトソーシングが可能です

アウトソーシング業者もたくさんあります。

●あなたのライバルは、社外に何人いると思いますか？

経理は、会社の大切なお金を預る部門だからアウトソーシングできない、
と考えている人は少なくありません。

経営に関わる資金計画や資金調達、業績管理などの業務を
アウトソーシングするのは、確かにむずかしいと思います。

しかし、それ以外の経理事務に関しては、
本当に社内でやる必要があるのでしょうか？

自分の仕事がなくなるのは、不安だと思います。
その気持ちは、よくわかります。

会社にとって、社員にとって、今と同じ仕事を、同じやり方で、
高い人件費コストをかけてやるのは、もはや限界にきています。

社員として、もっと成果を上げるために、
経理事務のアウトソーシングは１つの選択肢だと思います。

★事務作業をアウトソーシングして、パフォーマンスを上げましょう！

今、会計処理を中国へアウトソーシングすることができます。
でも、安いからという理由だけで依頼するわけにはいきません。
本当に大丈夫なのか、上海会計処理センターの実態について話を聞きました。

【月間約４５万仕訳を処理する上海会計処理センターの全実】

ネットワーク時代の経理の仕事！

＜ネットワーク時代の経理の仕事！＞

会社が成長して、取引の量が増えると、それに伴い事務作業の量も増えます。

取り扱う請求書や領収書の枚数も、どんどん増え続けます。
社外と取引する仕事も増えますが、社内の事務量も放っておけません。

事務作業を人がやり続けると、人を増員して対応しなければなりません。
取引が増えると、人件費の増加が先行します。

日本人の給料は、世界一高いと言われています。
どこの会社も最大のコストは、人件費です。

●あなたの会社は、売上の伸び率と人件費の伸び率とどちらが高いですか？

売上高が増えても、人件費が増えたら利益は残りません。

そこで取引量が増えても、コストを増やさないようにするために、
事務作業をコンピュータ化します。

銀行は、ＡＴＭやインターネット取引を増やしています。
窓口を減らして、人件費コストを抑えています。

保険会社は、インターネットで契約を受け付けています。
インターネットで申し込むと、保険料を割り引きしています。

事務作業員を増やさずにコストを抑えることにより、
利益を顧客へ還元でき、価格競争力も上げられます。

●売上規模が１．５倍になったら、人を何人採用しますか？

経理の仕事は、事務作業のカタマリです。
取引が増えたら、事務量は取引量に比例して増えていきます。

すべての事務処理を、経理社員が対応していたら、
人件費は膨れ上がっていきます。

ですから、会社の取引規模が大きくなる前に、
事務処理をコンピュータ化しておきます。

どこの会社も会計ソフトは導入しています。
しかし、それほど効率は改善されていません。

会計処理の部分だけをコンピュータ化しても限界があります。
経理部内の閉じた世界だけシステム化しているからです。

事務作業を減らすには、経理部の外と、ネットワークをつなげます。
ネットワークをつないで、データを受け入れるようにします。

データがネットワークから入ってくる仕組みがあると、人を増やさずに、
人件費コストを増やさずに、仕事が流れていくようになります。

★外部とのネットワークをつなげて、経理事務コストを抑制しましょう！

【推薦】
ベストセラー『「決定」で儲かる会社をつくりなさい』の著者
（株）武蔵野　小山昇社長
「中小企業こそグループウェアやワークフローを活用して、
社内の事務作業を減らしていかなければなりません。
こうすれば、インターネットで全員が情報を共有でき、
同じことをいちいち社員が入力しなくてもすみます。
人間がやることを減らして、コンピュータにさせることです。
これが合理化のポイントです。」

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