経理合理化ブログ

銀行データを活用する！

＜銀行データを活用する！＞

経理合理化プロジェクトでは、以前から経費精算作業のキャッシュレス化を
提案しています。

小銭を銀行からおろしてきて、コインを数えて袋詰めしたり、
現金出納帳に出し入れを記録して、集計して、金庫の残高と照合したりする
わずらわしい仕事から経理社員を解放するためです。

会社から現金がなくなると、お金の出し入れがすべて銀行決済となります。
入出金の取引は、預金取引を見ればすべてわかるようになります。

発生主義で計上された売上、仕入、経費などの取引の結果は、
手形を除いて、すべて預金取引データで検証できるようになります。

●あなたは、取引の結果検証を何でしていますか？

いままで預金取引の明細は、預金通帳や当座照合表で確認していました。
今では、預金取引データはデジタル化されて、パソコンで見れます。

パソコンで見れるだけではなく、データとして活用できるようになります。

銀行の入金データをパソコンに取り込んで、販売管理システム上で
売掛金の消しこみ処理が可能です。

仕入や費用の支払いを承認するときに、一緒に支払データを作成するように
システム化しておけば、ファームバンキングで振り込みができます。

同様に、給与計算システムで毎月の給与計算が終わったら、
社員の給与振込データも作成できます。

銀行の入金データや支払データをダウンロードして、会計システムに取り込み、
会計仕訳データに変換することも可能になります。

●あなたは、銀行データをデジタル的に活用していますか？

預金取引データがデジタル化されると、通帳を見ながらパソコンに入力する
作業がなくなります。

入力作業がなくなると、経理などの事務作業が自動化されて、
仕事の効率が大幅に改善されます。

経理事務が自動化できると、経理社員が事務作業から解放されます。
そして、経理社員が業績管理や財務管理の仕事に集中できるようなります。

経理部の仕事の生産性が上がって、会社に貢献する人材が育ちます。

★預金取引データをデジタル化して、経理の生産性を上げましょう！

銀行取引だけではなく、会社の取引結果をデジタル化すると、
もっと生産性が向上します。
『経理がよくなるワークフロー』を使えば、売上や支払、経費精算などの
事務処理をデジタル化して、パソコンで簡単に処理できるようになります。

インターネットを使って、請求書を作ったり、支払や経費の精算をすると、
そのデータが、そのまま会計ソフトの仕訳データに変換できます。

まずは、どんなに簡単なのか、無料で体験してみてください！
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経理事務を引き継ぐ勇気！

＜経理事務を引き継ぐ勇気！＞

「今度入った経理社員に、どの仕事から引き継げばいいでしょうか？」
先日、経理合理化セミナーの後、受講者から質問を受けました。

今、自分が担当している仕事を、どういうやり方で、いつ頃から任せるか
について、その人は悩んでいたようです。

話を聞いてみると、最初は、
「心配なので、大事な仕事は任せられない」
と言っていましたが、どうやらこれはタテマエのようでした。

よく聞いてみると、ホンネの部分は、
「自分の仕事を任せてしまったら、自分がやる仕事がなくなる」
ということが不安だったようです。

●あなたが、他人に仕事を任せるのに障害となっているものは何ですか？

同じ仕事を繰り返していると、その仕事から離れられなくなってしまいます。
新しい仕事にチャレンジするのは、リスクがあるからです。

次のステップに行く勇気がないと、そこで立ち止まってしまいます。
そうなると、次の人がステップを上がってこれません。

新しい社員が入ってきたということは、自分も次のステップに行くように
会社が期待しているのです。

引き継ぐことを考えないで仕事をすると、仕事が人に依存していきます。
その人に聞かないと、誰もわからない状態になります。

自分にしかできない仕事をつくることは、危険です。
その仕事から、抜け出せなくなるからです。

仕事が安定するように見えますが、実は自分の成長を犠牲にしています。

●あなたの仕事は、いつ、引き継ぐ予定ですか？

経理事務を長く続けることには、リスクがともないます。
事務作業中心の仕事では、あまり成長が期待できないからです。

成長している企業を見ていると、社員もドンドン成長しています。

社員が新しい仕事にチャレンジし、レベルの高い仕事を身につけていきます。
今までやっていた仕事は、下に任せていきます。

逆に、あまり成長していない企業は、社員の成長が見られません。
社員は毎日、ルーティン的な仕事ばかりをしています。

向上心をなくした社員は、成長が止まります。
社員が成長しない企業は、衰退していきます。

質問にきた人も、最後にアンケートに次のように書いていました。
「今日のセミナーを聞いて、今のままだと自分の将来はないと感じました。
私の仕事は新しい人に任せて、私は上の仕事に挑戦してみます。」

★今の仕事は卒業して、次のステップに行きましょう！

仕事を人に依存させないためには、手順化して機械化するのが得策です。
売上や支払、経費精算などの事務処理を、すべてパソコンで簡単に処理できる
ようにしたのが、『経理がよくなるワークフロー』です。

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経理事務コストを増やさない仕組み！

＜経理事務コストを増やさない仕組み！＞

こんにちは、『経理合理化プロジェクト』児玉尚彦です。

経理事務を簡単にスピーディーにする情報をお届けしています。
今回は、間接部門のコストを増やさないための仕組みについてです。

会社の売上が増えていくにつれて、事務量も増えていきます。
売上を獲得するために、仕入や経費がたくさん発生するからです。

売上に対して、入金や売掛金の管理事務が必要になります。
仕入や経費に対して、支払いや精算、未払いの管理事務が発生します。

ですから、単純に売上が２倍になった場合でも、
事務量は３倍、４倍にふくれあがっていきます。

●去年と比べて、事務量はどのくらい増えていますか？

売上が増えると、事務処理をする間接部門の仕事が増えていき、
間接部門の人が増えます。

会社にとって、この間接部門が大きくなるのは、危険な状態です。
間接部門の仕事はいくらやっても、儲からないからです。

一度、間接部門を大きくしてしまうと、売上がダウンしたときに、
間接部門を削るのは困難です。

業績が悪化したときに、この間接部門の固定コストが
会社を赤字に追い込みます。

●あなたの会社の間接部門の人数は、何人ですか？

売上を伸ばしながら、利益率を上げている会社は、
間接部門が増えない仕組みを作っています。

売上が増えても、事務処理に時間がかからない体制になっているのです。
事務処理が定型化されて、コンピュータ化されています。

できるだけ、仕事を人に依存させないようになっていて、
誰がやっても、同じ結果になるようになっています。

事務処理の自動化が進んでいて、取引量が増えても、
人を増やす必要がないので、人件費コストが増えません。

重要なのは、間接部門が増える前に、対策を実施することです。
取引量が増える前に、システム化の準備をしておきます。

事務処理を自動化するには、取引データがデジタル化されていることが、
前提となります。

取引結果がデジタルデータになっていれば、入力作業や集計作業に、
人件費コストをかける必要はなくなります。

★データのデジタル化を進めて、間接コストが増えない仕組みにしましょう！

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現場がデータ管理すると経理は早くなる！

＜現場がデータ管理すると経理は早くなる！＞

業績管理をしっかりやっている会社は、現場部門でデータ管理をちゃんと
やっています。

営業部門で、売上高、粗利益、販売個数などのデータを管理しています。
商品別や得意先別、担当者別にデータを把握できるようになっています。

仕入部門では、仕入先別に各商品の単価や個数をデータ管理しています。
どこの店、どこの倉庫に、何が何個あるのかを把握しています。

逆に業績管理ができていない会社は、現場でデータが管理されていません。
現場の人は、電話で指示されたとおりに商品を動かして終わっています。

売上や仕入の伝票、納品書や請求書などの紙の書類が束ねてあるだけです。
この紙の書類を集計しないと、何もわからない状態です。

●あなたの会社の現場部門は、データを管理していますか？

業績管理とは、自分の仕事の結果を数値データで検証することです。

現場部門でデータ管理していないということは、仕事をやりっぱなしで、
成果があがったかどうかを検証していないということです。

データを活用している現場部門を見ていると、現場で発生したデータは
その場でデータベース化しています。

データベースとネットワークとパソコンを使って、データを管理しています。
書類を束ねておいても、データとしては活用できないからです。

データベース化してはじめて、傾向を把握することができ、
行動の結果を検証することができるのです。

●あなたは、自分の仕事の成果をどうやって検証していますか？

業績管理をするために、数値データをデータベース化してネットワークで
データ管理していきます。

現場部門で、現場単位の業績を確認します。
そして、経理で全社のデータを再度集計し、全社の業績を管理します。

したがって、現場のデータがデジタル化されて管理している会社では、
経理のデータ集計も非常にスムーズです。

経理は、すべての現場部門の後処理ですから、現場のデータベースから
現場データを集計して会計データへ変換すれば、全社の業績が集計できます。

ですから、現場で業績管理をしっかりやっている会社は、全社の業績管理を
経理が集計するのもとても早いのです。

月次決算を早くするには、まずは現場のデータ管理を見直すのが効果的です。

★現場部門のデータ管理を見直して、全社の業績管理を早くしましょう！

現場部門で業務システムを導入しようとすると、業務分析やマスター登録
などの面倒くさいことが多いので、二の足を踏んでしまいます。

そこで、インターネットを使って、請求書を作ったり、支払や経費の精算
をして、そのデータを会計データに変換できるようにしたのが、
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経理情報を紙で渡しても使えない！

＜経理情報を紙で渡しても使えない！＞

前回、会社の取引結果は最終的に経理に集まってくるから、
すべての資料が経理で保管されるということを書きました。

そこで取引結果資料を、ファイルサーバーで共有することをおすすめしました。

文書を画像イメージでデジタル化すれば、書類の保管スペースが減って、
誰でも簡単に取り出すことができるからです。

しかし、契約書や請求書、領収書などをスキャナで読み込んでＰＤＦなどの
形式で保存しても、紙に書いてある情報はすぐには活用できません。

ほとんどの事務処理は、パソコン上で行われるので、数値データや文字データ
になっていないと、再度入力作業が必要になるからです。

●あなたは、１日に何文字インプットしていますか？

データを事務処理で活用する上で大切なのは、
文書を画像イメージで保管することではありません。

データをデジタル的な数値データ、文字データとして活用することです。
特に経理では、このデータのデジタル化がポイントになります。

各部門で発生した取引が、何人もの承認ルートを経由して、
最終的に経理に回ってきます。

ですから、取引が発生した時点でデータをデジタル化しておけば、
みんながそのデータを入力作業なしで使えるので、効率がよくなります。

紙や文書画像イメージのままだと、どうしても作業効率上で限界があります。

取引は発生した時点でデジタル化するのが、
業務をコンピュータ化する上での鉄則です。

●あなたの会社では、取引の何％がデジタルデータとして流れていますか？

経理は、いままで閉じた環境で仕事をしていました。
他部門の人からは、紙の伝票や書類を回してもらっていました。

経理が紙の書類をチェックした後、経理が紙を見ながら、
会計システムにデータを入力することしか許されませんでした。

経理のパソコンもネットワーク化されて、他部門とつながりました。
ネットワークでつながった後は、社内全体の効率を考えます。

経理だけの閉じた仕事のやり方から、会社全体の１つの機能である
経理の仕事のやり方を考え直しましょう。

経理も他部門の人と一緒に、社内のデータの流れを改善しましょう！

★取引をその場でデジタル化して、社内ネットワークで活用しましょう！

社内データを共有するには、全員が共通のプラットフォームを使います。
最近では、グループウェアを使うのが一般的です。
グループウェアの中で、請求書を作ったり、支払や経費の精算をすれば、
データがその場でデジタル化されて、そのまま経理でも使えます。

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