経理合理化ブログ

集計してからが本当の仕事！

＜集計してからが本当の仕事！＞

経理の人の仕事を見ていると、毎月試算表を作ったら終わり、
という人が少なくありません。

試算表（Trial Balance）とは、もともと、借方と貸方の合計が
一致していることを検証するために作るものです。

手で集計していた頃は、右側と左側がなかなか合いませんでしたから、
貸借を合わせるのが、ひと仕事でした

今はコンピュータが集計するので、合わないことがありません。
経理の人は、仕訳データを入力するだけです。

ですから、試算表を作って、毎月の仕事が完成だと思っている人は、
入力作業が自分の仕事だと認識しているということです。

●あなたが、毎月試算表を作る目的は、何ですか？

本来は、月次試算表を作ってからが仕事の始まりです。

内容を確認して、経営者に報告します。
ポイントは、早く、わかりやすく説明することです。

経営者の視点に立たないと、要領を得ない説明になってしまいます。
経営者が気にしているのは、次の３つです。

１．儲かっているか
２．お金は足りているか
３．問題はないか

経営者が知りたいことを、早く、わかりやすく伝えるのが、
経理の大事な役割です。

●あなたは毎月、いつ、何を、どうやって経営者に伝えていますか？

経理は、経営者の視点で集計結果を分析します。

過去のデータや予算と比較して、売上、費用、利益
の金額や率をチェックします。

お金の動きを見ながら、運転資金の状況、設備投資の予定、
人材の採用予定などと照らし合わせます。

異常値が発生していたら、現場に行って、原因を確かめます。

そして、集計データの中身を検証した結果を、経営者に伝えます。
経営者は、タイムリーでわかりやすい報告を待っています。

経理は、集計してからが、本当の仕事の始まりなのです。

★素早く集計して、経理本来の仕事にパワーを集中しましょう！

月次試算表を早く集計するには、便利なツールを使うと効率的です。
インターネットバンキングの預金データを会計仕訳に変換できれば、
毎月の会計処理は大幅に改善できます。

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キャッシュレスで不正防止！

＜キャッシュレスで不正防止！＞

現金出納係の人が一番困るのが、現金が合わないときです。
人間がやる仕事なので、必ずミスが起きます。

１０円、１００円合わなくても、その原因を突き止めるのに、
１時間や２時間すぐにかかってしまいます。

時給１５００円の人が、１時間かけて、１００円の間違い探しをする
というのは、経済的に合理的ではありません。

また、現金が足りないと、不正や盗難の疑いが発生します。
経理社員も疑われることがあります。

現金を扱うということは、効率が悪く、また神経を使うのです。

●あなたの会社では、現金が合わないとき、どうしていますか？

本社の経理はどこの会社も、しっかりしています。
しかし、支店や営業所、店舗などの経理は、そうとも限りません。

支店の現金勘定が、金庫の残高と合っていないこともあります。
営業所の現金出納帳の残高が、マイナスというのも見たことがあります。

これでは、たとえ不正や盗難があっても、いくら無くなったのか
わかりません。

●あなたの会社で、不正が起きる確率は何％ですか？

現金は、不正の温床だとよく言われます。
お金を出し入れする人が、帳簿をつけるので、操作が簡単だからです。

不正を減らす最も効果的な方法は、現金を扱わないことです。
現金がなければ、現金がなくなることはありません。

現金がなければ、お金の出し入れはすべて銀行に記録されます。
残高が合わないこともなくなります。

ユダヤの格言に「鍵は正直者のためだけにある」というのがあります。
家に鍵をかけるのは、ドロボーに物を盗まれないためではないそうです。

正直者が誘惑されて、間違いを起こさないようにするために、
鍵はかけるのだそうです。

不正のほとんどは、「現金があったので、つい出来心で」というものです。
社員を犯罪者にしないために、現金を置くのをやめた会社もあります。

★不正を防止するために、キャッシュレスにしましょう！

経費精算を効率的にやるなら『経理がよくなるワークフロー』が便利です。
インターネットで簡単にできるので、ソフトのインストールは不要です。
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管理しない経理！

＜管理しない経理！＞

あたり前ですが、経理は管理するのが仕事です。
管理対象物を金額で管理します。

経理では、モノを管理するときに、昔から帳簿をつけます。
出し入れと、現在の残高がわかるように帳簿に記録します。

ですから、経理では「管理する＝帳簿をつける」ことを意味します。

現金があれば、現金出納帳。
預金口座があれば、預金出納帳。
手形があれば、手形帳。
固定資産があれば、固定資産台帳。

管理するモノがあれば、必ず帳簿がセットになっています。

●あなたは、帳簿をいくつ付けていますか？

管理するモノが、増えれば増えるほど、帳簿が増えます。
しだいに、帳簿をつけることだけが仕事になっていきます。

出し入れを記録して、残高を合わせることしかしていない人もいます。
残高が合わずに、半日つぶして調べている人もいます。

そこで思いきって、管理するモノを減らしてみます。
管理しているモノをなくしてしまうのです。

現金をなくしてキャッシュレスにすれば、現金出納帳はなくなります。
帳簿をつける仕事がなくなれば、出納係の人が解放されます。

手形がなくなれば、手形帳をつける仕事がなくなります。
管理するものがなくなれば、仕事がなくなっていきます。

●あなたの仕事は、何ですか？

現金をなくして、預金口座を減らすだけで、仕事量は半減します。
作業時間が減って、はじめて本来の仕事ができるようになります。

管理業務は、記録して、残高合わせをするのが仕事ではありません。
傾向を見て異常がないか、目標とのズレがないかを検証するのが仕事です。

物理的に管理するモノをなくしていかないと、仕事は変わりません。
そろそろ帳簿屋を卒業しましょう！

★管理作業を減らして、仕事をレベルアップしましょう！

事務作業を減らすには、ツールを使うと便利です。
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少額経費はまとめて会計処理！

＜少額経費はまとめて会計処理！＞

経理の仕事は、会計処理が中心です。
会社の取引結果は、すべて会計処理を通して集計されていきます。

会計処理で、最も時間がかかっているのが、”経費”です。
全体の会計仕訳の件数の半分以上を占めています。

実際の取引は、売上や仕入のほうが多いのですが、
売上と仕入は集計されて、合算で計上されています。

それに対して、経費については、取引ごとに領収書の単位で、
細かく会計処理が行なわれています。

バス代２１０円、文房具代３１５円、と少額な経費について、
個別に伝票が作成され、現金出納帳に記入されて、仕訳入力されます。

こうして、会計処理作業の半分以上の時間が、
少額な経費の計上に費やされているのです。

●あなたの会社の経費の仕訳件数は、何件ですか？

『経理合理化プロジェクト』では、社員の立替経費の精算を月に１回にする
ことを推奨しています。

社員が１ヶ月間でつかった経費を集計して、
経費精算書にまとめて申請してもらいます。

経理は、１ヶ月分を個人の銀行口座に振込んで精算します。

そして、経費の会計処理については、細かく領収書ごとに仕訳をせずに、
１ヶ月分を勘定科目ごとにまとめて計上してしまいます。

仕入れた商品をその都度細かく会計処理せずに、
月の合計で計上するのと同じです。

●あなたは、どのような単位で会計処理をしていますか？

会計処理の役割は、取引結果の集計です。
業績の集計結果を早く出すことが求められます。

まずは結果を出すことを優先します。
細かい分析は、その次です。

経費の細かい内訳が知りたいのであれば、会計とは別に分析します。
商品別の売上高や、顧客別の単価を、会計で分析しないのと同じです。

できれば、経費精算は紙ではなく、デジタル化していくと便利です。
デジタル化すれば、エクセルなどで分類や集計が簡単だからです。

経費を申請する人も、毎回紙を書くのではなく、
前月のデータをコピーしてくれば、手間がかかりません。

経理もそのデータをもらえれば、１ヶ月分を簡単に集計して、
合算で経費計上できるとともに、振込精算の準備も楽です。

★経費をまとめて計上して、会計処理時間を短縮しましょう！

経費精算が簡単にデジタル化できるのが、
『経理がよくなるワークフロー』です。
社員は前月分のデータをコピーしてきて、簡単に経費精算の申請が可能です。
上司の人もインターネットで、どこにいても承認ができます。
経費精算の結果が、そのまま会計ソフトの仕訳データに変換できるので、
経理社員が仕訳データを入力する必要がありません。

まずは、どんなに簡単なのか、無料で体験してみてください！
詳しくは ==>　『経理がよくなるワークフロー』