経理合理化ブログ

経費精算だけが取り残されている！

＜経費精算だけが取り残されている！＞

先週、ＮＴＴデータシステムズ様のイベントに講師として呼ばれました。
テーマは「経理を事務作業から解放するワークフローの構築」でした。

ワークフローとは、企業内の申請承認手続きを電子化する仕組みです。
このワークフローを使うと、経理の効率が上がるというのが話の趣旨でした。

同じ会場でたくさんの分科会が開かれていましたが、私のテーマは、
内部統制の次に人気があり、200人ほど受講者がいました。

ワークフローについて、管理部門の関心が高いのを感じました。
これからワークフローを導入する企業は、ますます増えていくことでしょう。

●あなたの会社の経理で、次に取り組むテーマは何ですか？

ワークフローは、人事や総務系の手続きで利用している会社が多いです。
休暇取得申請や、住所変更届、福利厚生関係の各種申請などです。

人事・総務で利用するのもいいのですが、申請承認を電子化して、
本当に効果があるのは経理です。

文字データよりも、数値（金額）データのほうが、
電子化するメリットが多いからです。

経理に回ってきたデータは、その後、必ず２つのステップを踏みます。
決済（入金または支払）と、会計処理です。

金額データを電子化すると、後処理の経理は、振込処理や仕訳計上、
集計処理などに、そのデータを利用できるからです。

●あなたの会社では、金額データはいつ電子化されますか？

販売管理システムなどを導入して、売上や仕入について、
システム化している会社はたくさんあります。

しかし、経費精算については、取り残されています。

売上と仕入の計上は、システム化しているのに、
経費精算は相変わらず、経理社員が手作業で対応しています。

日常の経理処理で一番手間がかかっているのが経費精算です。
細かいチェックや集計、支払、仕訳計上に時間がかかっています。

どこの会社もかかえている経理の改善課題が、経費精算なのです。

★経費精算を電子化して、時間を有効に使いましょう！

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経理は中国へ？

＜経理は中国へ？＞

先日、ＮＨＫスペシャル『人事も経理も中国へ』が放映されました。
人事や経理関係の人の間では、話題になりました。

中国へアウトソーシングすることについて、経理の人に話を聞くと、
２つのタイプに分かれています。

１．仕事がなくなるという危機感を持つ人
２．利用したいと考える人

会計処理を中心とした経理事務を実際に担当している人は、
自分の将来について危機感を持つようです。

経理の管理職の人は、品質やコスト、安全性を検討した上で、
利用していきたいという人が多いようです。

●あなたの仕事は、来年、誰がやっていると思いますか？

中国へ経理がアウトソーシングされるのは、まだ当分先のことだと
思っていると、経理の人は足元をすくわれます。

会社としては、結果が同じなら、コストが安いほうを選択します。
給料、賞与、社会保険料、退職金、家賃など、コスト的にかないません。

経理をアウトソーシングする場合、経理にとっては大事件ですが、
他の部署にとっては影響はほとんどありません。

●あなたは来年、何の仕事をしていますか？

経理業務を中国でやる時代になったということは事実です。
経理も、仕事のやり方を変えていかなければ生き残れない時代です。

時代の変化は、チャンスです。
変化に気づいて、行動を変えた人が成功します。

経理の人が活躍できる場所は、たくさんあります。
いままで身につけた会計のスキルは、ビジネスでは重要なスキルだからです。

経理の人が成長するためには、事務作業を卒業しなければなりません。
来年は、１つ上の仕事にチャレンジしていきましょう！

★時代の変化をチャンスに変えて、成長していきましょう！

でも、安いからという理由だけでアウトソーシングするわけにはいきません。
本当に大丈夫なのか、上海会計処理センターの実態について話を聞きました。

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会計システムの選択！

＜会計システムの選択！＞

「会計ソフトは何がいいですか？」
と、セミナー受講者などから、よく質問されます。

会社の取引規模によって、導入するシステムも異なってきます。
しかし、会計システムが処理することは、基本的に同じです。

何千万円もする会計システムも、数万円のパソコン会計ソフトも、
仕訳をインプットして、決算書をアウトプットしているだけです。

会計はルールが決まっているので、差がつけられないのです。

●あなたの会社は、いくらの会計システムを使っていますか？

いままでは、経理部門が会計システムを選んでいました。
自分が使いやすいものを選択して導入していました。

でも実際は、選定基準はあいまいです。
どのシステムもできることは変わらないし、操作性も大差ないからです。

最近は、販売管理システムや仕入在庫システム、給与計算システム
などとの連携のしやすさで選定する会社が多くなってきました。

業務システムが決まれば、会計システムが決まるという順番です。
経理がやることは変わりませんから、業務が優先されるのは当然です。

そこで、ＥＲＰ（Enterprise Resource Planning）システムという
基幹業務の統合パッケージを検討する中小企業も増えてきました。

ネックなのは、ＥＲＰという名前が付くだけで、
金額の桁が変わってくるところです。

●あなたの会社では、次のシステムをどうしますか？

高額なシステムを急いで導入するのは危険です。
一度導入すると、長期間に渡りランニングコストも発生します。

ソフトウェアも、ハードウェアも、待っていれば安くていいものが
次々に発表されます。

１つの流れが、Ｗｅｂサービスです。
インターネットで業務システムが提供されるようになりました。

高額なシステム投資ができない中小企業にとっては、
必要なサービスを、リーズナブルな価格で利用できます。

規模に応じて、利用するサービスを変えることも簡単です。
もっといい新しいサービスがあれば、乗り換えていきます。

★会社全体の生産性が上がるシステムを選択しましょう！

毎月同じような事務作業をしていると感じたら、手順化すると効率的です。
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領収書は電子保存すべきか？

＜領収書は電子保存すべきか？＞

今回は、書類の整理保管についてです。

領収書や請求書の保管の仕方について、よく質問されます。
紙は、どんどんたまっていきますから、みなさん苦労しているようです。

税務上、領収書や請求書は、原則７年間の保存が義務付けられています。
保存しなければならない企業側にとっては、場所をとるのでいい迷惑です。

書類の量が多い企業では、決算が終わったら、領収書や請求書など
経理関係の資料はダンボールに詰めて倉庫にしまっています。

ダンボールの上に事業年度を書いておき、７年経ったら捨てています。
最近は情報漏えいが恐いので、焼却したり、溶解したりしています。

●あなたの会社は、過去の領収書や請求書をどうやって保管していますか？

電子帳簿保存法ができてから、紙の書類を電子メディアで保管する
ことも認められるようになりました。

書類をスキャナーで読み込んで、ハードディスクやＤＶＤ、ＣＤ－Ｒ
などで保管している会社もあります。

ただし、電子化を徹底しようとすると、大変です。

サイズが不ぞろいの領収書や請求書、納品書などを１枚ずつスキャナー
に読み込ませなければならないからです。

サイズが異なる書類でもセットすれば読み込んでくれる便利なスキャナー
も市販されていますが、それでも100％やるのは面倒なようです。

●あなたの会社は、どこまで電子化しますか？

『経理合理化プロジェクト』としては、後処理に時間をかけない
ことを推奨しています。

領収書を貼って保存するより、スキャナーで読み込んだほうが
手間がかからないのであれば、電子化したほうがいいでしょう。

後から見ることがほとんどない少額の領収書を、１枚ずつスキャナーで
読み込むほうが面倒くさいのであれば、紙のまま保存します。

これから電子化は進んでいくと思います。
しかし、紙の領収書が当分無くならないのも事実です。

重要でないことに、時間を費やすことだけは避けたいものです。

★これ以上、書類を丁寧に保存するのは止めましょう！

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