経理合理化ブログ

なぜ会計ソフトを使っても生産性は上がらないのか？

＜なぜ会計ソフトを使っても生産性は上がらないのか？＞

今回は、会計ソフトの使い方についてです。

会計ソフトを使っているのに、あまり効果が出ていない会社がほとんどです。
原因は、仕事のやり方を変えていないからです。

９割以上の会社が、今も会計ソフトを導入したときと同じ使い方をしています。
経理社員が会計仕訳を入力して、元帳と決算書を出力するというやり方です。

会計処理で時間がかかっているのは、仕訳伝票の起票と入力作業です。
取引が増えるほど、仕訳伝票の数が増えて、伝票処理に時間がかかります。

会計伝票の作成と入力作業を人間がやる限り、
これ以上会計処理の生産性は上がりません。

●あなたの会社では、経理の生産性は去年より上がっていますか？

会計処理の生産性を上げるために、会計システムも進化しています。

会計伝票の作成と入力作業を人間がやらなくても、
会計システムが自動的に処理してくれるようになってきています。

会計システムが、取引データを受け入れるようになってきているのです。
他の業務システムも、会計システムへデータを渡すようになっています。

売上・回収、仕入・支払、経費精算、給与支払などと会計がつながります。
銀行の入出金明細が、会計へつながります。

●あなたの会社の会計システムは、取引結果とつながっていますか？

会計システムが、取引データとつながるのをまだ知らない人もいます。
知っているのに、利用していない人もいます。

知っていても、実際に活用しないと効果は出ません。
システムの進化に合わせて、仕事のやり方も変えていきます。

道具をうまく使うと、時間が有効に活用できるようになり、
経理が入力作業から解放されて、新しい仕事ができるようになります。

決算が終わったら、会計システムの利用法を変えてみてください。

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経理は何人必要か？

＜経理は何人必要か？＞

今回は、経理社員の人数についてです。

「ウチの規模だと、経理は何人ぐらいでやるのが妥当ですか？」
経営者や経理部長から、よく受ける質問です。

売上規模が100億円で、経理社員２～３人の会社もあれば、
10億円で５～６人の会社もあります。

もちろん業種や業態によって、経理処理のやり方は異なりますし、
会社によっても、経理社員が担当する業務範囲はさまざまです。

したがって、会社によって組織や業務内容によって仕事を分けて、
適正な経理社員を配置していることと思います。

売上規模によって妥当な経理社員の人数が決まるわけではありません。
でも、管理部門にかけられるコストには限界があります。

いろいろな会社のデータを調べた結果、経理事務にかけられるコストは、
会社の粗利益の２％が限界ではないかと、私は考えています。

●あなたの会社の経理社員は、何人ですか？

会社が成長していく段階で、社員の人数は増えていきます。
会社の取引量が増えると、経理社員も増えていきます。

売上高が増えていく過程で、経理社員の人数が増えていく会社と、
そうでない会社に分かれます。

この違いはどこにあるかというと、事務処理の対応の仕方です。

事務処理を人に頼っている会社は、取引が増えると人を採用して対処します。
事務処理をコンピュータ化している会社は、人が増えません。

よく聞くのは、月末や月初に仕事が集中して間に合わなくなると、
社員を採用しているというケースです。

繁忙期に備えて、３人で、２．５人分の仕事をしている会社もあります。
事務処理を人に依存している会社ほど、生産性が悪くなる傾向があります。

●あなたの会社の経理社員は、毎日何をしていますか？

売上が拡大する前に、事務処理をシステム化しておくと、
事務作業のための人件費コストの伸びを抑えられます。

社内業務全体をシステムで連動させると、伝票入力作業がなくなって、
事務効率がよくなります。

中小企業でも、早い段階でＩＴ化を進めると、
間接部門の人件費コストを削減できます。

だからと言って、高額なＩＴ投資をする必要はありません。
費用対効果を考えて、モトが取れないＩＴ投資は結局ムダです。

会社の成長スピードに合わせて、どのタイミングで、どんな組織で、
どんなシステムを使って、何人で処理するかを決めていきましょう。

★会社の成長に合わせて、生産性を上げていきましょう！

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仕訳を入力しない！

＜仕訳を入力しない！＞

今回は、業務システムの連動についてです。

最近、会計システムと販売システムを連動させる相談が増えています。

相談が多いのは、販売系システムの切替を検討している会社や、
社内ネットワークを活用して業務効率を上げたい会社です。

共通しているのは、新しいシステムに費用と時間はかけたくない、
ということです。

したがって、業務パッケージソフトを少しカスタマイズして利用する
というスタイルが主流になっています。

カスタマイズするのは販売システムで、会計システムはそのまま使います。
会計はルールが決まっているからです。

●あなたの会計システムは、業務システムとつながっていますか？

販売システムと会計システムとの連動は、販売システム側で行ないます。
会計は、取引結果の後処理だからです。

売上と回収、仕入と支払の４つの取引結果が
販売系システムから会計システムへ渡されます。

会計システムで受け入れるのは、会計仕訳形式です。
売上と回収、仕入と支払それぞれの仕訳パターンを登録します。

取引形態がたくさんある会社でも、パターン化してみると、
仕訳の種類はそれほど多くないことがわかります。

仕訳パターンをセットして、実際に連動させてみると、
あっけないくらいに処理が終わってしまいます。

処理結果を見た経理担当者が、よく口にする言葉がこれです。
「いままでやっていた仕事はなんだったの？」

●前月、会計処理に何時間かかっていましたか？

取引件数が多い会社ほど、会計処理を自動化すると効果があります。

経理の仕事内容が変わります。
人の作業をパターン化すると、その人が単純作業から解放されます。

会計システムを経理部門が単独で使う時代ではありません。

★入力作業をやめて、時間を有効に使いましょう！

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