経理合理化ブログ

経理の仕事をシフトチェンジする！

＜経理の仕事をシフトチェンジする！＞

こんにちは、『経理合理化プロジェクト』児玉尚彦です。

経理の生産性を２倍にアップする情報をお届けしています。
今回は、経理の仕事の成長についてです。

初めてやる仕事は、勉強もしなければなりませんし、時間もかかるので、
最初は大変です。

最初は大変だった仕事も、１年ぐらいやると慣れてきて、
あまり考えずに、短時間でこなせるようになります。

同じ仕事を２年、３年と続けていると、楽に仕事がこなせるようになります。
経理部門では、何年も同じ事務処理を続けている人は少なくありません。

しかし、仕事を楽にこなしている状態は、成長が止まっています。

●あなたの今の仕事は、楽ですか？

楽して給料がもらえればいい、という考え方も確かにあります。
でも、楽して給料がもらえる時期は、長くは続きません。

仕事の生産性を上げ続けないと、企業は存続できないからです。
経理社員も、生産性を上げ続けなければならないのです。

同じ仕事を、同じ時間をかけて、同じやり方で、同じ人がやっていては、
いつまでたっても生産性はあがりません。

逆に給料が上がる分だけ、仕事の生産性はダウンしていきます。

●仕事の生産性は、去年と比べてどのくらいアップしていますか？

経理の生産性を上げるために、仕事をシフトチェンジしていきます。

いつまでも慣れた楽な仕事を続けずに、事務処理を他の人に任せたり、
コンピュータにやらせるようにします。

そして、経理社員は、１つ上の仕事にチャレンジしていきます。
１つできるようになったら、次にまたその上の仕事に挑戦します。

仕事のレベルは、過去から将来へ時間軸がずれるほど高度になります。

経理の仕事も、過去の集計より、現状の分析、さらに将来を予測する
仕事になるほど内容がレベルアップしていきます。

★経理の仕事を過去から将来へシフトチェンジしていきましょう！

経理が、現状分析と将来の予測をするために欠かせないスキルが２つあります。
「経営者の考え方を知ること」と「会社のお金の流れを理解する」ことです。

今まで、社長の考え方とお金の流れを書いた本は、ありませんでした。
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過去のことより、今とこれからが大事！

＜過去のことより、今とこれからが大事！＞

こんにちは、『経理合理化プロジェクト』児玉尚彦です。

経理事務を簡単にスピーディーにする情報をお届けしています。
今回は、経理の時間配分についてです。

企業の経理担当者の仕事を見ていると、ほとんどが過去の仕事をしています。
経理事務は、取引結果の後始末だからです。

どこの会社でも、経理担当者の８０％以上の時間が後始末に費やされます。
経費精算、支払、伝票処理、帳簿付け、集計などの作業です。

ビジネス環境の変化が激しい現代において、
重要なのは、過去のことよりも、今とこれからのことです。

仕事の後始末も大切ですが、それ以上に、今日、明日の資金繰り、
来期の予算、今後の事業計画のほうが会社にとって重要です。

●あなたは、過去の仕事に何％の時間を使っていますか？

過去の仕事（取引結果の整理、集計）は、ルールが決まっていて、
結果が確定しているので、単純作業です。

単純作業は、やり方さえ教えれば誰にでもできます。
機械化することも可能です。

その結果、経理事務はシステム化され、アウトソーシングが進んでいます。

それに対して、今とこれからの仕事（資金繰り、予算、計画等）は、
日々状況が変わるので、自分の頭で考えて予測しなければなりません。

会社のことや、経営者の考え方がわかっていないとできない仕事は、
機械化やアウトソーシングができません。

●あなたは、今日、会社がどういう活動をするか知っていますか？

企業経営者が、経理に期待しているのは、過去の仕事よりも、
今とこれからの仕事です。

それなのに、経理の人は、過去の仕事が自分の仕事だと思っている人が
少なくありません。

経理が、経営者の期待に応えるためには、過去の仕事（経理事務）から、
今とこれからの仕事にシフトしていく必要があります。

経理事務をいかに合理化して、今とこれからのことを考える時間を確保できる
かにかかっています。

★過去の仕事を合理化して、今とこれからの仕事をしましょう！

経理が、今とこれからの仕事をするために欠かせないことが２つあります。
「経営者の考え方を知ること」と「会社のお金の流れを理解する」ことです。

難しいキャッシュフローの理論の本を読んでも、実務では使えません。
そこで、経営者の考え方とお金の流れを図で理解すると簡単です！

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経理を標準化する理由

  ＜経理を標準化する理由＞

今回は、経理の標準化についてです。

経理改善の提案をすると、経営者は効率改善に積極的です。
若手の経理社員もやる気を見せます。

では、誰が抵抗するかというと、経理の管理職です。
自分の仕事のやり方を否定されていると思うと、抵抗を感じます。

しかし、今までの経理のやり方が間違っていたわけではありません。
ビジネス環境が変わったから、仕事のやり方を変えるだけなのです。

●あなたは、今の仕事のやり方を変えるのに抵抗がありますか？

「うちの会社は、特殊ですから」
経理部長が、今の仕事のやり方に固執するときに必ず出るフレーズです。

確かに、本業の営業戦略や顧客サービスは、差別化していきます。
しかし、社内の経理事務は差別化する仕事ではありません。

利益を生まない仕事は、差別化するのではなく標準化していきます。
標準化したほうが、時間もコストもかからないからです。

経理業務は、ルールが決まっている仕事です。
経理事務が「特殊」ということは、効率がよくないことを意味します。

●あなたの会社は、経理社員が異動していますか？

経理事務が標準化すると、コンピュータ化することが容易になります。
コンピュータ化すると、作業が単純化してミスが減ります。

仕事が標準化していると、正社員でなくても仕事ができます。
将来的に、アウトソーシングすることも可能です。

社内事務は、時間とコストをかけるところではありません。

★経理事務は標準化して、社内の生産性を上げましょう！

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なぜ棚卸しに時間をかけるのか？

＜なぜ棚卸しに時間をかけるのか？＞

今回は、棚卸しについてです。

決算で最も大変な作業の一つが、期末の実地棚卸しです。

棚卸しの目的は、２つです。
・期末の財産を確定させること
・当期の売上原価を算出すること

在庫が多い会社は、棚卸しの額が決算の数値に大きく影響しますから、
実地棚卸し作業は、とても重要な作業です。

特に卸売業、小売業、製造業においては、種類も数量も多く大変です。
社員全員総出で、休日や閉店後に夜遅くまでかかる会社もあります。

●あなたの会社は、棚卸し作業にどのくらい時間をかけていますか？

棚卸し作業は、準備とカウントと集計に時間がかかります。

棚卸しを行う前に、帳簿上の商品について数や単価をリストアップしておき、
店や倉庫などを数えやすいように整理しておきます。

棚卸し当日は、棚ごとに担当者を分け、一斉に数えます。
数えた結果を、パソコンで集計して在庫金額を確定させます。

24時間営業の店や決算日に棚卸しができない会社は、決算の前に棚卸しを行い、
その後の売上分や仕入分の調整を行って期末の在庫を確定させます。

●あなたの会社は、何人で棚卸しをやりますか？

最近は、棚卸しの代行業者が増えてきました。
社内でやるよりも、アウトソーシングを利用するほうが効率がいいからです。

アウトソーシングすれば、棚卸しのために、休業したり、早く店を閉める
必要もありません。

１年に１回、慣れない社員がやるよりも、時間も費用もかかりません。
専門の業者が、専用の道具を使って、必要なときにやってくれます。

集計も早いので、決算の数字がすぐに確定できます。
一番のメリットは、社員が本業に集中することができることです。

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経理は何人必要か？

＜経理は何人必要か？＞

今回は、経理社員の人数についてです。

「ウチの規模だと、経理は何人ぐらいでやるのが妥当ですか？」
経営者や経理部長から、よく受ける質問です。

売上規模が100億円で、経理社員２～３人の会社もあれば、
10億円で５～６人の会社もあります。

もちろん業種や業態によって、経理処理のやり方は異なりますし、
会社によっても、経理社員が担当する業務範囲はさまざまです。

したがって、会社によって組織や業務内容によって仕事を分けて、
適正な経理社員を配置していることと思います。

売上規模によって妥当な経理社員の人数が決まるわけではありません。
でも、管理部門にかけられるコストには限界があります。

いろいろな会社のデータを調べた結果、経理事務にかけられるコストは、
会社の粗利益の２％が限界ではないかと、私は考えています。

●あなたの会社の経理社員は、何人ですか？

会社が成長していく段階で、社員の人数は増えていきます。
会社の取引量が増えると、経理社員も増えていきます。

売上高が増えていく過程で、経理社員の人数が増えていく会社と、
そうでない会社に分かれます。

この違いはどこにあるかというと、事務処理の対応の仕方です。

事務処理を人に頼っている会社は、取引が増えると人を採用して対処します。
事務処理をコンピュータ化している会社は、人が増えません。

よく聞くのは、月末や月初に仕事が集中して間に合わなくなると、
社員を採用しているというケースです。

繁忙期に備えて、３人で、２．５人分の仕事をしている会社もあります。
事務処理を人に依存している会社ほど、生産性が悪くなる傾向があります。

●あなたの会社の経理社員は、毎日何をしていますか？

売上が拡大する前に、事務処理をシステム化しておくと、
事務作業のための人件費コストの伸びを抑えられます。

社内業務全体をシステムで連動させると、伝票入力作業がなくなって、
事務効率がよくなります。

中小企業でも、早い段階でＩＴ化を進めると、
間接部門の人件費コストを削減できます。

だからと言って、高額なＩＴ投資をする必要はありません。
費用対効果を考えて、モトが取れないＩＴ投資は結局ムダです。

会社の成長スピードに合わせて、どのタイミングで、どんな組織で、
どんなシステムを使って、何人で処理するかを決めていきましょう。

★会社の成長に合わせて、生産性を上げていきましょう！

業務のシステム化が進んで、アウトソーシングの形態も変わってきました。
新しい経理業務のアウトソーシングの話を最近よく聞きます。
最低限、アウトソーシングの実態と対応法について知っておきたいところです。
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経理処理の選択肢を増やす！

＜経理処理の選択肢を増やす！＞

経営者から依頼を受けて、経理部門へ効率改善の提案をします。

改善の話をすると、経理社員から次のように言われます。
「もう何年もこのやり方でやっていて、問題ありません」

経理社員には、「私は正しい処理をしている」という自負があります。
私も、経理の仕方が間違っているというつもりはありません。

「正しい」とか「間違っている」という話をしているのではないのです。
「うまくいっているか」それとも「うまくいっていないか」の問題です。

経営者は、効率を問題にしているのに対して、経理側は、やり方が
間違っていると指摘されていると勘違いしています。

●あなたの会社の経理は、うまくいっていますか？

正しいやり方は、他にもたくさんあります。
正解は、１つではありません。

立替経費を、小口現金で精算する方法もあれば、
キャッシュレスで精算するやり方もあります。

どちらが正しくて、どちらが間違っているという問題ではありません。
どちらが時間がかからないか、どちらがコストがかからないかです。

正しいと信じてしまうと、疑うことをしなくなります。
疑問を持たなくなると、考えずに作業をするようになります。

他にもっといいやり方はないかと考えると、選択肢は広がります。
疑問を持つと、他のやり方が見つかります。

●あなたの仕事を、他の会社ではどうやっているか知っていますか？

経営者が、経理に改善を期待しているのは、時間の使い方です。

事務作業の時間は減らして、その時間を
もっと経営に貢献する仕事に使ってほしいのです。

経営者の期待にこたえると、評価が高まります。
評価が上がると、上の仕事へステップアップできます。

問題意識を持たなくなると、成長が止まります。
時間の使い方で、成長のスピードが速くなります。

★合理的な経理処理の仕方に変えて、成長していきましょう！

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税務調査と経理の合理化！

＜税務調査と経理の合理化！＞

先日、ウチの会社に税務調査がありました。

会社の概要を説明したあと、調査官から経理資料を要求されます。
「それでは、帳簿を見せてもらえますか？
　とりあえず、元帳と、請求書綴りと、支払い関係の書類、
　あと現金出納簿をお願いします」

「すいません。現金置いてないので、出納帳はありません」
と、私が答えると、

「現金ないんですか、ではどうやって経費精算しているんですか？」
と、調査官。

「立替経費は、月末に１ヶ月分をまとめて申請して、
　翌月の給料と一緒に振り込んで精算しています」
領収書やＳｕｉｃａの交通費明細などが貼られた経費申請書を
見せながら説明すると、調査官も納得していました。

●あなたの会社は、税務調査のときに何を見せていますか？

支払い関係の請求書などは、支払ったときにＷｅｂバンキングの
振込結果と一緒に、まとめて支払ファイルに綴じこんでいます。

支払いはすべて２５日に一括してＷｅｂバンキングで振り込みますので、
支払いが完了したら、古い順に綴じこんでいるだけです。

口座振替などの書類も、１ヶ月分をクリアポケットに入れて、
支払ファイルに入れています。

調査官は、経費や支払関係の書類を１年分見た後、
「誰が、何を使って、いつ精算されたのかがわかって助かります」
と言っていました。

おかげで、調査中、追加の資料の提示を求められることも、
ほとんどありませんでした。

●調査官は、あなたの会社の何を見ていますか？

調査の資料説明に時間がかからなかったのには、
もう１つわけがあります。

売上や支払、経費精算の書類を、すべてワークフローで
処理していたからです。

請求書番号、支払申請番号、経費精算番号が、ワークフローで発番され、
会計ソフトへ連動されるようになっています。

したがって元帳には、証憑書類の番号、取引先名などが印刷されています。
資料と会計帳簿とが、１対１に対応しているので、わかりやすいのです。

時間をかけない合理的な経理処理や、資料のファイリングの仕方は、
税務調査でも好評でした。

★税務調査のために、後処理に時間をかけるのはやめましょう！

経理を合理化したい人のために、
『経理合理化プロジェクト』第７回全国大会が開催されます。
今回のテーマは”経理のアウトソーシング”です。
４月１７日（木）午後、東京国際フォーラムで開催されます。
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経理のＩＴ化とアウトソーシング！

＜経理のＩＴ化とアウトソーシング！＞

経理を含めた会社内の事務処理は、どんどんＩＴ化が進んでいます。

今、あなたがパソコンで処理している事務作業は、ほんの数年前まで
手で書いて、書類を渡して処理していました。

経理の人も、計算はパソコンがしてくれるので、
最近では電卓すら使うことが減りました。

経理社員が作業していた仕事が、コンピュータの中へ吸収されていきます。

書類を見て、取引を判断して、分類して、集計して、結果を検証するという
作業行程の中の、中間部分が年々ＩＴ化されていきます。

残るのは、インプット作業とアウトプットの検証だけになっていきます。

●あなたの仕事は、インプット作業ですか、アウトプットの検証ですか？

判断して処理する仕事がＩＴ化されると、インプット作業には専門的な知識は、
それほど要求されなくなります。

データが正しくインプットされれば、結果がアウトプットされます。
だれが入力しても、結果は同じです。

そうなると、経理の専門的な知識がそれほどない人でも、
経理事務の入力作業ができるようになっていきます。

さらに、インターネットでネットワークが広がると、
世界中のどこでも、インプット作業ができるようになります。

経理の仕事がＩＴ化された今、経理事務の多くはインプット作業になり、
インターネットに接続できれば、世界中で処理できるようになりました。

●あなたの仕事で、あなたにしかできない仕事は何ですか？

実際に、日本企業の経理や総務、人事関係の仕事が中国で行なわれています。
仕事はすべて、インターネットを経由してパソコンで行なわれます。

まさに、ＩＴ化が進むと分業化が加速することを表しています。
アウトソーシングされる業務範囲が拡大しています。

経理も、道具が変わると、仕事をする人が変わるのです。

環境が変わったら、何が重要な仕事になるかを考えて、
経理のスキルを活かせる仕事にステップアップしていきます。

★仕事をインプット側からアウトプット側へ、シフトしていきましょう！

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経理人材を有効活用する！

＜経理人材を有効活用する！＞

３月は卒業のシーズンです。
季節的にも、新しく何かを始めたくなります。

経理社員の人には、この時期に事務作業からの卒業を提案しています。
４月から、新しい仕事にチャレンジできるようにするためです。

そのために『経理合理化プロジェクト』では、いままで一貫して、
経理のルーチンワークの合理化手法を紹介しています。

経費精算のキャッシュレス化
預金口座の一本化、支払い日の統一
インターネットバンキングの活用
ファイリング方法の変更
仕訳入力のパターン化
業務システム連動による伝票レス化
などです。

やり方を変えない限り、作業時間は変わりません。
この時期を逃すと、また１年間同じことを繰り返してしまいます。

●あなたは今年、何を卒業しますか？

事務作業を引き継ぐためには、作業を仕組みにする必要があります。
必要のない作業を排除して、作業を単純化して、手順化します。

判断が入らなくても、処理できるようにしていきます。
そして、誰がやっても結果が同じになるようにします。

でも、ベテランの人の頭に入っているやり方をマニュアル化するのは大変です。
そこで、ＩＴという道具を使います。

ベテランの人の作業手順を、パターン化してパソコンで処理できるようにします。
そうすれば、経験のない人でも簡単に作業できるようになります。

●あなたの仕事は、誰に引き継ぎますか？

経理事務が仕組化されると、時間を効率的に活用できるようになります。
時間効率が上がると、会社の生産性が向上します。

会社にとって、人材と人件費コストのムダづかいが解消されます。
経理社員にとっては、時間とスキルのムダづかいが解消されます。

春は、ムダづかいをやめて、新しいやり方に変えていく絶好のタイミングです。

★経理の仕事を変えて、リソースを有効に使いましょう！

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電子申告のメリット！

＜電子申告のメリット！＞

今年から個人のお客様の確定申告は、すべて電子申告にしました。
電子申告にしたところ、３月上旬の事務所の状態が変わりました。

去年までは、３月に入ると申告書の提出準備に追われていました。
スタッフの机の上は、常に書類でいっぱいでした。

申告書を印刷して、源泉徴収票や保険のハガキを貼り付けて、
順番に並べ替えてセットして、お客様にハンコを押してもらって、
郵便局へ行って配達記録で税務署へ送っていました。

カラープリンターになる前は、税務署のＯＣＲ用紙に合わせて
印字調整するのにも時間がかかっていました。

税金の計算以外の部分でかなりの時間を使っていたわけです。

●誰のために、書類の整理に時間をかけていますか？

電子申告にしたところ、医療費の領収書や源泉徴収票などを
税務署へ紙で提出する必要がなくなりました。

特殊なケースを除いて、ほとんどの場合、インターネットで
申告手続きが完了します。

提出書類を印刷して、書類を貼って、ハンコを押して、郵便局へ行く
という税務署ための作業から解放されました。

電子申告したデータは、ＰＤＦファイルでサーバーに保管します。

申告後の紙の資料をバインダーにファイルして、表紙をつけて、
インデックスをつける作業もなくなります。

紙でデータを管理しなくなれば、時間もスペースも節約できます。
申告を電子化してみて、紙に時間を取られていることを実感しました。

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