経理合理化ブログ

電子化すると効率がアップする！

＜電子化すると効率がアップする！＞

首都圏の電車とバスが、１枚のＩＣカードで乗り降りできるようになりました。

それまでは、ＪＲはＳｕｉｃａ、私鉄とバスは別のプリペイドカードでした。
１つになると、便利で楽々です。

電子化されると、人間がわずらわしいことに時間を取られなくなります。

乗る前に、キップやプリペイドカードを買う手間がなくなります。
乗り換えの精算をしなくてよくなります。

駅の売店やコンビニや、自動販売機でも使えます。
現金を使わないので、銀行へ行ってお金を引き出す回数も減ります。

キャッシュレスになると、時間が短縮できます。

●あなたは、今日、現金を使いましたか？

キャッシュレス化すると、交通費の精算も楽になります。

現金がＩＣカードになると、ＩＣカードの中に取引が記録されます。
だから、自分で取引の明細を書かなくてよくなります。

交通費の精算も、１ヶ月分まとめて利用明細を印刷するだけです。
どこから乗って、どこで降りて、いくらかかったかが印刷されます。

精算し忘れる心配もありません。
料金を調べて、交通費の明細を紙に書く必要もありません。

●あなたは、一週間分の交通費の明細を覚えていられますか？

同じように社内の事務処理も電子化すると、効率がアップします。

取引が電子的に記録されていくと、社員の事務作業が減るからです。

でも、一人だけ電子化しても、会社全体の生産性はほとんど上がりません。

社内全員で事務処理を電子化すると、生産性がぐんとよくなります。

そのためには、皆が同じやり方でできる仕組みが必要です。
皆が毎日使うグループウェアを活用すると効果的です。

グループウェアをスケジュール管理だけに使うのはモッタイナイことです。
グループウェアは、仕事に使ってはじめて効果があります。

皆が同じやり方にすると、相乗効果が生まれます。
情報が共有されて、仕事の流れがスムーズになります。

★事務処理を電子化して、会社全体の効率をアップしましょう！

『経理がよくなるワークフロー』なら、グループウェアの機能だけでなく、
インターネットで、経費精算、支払申請、請求書発行ができます。
そして、取引結果が会計ソフトに連動するので、会計処理が要りません。
時間がかかっていた会計仕訳の入力作業がなくなります。

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上海オフショア会計！

＜上海オフショア会計！＞

『やがて経営陣に昇進する可能性のない仕事は、すべてアウトソーシングが普通となる。実は、アウトソーシングこそ、事務処理的、保守管理的、補助的な仕事の生産性を向上させる唯一の方法である。』
（「実践する経営者」ピーター・Ｆ・ドラッカー著ダイヤモンド社）

ドラッカー氏によると、経理事務のような収益に直接貢献しない仕事は、
競争がないので、社内では自ら仕事の効率を改善しようとはしないとのことです。

しかし、外部のアウトソーシングの場合、品質改善とコスト削減を続けなければ、
ライバルに仕事を奪われてしまいます。

●あなたの仕事は、競争がありますか？

去年、上海の会計アウトソーシング会社を視察してきました。
そこでは、日本の企業の会計処理を受託しています。

１仕訳１０円程度で処理しています。
日本人の給料で、この価格に対抗するのは無理でしょう。

工場の組み立て作業と同様に、会計仕訳の入力作業は、
コスト的に日本ではできなくなったのかもしれません。

●あなたの仕事は、いくらの価値があると思いますか？

その上海の会計アウトソーシング会社では、
納期を守らないとお金がもらえません。

ミスをすると給料が減らされます。

逆に、たくさん処理できるようになれば、給料が上がります。

だから、毎日、毎月、自ら生産性を上げる努力をしているそうです。

●あなたは、ミスをしたら給料が減らされても今の仕事を続けられますか？

経理の人は、アウトソーシングを使おうとしません。
どんなに、安くても、積極的には利用しません。

アウトソーシングしなくても、自分でできるからです。
　
でも、アウトソーシングしない限り、自分がその仕事から抜け出せません。

事務作業を卒業し、次のステージの仕事をするためには、
作業レベルの仕事は、他の人にやってもらわなければならないのです。

自分が成長するために、作業を捨てていかなければならないのです。
できるけれど、誰にでもできる仕事はあえてやらないという選択が必要なのです。

★自分を成長させるために、作業をアウトソーシングしましょう！

上海でのオフショア会計処理に興味がある方は
http://tinyurl.com/2l72j5

取引前から仕訳は決まっている！

＜取引前から仕訳は決まっている！＞

経理担当者の中に、たまに次のような勘違いをしている人がいます。

「取引結果を見て、自分が判断して会計仕訳をしている」

その人は、簿記の知識がないと、会計仕訳はできないと思っています。

●あなたの会社では、だれが会計仕訳をしていますか？

会計は、取引結果の後処理に過ぎません。

そして、すでにルールが明確に決められています。

商品を売って請求書を出したら、
（借方）売掛金　／　（貸方）売上高
と、会計仕訳は決まっています。

タクシーに乗ったら、「旅費交通費」の勘定科目で処理することは、
タクシーに乗る前から、決まっています。

取引結果をどのように会計処理するかは、ルールが決まっているのです。

それを、経理社員が自分で判断して会計仕訳を決めているとしたら、
大きなカンチガイです。

●あなたの会社の会計処理のルールは、どこに定義されていますか？

どこの会社でも、取引の９割以上は、定期的に発生するものです。
毎月、毎年、周期的に発生します。

同じ取引が、また来月も、来年も繰り返されます。
そこに判断が入る余地は、ほとんどありません。

取引が発生したら、どういう会計仕訳を起こすかを定義しておけば、
誰にでも作業ができます。

コンピュータに登録しておけば、コンピュータが処理してくれます。

●繰り返し作業は、機械化したほうがいいと思いませんか？

取引が成立したことをコンピュータが認識したら、
自動的に会計処理が行なわれるようにセットしておけばいいのです。

請求書を出したら、「売掛金／売上高」を計上し、回収を確認できたら、
「預金／売掛金」の仕訳が起きるようにセットしておきます。

同様に、支払や経費の承認が降りたら、費用計上し、支払が済んだら、
支払の会計仕訳が起きるように登録しておきます。

そうすれば毎回、会計仕訳伝票を書いたり、仕訳データを入力したり
する作業がいらなくなります。

このように手続きを電子化したものを、ワークフローといいます。
経理事務をワークフロー化すると、会計処理が自動化できるのです。

★仕訳を登録して、会計処理を自動化しましょう！

『経理がよくなるワークフロー』なら、仕訳の事前登録が簡単にできて、
会計処理が自動化できます！

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月次決算を早めるコツ！

＜月次決算を早めるコツ！＞

いろんな経営者にインタビューしてみました。

「経理に何かリクエストはありますか？」

答えが一番多かったのが、
「月次決算をもっと早く出してほしい」
でした。

●あなたの会社は、前月の月次決算が、いつまとまりましたか？

社長は、みんな短気です（笑）。

前月の業績の結果を早く知りたいのです。
結果を見て、早く次の手を打ちたいのです。

月次決算を早めるコツは、２つあります。

１つ目が、納期を決めることです。
２つ目が、やり方を変えます。

●これ以上、月次決算を早くすることはできないと思い込んでいませんか？

まずは、月次決算をいつまでにやるかを決めます。
スケジュール帳を出して、次回の業績検討会をいつやるかを決めてしまいます。

毎月、月初に業績検討会をするように日程を先に決めてしまうのです。
業績検討会のときに、月次決算がまとまっていなかったら会議になりません。

納期を決めるということは、仕事の目的をハッキリさせることです。

だれのためにやるのか
なんのためにやるのか
ということが明確になっていないから、月次決算が遅いのです。

●あなたは、だれのために、何のために、仕事をしていますか？

納期が早くなったら、それに合わせて仕事のやり方を変えます。

経理が今までのように請求書や領収書を見ながら仕訳を入力していては、
どうしても入力作業に時間がかかります。

そこで仕訳を入力しないやり方に変えます。
ワークフローという便利な道具を使います。

取引に対する会計仕訳をあらかじめ設定しておくのです。
たとえば、「交通費精算」であれば、勘定科目は「旅費交通費」というように、
会計仕訳をワークフローに登録しておきます。

取引をワークフローに登録しておけば、取引の結果が、会計仕訳データとして、
簡単に取り出せます。
そうすれば、経理社員が会計仕訳を入力する作業がなくなるのです。

会計仕訳の入力作業がなくなれば、月次決算は早くまとまります。

★納期を決めて、仕訳入力作業をなくして、月次決算を早くしましょう！

月次決算を早めるには『経理がよくなるワークフロー』が効果的です！

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